E-Rechnung Pflicht in Deutschland
Was Freelancer & Selbstständige jetzt wissen müssen – verständlich erklärt.
Wichtig: Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen im B2B-Bereich E-Rechnungen empfangen können. Die Pflicht zur Ausstellung gilt schrittweise – je nach Unternehmensgröße bis spätestens 2028.
Warum wird die E-Rechnung verpflichtend?
Mit dem Wachstumschancengesetz hat Deutschland die Regelungen zur Rechnungsstellung grundlegend neu gefasst. Die E-Rechnung soll die Digitalisierung der Wirtschaft fördern und Prozesse im Rechnungswesen vereinfachen. Rechnungsdaten müssen künftig beim Empfänger nicht mehr manuell erfasst werden – das spart Zeit und vermeidet Fehler.
Langfristig ist außerdem ein digitales Meldesystem geplant, bei dem Rechnungsdaten zeitnah an die Finanzverwaltung übermittelt werden. Die E-Rechnung bereitet dieses System vor.
Wer ist betroffen?
Die Regelungen gelten für alle inländischen Unternehmen im B2B-Bereich – also bei Geschäften zwischen zwei Unternehmen. Als inländisches Unternehmen gilt, wer seinen Sitz, seine Geschäftsleitung oder eine Betriebsstätte in Deutschland hat. Darunter fallen auch Freiberufler und Selbstständige.
Nicht betroffen sind Rechnungen an Privatpersonen (B2C) sowie viele steuerfreie Umsätze.
Wer muss keine E-Rechnung ausstellen?
Auch wenn grundsätzlich eine Pflicht zur Rechnungsstellung besteht, gibt es Ausnahmen. Eine normale Rechnung reicht weiterhin bei:
- Kleinbeträgen bis 250 Euro Brutto
- Fahrausweisen, die als Rechnung gelten
- Leistungen von Kleinunternehmern (§ 34a UStDV)
- Leistungen an juristische Personen, die keine Unternehmer sind (z. B. viele Vereine)
Wichtig für Kleinunternehmer: Auch wenn ihr keine E-Rechnungen ausstellen müsst, seid ihr seit dem 1. Januar 2025 verpflichtet, E-Rechnungen zu empfangen.
Welche Formate sind zulässig?
Eine E-Rechnung muss in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt werden, das eine automatische Weiterverarbeitung ermöglicht. Ein einfaches PDF per E-Mail gilt seit dem 1. Januar 2025 nicht mehr als E-Rechnung.
In Deutschland sind insbesondere folgende Formate zulässig:
- XRechnung – rein XML-basiertes Format, vor allem im B2G-Bereich verbreitet
- ZUGFeRD ab Version 2.0.1 – hybrides Format mit PDF und eingebetteter XML-Datei (mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC-WL)
- EDI-Verfahren (z. B. EDIFACT) – wenn zwischen den Parteien vereinbart und die Voraussetzungen erfüllt sind, noch bis Ende 2027 nutzbar
Wie wird eine E-Rechnung übermittelt?
Das Gesetz schreibt keinen bestimmten Übermittlungsweg vor. Möglich sind unter anderem:
- Versand per E-Mail
- Bereitstellung über eine elektronische Schnittstelle
- Gemeinsamer Zugriff auf einen zentralen Speicherort
- Übergabe auf einem USB-Stick
- Download über ein Internetportal
Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen den Empfang einer E-Rechnung sicherstellen. Dafür reicht bereits ein einfaches E-Mail-Postfach aus.
Wie lange muss eine E-Rechnung aufbewahrt werden?
E-Rechnungen müssen wie alle anderen Rechnungen 8 Jahre aufbewahrt werden. Dabei muss der strukturierte Teil der E-Rechnung unverändert in seiner ursprünglichen Form erhalten bleiben. Eine Speicherung außerhalb eines GoBD-konformen Systems führt allein deswegen nicht zu einem Verstoß gegen die Aufbewahrungspflicht.
Die Einführung der E-Rechnung auf einen Blick
Verkündung des Wachstumschancengesetzes
Alle inländischen Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können. Ein E-Mail-Postfach reicht.
Unternehmen mit Vorjahresumsatz über 800.000 € müssen E-Rechnungen ausstellen.
Ausstellungspflicht gilt für alle inländischen Unternehmen im B2B-Bereich.
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Quelle: Bundesministerium der Finanzen, Stand März 2026. Alle Angaben ohne Gewähr – bei rechtlichen Fragen wende dich an einen Steuerberater.