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E-Rechnungspflicht für Freelancer: Fristen, Ausnahmen und was jetzt zu tun ist

18. Juli 2026 · 8 Min Lesezeit

Recht · 8 Min Lesezeit · Rechtsstand: BMF-FAQ (März 2026) und BMF-Schreiben vom 15.10.2025

Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen im B2B-Bereich E-Rechnungen empfangen können – auch Freelancer und Kleinunternehmer. Das Ausstellen wird schrittweise bis 2028 zur Pflicht – ausgenommen bleiben Kleinunternehmer, solange sie die Kleinunternehmerregelung nutzen. Wir erklären die Fristen, die Ausnahmen und was du jetzt konkret tun solltest. Einen allgemeinen Überblick über die Rechtslage findest du auf unserer Seite zur E-Rechnungspflicht in Deutschland.

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist keine PDF-Datei, die du per E-Mail verschickst. Sie ist ein strukturiertes, maschinenlesbares Datenformat, das von Buchhaltungssoftware automatisch verarbeitet werden kann – ohne manuelle Eingabe und ohne Übertragungsfehler.

Der entscheidende Unterschied zur klassischen PDF-Rechnung: Eine PDF enthält nur ein Abbild der Rechnung, das ein Mensch lesen kann. Eine E-Rechnung enthält strukturierte Daten im XML-Format, die eine Software direkt einlesen kann. Das klingt technisch, ist in der Praxis aber einfach – moderne Buchhaltungssoftware erledigt das automatisch. Worin sich die Formate genau unterscheiden, erklären wir im Artikel Unterschied Papier-, PDF- und E-Rechnung.

Warum wird die E-Rechnung Pflicht?

Die Bundesregierung hat die E-Rechnungspflicht als Teil der Digitalisierungsstrategie eingeführt. Die Ziele: weniger Bürokratie, schnellere Zahlungsprozesse und weniger Fehler bei der Rechnungsverarbeitung.

Für dich als Freelancer bedeutet das langfristig weniger manuellen Aufwand und eine weitgehend automatisierte Buchhaltung – sofern du die passenden Tools nutzt.

Bist du als Freelancer betroffen?

Ja – aber mit wichtigen Unterschieden zwischen Empfangen und Versenden.

Seit dem 1. Januar 2025 musst du E-Rechnungen von Geschäftspartnern empfangen können. Das gilt für alle Selbstständigen und Freiberufler im B2B-Bereich ohne Ausnahme – auch für Kleinunternehmer. Selbst wenn du also noch keine E-Rechnungen ausstellen musst, musst du eingehende E-Rechnungen lesen und acht Jahre aufbewahren können – wie das konkret funktioniert, steht in unserer Anleitung E-Rechnung empfangen.

Beim Versenden gelten gestaffelte Übergangsfristen, die dir mehr Zeit geben – ausgenommen bleiben Kleinunternehmer, solange sie die Kleinunternehmerregelung nutzen (dazu unten mehr).

Kurzüberblick: Wen trifft die Pflicht?

Du schreibst Rechnungen an Unternehmen (B2B): Empfangen ist seit 2025 Pflicht, das Ausstellen kommt gestaffelt 2027/2028.
Du bist Kleinunternehmer (§ 19 UStG): Empfangen und archivieren ja – vom Ausstellen bist du befreit, solange du die Kleinunternehmerregelung nutzt.
Du rechnest nur an Privatkunden (B2C): keine E-Rechnungspflicht.
Dein Vorjahresumsatz liegt über 800.000 €: Ausstellungspflicht schon ab 2027 – wie die Grenze berechnet wird, steht unter E-Rechnungspflicht ab 800.000 Euro.

Du willst es genauer wissen? Unser E-Rechnungspflicht-Check führt dich in fünf Fragen durch deinen Fall – kostenlos und ohne Anmeldung.

