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E-Rechnung empfangen: So geht’s – Anleitung für Freelancer & Selbstständige

28. April 2026 · 8 Min Lesezeit

Ratgeber · 8 Min Lesezeit

E-Rechnung empfangen bedeutet, dass du strukturierte Rechnungsformate wie XRechnung oder ZUGFeRD öffnen, lesen und gesetzeskonform archivieren kannst. Seit dem 1. Januar 2025 müssen das alle inländischen Unternehmen in Deutschland können – das klingt komplizierter als es ist. Mit der richtigen Lösung bist du in wenigen Minuten startklar.

Inhalt

Warum musst du E-Rechnungen empfangen können?
Was bedeutet „E-Rechnung empfangen“ konkret?
Drei Wege, E-Rechnungen zu empfangen
Die Aufbewahrungspflicht: das musst du beachten
Was tun, wenn ein Geschäftspartner keine E-Rechnungen akzeptiert?
Schritt für Schritt: Empfang einrichten
Häufige Fragen
Fazit

Warum musst du E-Rechnungen empfangen können?

Seit dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland die gesetzliche Pflicht, E-Rechnungen im B2B-Bereich empfangen zu können. Das bedeutet: Wenn ein Geschäftspartner dir eine E-Rechnung im XRechnung- oder ZUGFeRD-Format schickt, musst du in der Lage sein, diese zu öffnen, zu lesen und gesetzeskonform zu archivieren.

Für inländische Unternehmen gilt die Empfangspflicht ohne Ausnahme – unabhängig von Umsatz, Branche oder Unternehmensgröße. Auch Kleinunternehmer sind betroffen: Sie dürfen zwar weiterhin selbst Papier- oder PDF-Rechnungen ausstellen, solange sie die Kleinunternehmerregelung nutzen (§ 34a UStDV), müssen E-Rechnungen aber empfangen und archivieren können.

Anders sieht es aus, wenn einer der beiden Beteiligten nicht im Inland ansässig ist. Dann greift die E-Rechnungspflicht gar nicht – wer also überwiegend für Kunden im Ausland arbeitet, ist beim Ausstellen deutlich seltener betroffen, als es auf den ersten Blick wirkt. Die Empfangsseite betrifft dich trotzdem, sobald ein inländischer Lieferant abrechnet.

Kurz erklärt: Eine E-Rechnung ist nicht einfach ein PDF, sondern ein strukturierter Datensatz im XML-Format. Genau diese maschinenlesbaren Daten unterscheiden sie von einer klassischen PDF-Rechnung. Die Unterschiede zwischen den beiden gängigen Formaten erklären wir im Detail unter XRechnung vs. ZUGFeRD.

Was bedeutet „E-Rechnung empfangen“ konkret?

E-Rechnungen werden in den meisten Fällen per E-Mail zugestellt – entweder als ZUGFeRD-PDF oder als XRechnung im XML-Format. Der Unterschied zur klassischen Rechnung liegt nicht im Versandweg, sondern im Format der Datei.

Eine ZUGFeRD-Rechnung sieht aus wie ein normales PDF – du kannst sie mit jedem PDF-Reader öffnen und lesen. Zusätzlich enthält sie einen eingebetteten XML-Datensatz, der von Buchhaltungssoftware automatisch verarbeitet werden kann.

Eine XRechnung im reinen XML-Format sieht ohne spezielle Software dagegen aus wie unlesbarer Code. Du brauchst entweder einen kostenlosen Online-Viewer oder eine Buchhaltungssoftware, um sie lesbar darzustellen.

Gut zu wissen: Für den Empfang per E-Mail ist kein gesondertes Postfach nur für E-Rechnungen erforderlich – dein normales Geschäftspostfach genügt. Eine eigene Adresse wie rechnung@deinefirma.de ist praktisch, um den Überblick zu behalten, aber keine gesetzliche Anforderung.

Drei Wege, E-Rechnungen zu empfangen

Option 1: ZUGFeRD-Rechnungen empfangen

ZUGFeRD-Rechnungen sind die einfachste Form der E-Rechnung für Empfänger. Du öffnest die PDF-Datei mit deinem normalen PDF-Reader – Adobe Acrobat, Foxit oder dem integrierten PDF-Viewer deines Betriebssystems. Du siehst alle Rechnungsdaten wie gewohnt und kannst die Datei ausdrucken oder digital archivieren.

