Letzte Aktualisierung: April 2026 | Lesezeit: ca. 6 Minuten
Kurz & klar: Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Das klingt komplizierter als es ist – mit der richtigen Lösung bist du in wenigen Minuten startklar.
Warum musst du E-Rechnungen empfangen können?
Seit dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland die gesetzliche Pflicht E-Rechnungen im B2B-Bereich empfangen zu können. Das bedeutet: Wenn ein Geschäftspartner dir eine E-Rechnung im XRechnung oder ZUGFeRD-Format schickt, musst du in der Lage sein diese zu öffnen, zu lesen und gesetzeskonform zu archivieren.
Die Pflicht gilt für alle Selbstständigen und Freelancer ohne Ausnahme – unabhängig von Umsatz, Branche oder Unternehmensgröße. Wer keine Möglichkeit hat E-Rechnungen zu empfangen riskiert Probleme mit Geschäftspartnern die bereits auf E-Rechnungen umgestellt haben.
Was bedeutet „E-Rechnung empfangen“ konkret?
E-Rechnungen werden in den meisten Fällen per E-Mail zugestellt – entweder als ZUGFeRD-PDF oder als XRechnung im XML-Format. Der Unterschied zur klassischen Rechnung liegt nicht im Versandweg sondern im Format der Datei.
Eine ZUGFeRD-Rechnung sieht aus wie ein normales PDF – du kannst sie mit jedem PDF-Reader öffnen und lesen. Zusätzlich enthält sie einen eingebetteten XML-Datensatz der von Buchhaltungssoftware automatisch verarbeitet werden kann.
Eine XRechnung im reinen XML-Format sieht ohne spezielle Software aus wie unlesbarer Code – du brauchst entweder einen kostenlosen Online-Viewer oder eine Buchhaltungssoftware um sie lesbar darzustellen.
Option 1: ZUGFeRD-Rechnungen empfangen – so einfach geht’s
ZUGFeRD-Rechnungen sind die einfachste Form der E-Rechnung für Empfänger. Du öffnest die PDF-Datei mit deinem normalen PDF-Reader – Adobe Acrobat, Foxit oder dem integrierten PDF-Viewer deines Betriebssystems. Du siehst alle Rechnungsdaten wie gewohnt und kannst die Datei ausdrucken oder digital archivieren.
Für die gesetzeskonforme Archivierung speicherst du die Originaldatei im PDF-Format – nicht als Screenshot oder Ausdruck. Die Aufbewahrungspflicht beträgt 10 Jahre.
Option 2: XRechnung empfangen – so liest du XML-Dateien
XRechnungen im reinen XML-Format sind ohne Hilfsmittel nicht lesbar. Du hast zwei kostenlose Möglichkeiten:
Der einfachste Weg ist ein kostenloser Online-Viewer. Du lädst die XML-Datei auf der Website hoch und bekommst sofort eine lesbare Darstellung aller Rechnungsdaten. Das dauert weniger als eine Minute und erfordert keine Installation.
Die komfortablere Lösung ist eine Buchhaltungssoftware die XRechnungen automatisch einliest, lesbar darstellt und direkt in deine Buchhaltung übernimmt. Das spart langfristig erheblich Zeit besonders wenn du regelmäßig XRechnungen von Geschäftspartnern oder Behörden erhältst.
Option 3: Buchhaltungssoftware – die komfortabelste Lösung
Moderne Buchhaltungssoftware übernimmt den gesamten Prozess automatisch. Du leitest die E-Mail mit der E-Rechnung an eine spezielle Eingangs-E-Mail-Adresse weiter oder lädst die Datei direkt in die Software hoch. Die Software liest die Daten automatisch aus, stellt die Rechnung lesbar dar, schlägt die passende Buchungskategorie vor und archiviert die Datei gesetzeskonform.
Das bedeutet: Kein manuelles Abtippen, keine Fehler, keine Sorgen um die Aufbewahrungspflicht. Alle gängigen Buchhaltungsprogramme wie Lexoffice, sevDesk und FastBill unterstützen den Empfang von E-Rechnungen in beiden Formaten standardmäßig.
Die Aufbewahrungspflicht – das musst du beachten
Für empfangene E-Rechnungen gelten klare gesetzliche Anforderungen. Du musst die Rechnung 10 Jahre lang aufbewahren, sie im Originalformat speichern – also als XML oder ZUGFeRD-PDF, nicht als Ausdruck – und die Unveränderbarkeit sicherstellen.
Das bedeutet konkret: Ein ausgedruckter Scan einer E-Rechnung reicht nicht aus. Die Originaldatei muss digital und unveränderbar archiviert werden. Moderne Buchhaltungssoftware erledigt das automatisch und gesetzeskonform.
Was tun wenn ein Geschäftspartner keine E-Rechnungen akzeptiert?
Wenn dein Geschäftspartner noch keine E-Rechnungen empfangen kann, darfst du während der Übergangsphase bis Ende 2026 weiterhin PDF-Rechnungen versenden – sofern der Empfänger zustimmt. Ab 2027 wird diese Ausnahme schrittweise abgebaut.
Als Empfänger bist du seit Januar 2025 verpflichtet E-Rechnungen akzeptieren zu können – du kannst also nicht ablehnen wenn ein Geschäftspartner dir eine E-Rechnung schickt.
Schritt-für-Schritt: So richtest du den E-Rechnungsempfang ein
Der einfachste Weg in drei Schritten: Wähle eine Buchhaltungssoftware die E-Rechnungen unterstützt – alle modernen Tools tun das standardmäßig. Richte den E-Rechnungseingang ein – die meisten Programme bieten eine spezielle Eingangs-E-Mail-Adresse an die du deinen Geschäftspartnern mitteilen kannst. Teste den Empfang – bitte einen Geschäftspartner eine Test-E-Rechnung zu schicken und prüfe ob alles korrekt verarbeitet wird.
Das dauert in der Regel weniger als 30 Minuten und du bist vollständig gesetzeskonform aufgestellt.
Fazit: E-Rechnung empfangen ist einfacher als gedacht
Den E-Rechnungsempfang einzurichten ist kein großes technisches Projekt. ZUGFeRD-Rechnungen kannst du sofort mit deinem normalen PDF-Reader öffnen. XRechnungen lassen sich mit kostenlosen Online-Viewern lesen. Wer dauerhaft komfortabel und gesetzeskonform arbeiten will kommt an einer einfachen Buchhaltungssoftware nicht vorbei – die Kosten ab 7,90€ pro Monat sind dabei überschaubar.