Die Fristen im Überblick

Seit 1. Januar 2025Empfangspflicht für alle inländischen B2B-Unternehmen – unabhängig von der Größe und einschließlich Kleinunternehmer.
Bis Ende 2026Übergangsphase: Statt einer E-Rechnung darf noch eine „sonstige Rechnung“ ausgestellt werden. Eine Papierrechnung ist dabei immer zulässig – ein anderes elektronisches Format (z. B. PDF per E-Mail) nur, wenn der Empfänger zustimmt.
Bis Ende 2027Verlängerte Übergangsfrist für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz bis 800.000 € – auch sie dürfen bis dahin noch Papier (ohne Zustimmung) bzw. PDF (mit Zustimmung) versenden.
Ab 1. Januar 2027Ausstellungspflicht für Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz.
Ab 1. Januar 2028Ausstellungspflicht für alle übrigen Unternehmen im B2B-Bereich (mit Ausnahme der Kleinunternehmer).

Welche der beiden Stufen für dich gilt, hängt allein am Vorjahresumsatz. Die Details zur 2027er-Gruppe, zur 800.000-€-Grenze und zu allen Ausnahmen haben wir im Überblick E-Rechnung Pflicht 2027: Fristen, Ausnahmen & Software aufbereitet.

Die wichtigste Erkenntnis: Auch wenn du beim Versenden noch Zeit hast, lohnt es sich, jetzt zu handeln. Eine frühzeitige Umstellung gibt dir Ruhe, die Prozesse sauber einzurichten – und immer mehr Geschäftskunden bestehen ohnehin schon heute auf echten E-Rechnungen.

Ausnahmen von der Pflicht

Nicht jede Rechnung muss eine E-Rechnung sein. Diese Fälle sind ausgenommen:

Kleinunternehmer sind von der Pflicht zum Ausstellen von E-Rechnungen befreit (§ 34a UStDV). Empfangen und archivieren müssen aber auch sie.
Rechnungen an Privatkunden (B2C) fallen nicht unter die E-Rechnungspflicht.
Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto (§ 33 UStDV) sowie Fahrausweise (§ 34 UStDV) sind ausgenommen. Maßgeblich ist dabei der Gesamtbetrag der Rechnung: Liegt er darüber, brauchst du eine E-Rechnung, auch wenn der pflichtige Anteil darunter bleibt.
Viele steuerfreie Umsätze nach § 4 Nummer 8 bis 29 UStG – etwa steuerfreie Finanzdienstleistungen, Wohnraumvermietung oder Bildungsleistungen, wie sie Coaches und Trainer erbringen. Hier besteht umsatzsteuerlich meist gar keine Pflicht, überhaupt eine Rechnung auszustellen.
Leistungen an juristische Personen, die keine Unternehmer sind – zum Beispiel viele Vereine oder staatliche Einrichtungen. Hier genügt weiterhin eine sonstige Rechnung.
Bestimmte Leistungen an Endverbraucher im Zusammenhang mit einem Grundstück – etwa Handwerkerleistungen an Privatpersonen.

Nicht jede Steuerbefreiung befreit: Ausgenommen sind nur die Befreiungen nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG. Für steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 1 bis 7 UStG – etwa innergemeinschaftliche Lieferungen oder Ausfuhrlieferungen – ist unter den übrigen Voraussetzungen sehr wohl eine E-Rechnung auszustellen.

Wichtig für Kleinunternehmer: Die Befreiung gilt nur fürs Ausstellen. Die Empfangs- und Archivierungspflicht besteht seit 2025 auch für dich – ein reiner Papier-Workflow reicht also selbst als Kleinunternehmer nicht mehr aus. Und: Wechselst du zur Regelbesteuerung, entfällt die Befreiung ab diesem Zeitpunkt – dann musst du unter den übrigen Voraussetzungen auch E-Rechnungen ausstellen.