Für die Archivierung speicherst du die Originaldatei – nicht als Screenshot oder Ausdruck. Bei ZUGFeRD ist das bequem, weil die eine PDF-Datei den strukturierten XML-Teil bereits enthält. Die Aufbewahrungspflicht beträgt seit 2025 acht Jahre.

Wichtig bei hybriden Formaten: Bei einer ZUGFeRD-Rechnung ist der strukturierte XML-Teil der maßgebliche. Weichen die Angaben im XML von der sichtbaren PDF-Darstellung ab, gelten die XML-Daten. Wer eingehende Rechnungen nur mit dem Auge prüft, prüft also nicht den rechtlich führenden Teil.

Option 2: XRechnung empfangen

XRechnungen im reinen XML-Format sind ohne Hilfsmittel nicht lesbar. Dafür hast du zwei kostenlose Möglichkeiten.

Der einfachste Weg ist ein kostenloser Online-Viewer: Du lädst die XML-Datei hoch und bekommst sofort eine lesbare Darstellung aller Rechnungsdaten. Das dauert weniger als eine Minute und erfordert keine Installation. Die Finanzverwaltung stellt dafür selbst einen Viewer bereit, erreichbar unter e-rechnung.elster.de.

Die komfortablere Lösung ist eine Buchhaltungssoftware, die XRechnungen automatisch einliest, lesbar darstellt und direkt in deine Buchhaltung übernimmt. Das spart langfristig erheblich Zeit, besonders wenn du regelmäßig XRechnungen von Geschäftspartnern oder Behörden erhältst.

Option 3: Buchhaltungssoftware

Moderne Buchhaltungssoftware übernimmt den gesamten Prozess automatisch. Du leitest die E-Mail mit der E-Rechnung an eine spezielle Eingangs-E-Mail-Adresse weiter oder lädst die Datei direkt in die Software hoch. Die Software liest die Daten aus, stellt die Rechnung lesbar dar, schlägt die passende Buchungskategorie vor und archiviert die Datei zuverlässig.

Das bedeutet: kein manuelles Abtippen, keine Fehler, keine Sorgen um die Aufbewahrungspflicht. Gängige Programme wie Lexware Office, sevdesk und FastBill unterstützen den Empfang von E-Rechnungen in beiden Formaten standardmäßig.

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Die Aufbewahrungspflicht: das musst du beachten

Für empfangene E-Rechnungen gelten klare gesetzliche Anforderungen. Du musst die Rechnung acht Jahre lang aufbewahren, sie grundsätzlich im empfangenen Format speichern – also als XML- oder ZUGFeRD-PDF, nicht als Ausdruck – und die Unversehrtheit des Inhalts sicherstellen. Zumindest der strukturierte Teil muss unverändert in seiner ursprünglichen Form vorliegen.

Zwei häufige Missverständnisse: Die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen und Buchungsbelege wurde mit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz von zehn auf acht Jahre verkürzt und gilt seit 2025. Ältere Quellen nennen oft noch zehn Jahre – das ist veraltet. Und: Ein GoBD-konformes Archivsystem ist für die Rechnungsaufbewahrung nicht vorgeschrieben. Allein weil du E-Rechnungen außerhalb eines solchen Systems speicherst, liegt kein Verstoß vor. Die Aufbewahrungspflicht selbst gilt natürlich weiter – nur eben nicht in einer bestimmten Software.

Das bedeutet konkret: Ein ausgedruckter Scan einer E-Rechnung reicht nicht aus. Die Originaldatei muss digital und unverändert erhalten bleiben. Eine Buchhaltungssoftware erledigt das automatisch und dokumentiert es gleich mit; wer es selbst organisiert, braucht vor allem eine Ablage, in der Dateien nicht versehentlich überschrieben oder gelöscht werden – plus ein Backup.

Was tun, wenn ein Geschäftspartner keine E-Rechnungen akzeptiert?

Wenn dein Geschäftspartner noch keine E-Rechnungen empfangen kann, darfst du während der Übergangsphase bis Ende 2026 weiterhin PDF-Rechnungen versenden – sofern der Empfänger zustimmt. Danach greift die Versandpflicht gestaffelt: ab 2027 für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Umsatz im Vorjahr, ab 2028 für alle übrigen. Wie diese Grenze genau berechnet wird, erklären wir im Artikel zur E-Rechnungspflicht ab 800.000 Euro Umsatz.