Die wichtigsten Formate: XRechnung und ZUGFeRD

In Deutschland sind zwei Formate relevant. XRechnung ist ein reines XML-Format, das ursprünglich für den öffentlichen Sektor (B2G) entwickelt wurde, im B2B-Bereich aber genauso zulässig ist – maschinenlesbar, aber für Menschen ohne Software nicht direkt verständlich. Zum Anzeigen brauchst du einen sogenannten Viewer.

ZUGFeRD ist das hybride Format, das für die meisten Freelancer besser geeignet ist: Es kombiniert ein normales, lesbares PDF mit einem eingebetteten XML-Datensatz. Der Empfänger kann die Rechnung wie gewohnt lesen, und gleichzeitig verarbeitet seine Software die Daten automatisch. Wichtig für die Praxis: Als E-Rechnung anerkannt ist ZUGFeRD erst ab Version 2.0.1 – und die Profile MINIMUM und BASIC-WL zählen ausdrücklich nicht dazu. Die meisten gängigen Buchhaltungsprogramme erzeugen automatisch ein zulässiges Profil; bei sehr einfachen oder älteren Tools lohnt ein Blick in die Angaben des Anbieters. Die Unterschiede erklären wir im Detail unter XRechnung und ZUGFeRD im Vergleich.

Aufbewahrungspflicht – das musst du wissen

Für Rechnungen gilt seit 2025 eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren (zuvor waren es zehn Jahre). Wichtig dabei: Du bewahrst die E-Rechnung im Originalformat auf – also als XML- bzw. ZUGFeRD-Datei, nicht nur als ausgedrucktes oder abgespeichertes PDF. Der strukturierte Teil muss über die gesamte Frist unverändert in seiner ursprünglichen Form vorliegen und maschinell auswertbar bleiben.

In der Praxis: Ein eigenes Archivsystem ist umsatzsteuerlich nicht zwingend – laut BMF liegt allein durch die Speicherung außerhalb eines GoBD-konformen Systems regelmäßig noch kein Verstoß vor. Entscheidend ist, dass die Originaldatei acht Jahre lang unverändert vorhanden und auffindbar bleibt. Eine Software mit integrierter Archivierung nimmt dir diese Organisation ab – Pflicht ist sie aber nicht.

Was du jetzt konkret tun solltest

Der erste Schritt ist sicherzustellen, dass du E-Rechnungen empfangen kannst – das ist seit 2025 Pflicht. Die gute Nachricht: Rechtlich genügt dafür bereits ein E-Mail-Postfach. Das stellt das BMF ausdrücklich klar. Du musst also nichts kaufen, um die Empfangspflicht zu erfüllen.

Was du zusätzlich brauchst, ist eine Möglichkeit, die Rechnungen zu lesen und acht Jahre aufzubewahren. Für das Lesen einer XRechnung reicht ein kostenloser Viewer – die Finanzverwaltung stellt selbst einen unter e-rechnung.elster.de bereit. Eine Buchhaltungssoftware lohnt sich dann, wenn du ohnehin regelmäßig Rechnungen schreibst: Sie übernimmt Lesen, Archivieren und das Erstellen in einem Schritt und erspart dir die manuelle Ablage. Dafür musst du nicht zwingend zahlen – welche Anbieter einen dauerhaft kostenlosen Tarif haben, steht in unserem Überblick zu kostenloser E-Rechnungssoftware.

Einen neutralen Überblick über die Anbieter und ihre Preise findest du in unserem Rechnungssoftware-Vergleich. Wenn du nur gelegentlich Rechnungen schreibst, lohnt vorher ein Blick auf E-Rechnung ohne Software – dort zeigen wir, wann kostenlose Wege ausreichen.

Der wichtigste Rat: Fang jetzt an. Wer bis kurz vor der Ausstellungspflicht wartet, riskiert einen stressigen Last-Minute-Wechsel und Reibung mit Geschäftspartnern, die bereits früher auf E-Rechnungen umstellen.

Häufige Fragen

Ab wann gilt die E-Rechnungspflicht für Freelancer?

Die Empfangspflicht gilt seit dem 1. Januar 2025 für alle inländischen B2B-Unternehmen, auch für Freelancer und Kleinunternehmer. Die Ausstellungspflicht greift ab 2027 (über 800.000 € Vorjahresumsatz) bzw. ab 2028 für alle übrigen – Kleinunternehmer sind vom Ausstellen befreit, solange sie die Kleinunternehmerregelung nutzen.

Müssen Kleinunternehmer E-Rechnungen ausstellen?

Nein. Kleinunternehmer sind von der Pflicht zum Ausstellen befreit (§ 34a UStDV), solange sie die Kleinunternehmerregelung nutzen. Empfangen und acht Jahre aufbewahren müssen sie eingehende E-Rechnungen seit 2025 aber trotzdem.

Wie lange muss ich E-Rechnungen aufbewahren?

Seit 2025 gilt eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren (vorher zehn). Maßgeblich ist das unveränderte Originalformat, also die XML- bzw. ZUGFeRD-Datei – ein Ausdruck oder reines PDF genügt nicht.

Sind Rechnungen an Privatkunden auch betroffen?

Nein. Die E-Rechnungspflicht gilt nur im B2B-Bereich. Rechnungen an Privatkunden (B2C) sowie Kleinbeträge bis 250 € brutto sind ausgenommen.

Brauche ich eine Software, um E-Rechnungen empfangen zu können?

Nein. Für den Empfang genügt laut BMF bereits ein E-Mail-Postfach. Um eine XRechnung lesen zu können, brauchst du zusätzlich einen Viewer – dafür gibt es kostenlose Angebote, unter anderem den E-Rechnungsviewer der Finanzverwaltung. Eine Buchhaltungssoftware ist eine Komfort-, keine Pflichtentscheidung.

Darf ich in der Übergangszeit noch Papierrechnungen schicken?

Ja. Während der Übergangsfristen ist eine Papierrechnung immer zulässig – dafür brauchst du keine Zustimmung des Empfängers. Nur für ein anderes elektronisches Format, etwa ein PDF per E-Mail, muss der Empfänger zustimmen.

Was passiert, wenn ich als Kleinunternehmer zur Regelbesteuerung wechsle?

Dann endet die Befreiung. Ab dem Wechsel zur Regelbesteuerung bist du unter den übrigen Voraussetzungen auch zur Ausstellung von E-Rechnungen verpflichtet.

Rechtsgrundlage: §§ 14, 14b, 27 Abs. 38 UStG, §§ 33, 34, 34a UStDV sowie die FAQ des Bundesministeriums der Finanzen zur obligatorischen E-Rechnung (Stand: März 2026) und das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 zur Anpassung des Umsatzsteuer-Anwendungserlasses. Dieser Artikel ersetzt keine steuerliche Beratung.

Fazit

Empfangen ist Pflicht, Ausstellen kommt gestaffelt

Seit 2025 müssen alle inländischen B2B-Unternehmen E-Rechnungen empfangen und acht Jahre aufbewahren können – auch Kleinunternehmer. Für den Empfang genügt rechtlich ein E-Mail-Postfach. Die Ausstellungspflicht folgt gestaffelt 2027/2028, mit Ausnahmen für Kleinunternehmer, B2C, Kleinbeträge bis 250 € brutto, viele steuerfreie Umsätze und Leistungen an nichtunternehmerische juristische Personen.

Wer nur wenige Rechnungen im Jahr schreibt, kommt mit E-Mail-Postfach und kostenlosem Viewer aus. Wer regelmäßig fakturiert, spart mit passender Software spürbar Zeit: weniger manuelle Arbeit, weniger Fehler, schnellere Zahlungseingänge. Wer früh umstellt, hat den Wechsel in Ruhe hinter sich, bevor er zur Pflicht wird.