Sobald die Pflicht für dich greift, ändert sich die Lage: Wer eine E-Rechnung nicht annehmen kann oder die Annahme verweigert, hat keinen Anspruch darauf, stattdessen eine Papier- oder PDF-Rechnung zu bekommen. Deine umsatzsteuerlichen Pflichten als Aussteller gelten in diesem Fall als erfüllt, wenn du eine E-Rechnung ausgestellt und dich nachweislich um die Übermittlung bemüht hast – ein Sendeprotokoll genügt dafür.

Umgekehrt gilt dasselbe für dich: Als Empfänger bist du seit Januar 2025 verpflichtet, E-Rechnungen entgegennehmen zu können. Du kannst eine E-Rechnung zwar zurückweisen – bekommst dann aber keine Ersatzrechnung in einem anderen Format und riskierst Streit über die Zahlung. Praktisch heißt das: Der Empfang sollte eingerichtet sein, bevor die erste E-Rechnung kommt.

Schritt für Schritt: So richtest du den Empfang ein

In drei Schritten bist du startklar:

Software wählen: Entscheide dich für eine Buchhaltungssoftware, die E-Rechnungen unterstützt – oder starte für den reinen Empfang mit E-Mail-Postfach und kostenlosem Viewer.
Eingang einrichten: Die meisten Programme bieten eine spezielle Eingangs-E-Mail-Adresse, die du deinen Geschäftspartnern mitteilen kannst.
Empfang testen: Bitte einen Geschäftspartner um eine Test-E-Rechnung und prüfe, ob alles korrekt verarbeitet wird.

Das dauert in der Regel weniger als 30 Minuten – und du bist vollständig gesetzeskonform aufgestellt.

Häufige Fragen zum E-Rechnung-Empfang

Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen empfangen können?

Ja. Die Empfangspflicht gilt seit Januar 2025 für alle inländischen Unternehmen im B2B-Bereich, auch für Kleinunternehmer. Von der Pflicht, selbst E-Rechnungen auszustellen, sind Kleinunternehmer dagegen befreit – allerdings nur, solange sie die Kleinunternehmerregelung nutzen. Wer zur Regelbesteuerung wechselt, verliert diese Ausnahme.

Wie öffne ich eine XRechnung?

Eine XRechnung im XML-Format öffnest du am einfachsten mit einem kostenlosen Online-Viewer – etwa dem der Finanzverwaltung unter e-rechnung.elster.de – oder mit einer Buchhaltungssoftware. Beide stellen die Rechnungsdaten lesbar dar; ein normaler PDF-Reader reicht hier nicht aus.

Wie lange muss ich empfangene E-Rechnungen aufbewahren?

Empfangene E-Rechnungen musst du seit 2025 acht Jahre lang aufbewahren. Entscheidend ist, dass du die Originaldatei im strukturierten Format speicherst und unverändert lässt. Die Frist beginnt mit dem Ablauf des Kalenderjahres – und sie endet nicht, solange die Unterlagen für eine noch offene Steuerfestsetzung von Bedeutung sind.

Reicht ein Ausdruck der E-Rechnung für die Archivierung?

Nein. Ein Ausdruck oder Screenshot erfüllt die gesetzlichen Anforderungen nicht, weil dabei der strukturierte Datenteil verloren geht. Die Originaldatei muss digital und unverändert erhalten bleiben – moderne Buchhaltungssoftware übernimmt das automatisch.

Brauche ich ein eigenes E-Mail-Postfach für E-Rechnungen?

Nein. Ein gesondertes Postfach nur für E-Rechnungen ist ausdrücklich nicht erforderlich – dein normales Geschäftspostfach genügt. Eine eigene Adresse hilft aber, eingehende Rechnungen nicht im Tagesgeschäft zu übersehen.

Fazit: E-Rechnung empfangen ist einfacher als gedacht

Den E-Rechnungsempfang einzurichten ist kein großes technisches Projekt. ZUGFeRD-Rechnungen kannst du sofort mit deinem normalen PDF-Reader öffnen, XRechnungen lassen sich mit dem kostenlosen Viewer der Finanzverwaltung lesen. Rechtlich genügt für den Empfang ein E-Mail-Postfach und eine saubere Ablage.

Wer den Empfang direkt in die Buchhaltung einbinden will, findet auch dafür kostenlose Wege: Bei einigen Anbietern deckt schon der Gratis-Tarif den Empfang ab. Komfortabler wird es in den bezahlten Tarifen, die ab 7,90 € pro Monat beginnen – überschaubar für das, was sie an Handarbeit ersparen.

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