Letzte Aktualisierung: April 2026 | Lesezeit: ca. 6 Minuten
Kurz & klar: XRechnung und ZUGFeRD sind die zwei wichtigsten E-Rechnungsformate in Deutschland. Für die meisten Freelancer und Selbstständigen ist ZUGFeRD die praktischere Wahl – weil es gleichzeitig maschinenlesbar und für Menschen lesbar ist. XRechnung ist vor allem im öffentlichen Sektor Pflicht.
Warum gibt es zwei verschiedene Formate?
Seit die E-Rechnungspflicht in Deutschland schrittweise eingeführt wird, tauchen immer wieder zwei Begriffe auf: XRechnung und ZUGFeRD. Beide sind gesetzlich anerkannte E-Rechnungsformate – aber sie funktionieren unterschiedlich und werden in verschiedenen Kontexten eingesetzt.
Das sorgt verständlicherweise für Verwirrung. Die gute Nachricht: Du musst die technischen Details nicht verstehen. Moderne Buchhaltungssoftware erstellt beide Formate automatisch – du wählst nur aus welches du brauchst.
Was ist die XRechnung?
Die XRechnung ist ein reines XML-Format das vom IT-Planungsrat der Bundesregierung entwickelt wurde. Sie enthält ausschließlich maschinenlesbare Daten – kein lesbares PDF, keine visuelle Darstellung.
Das bedeutet: Eine XRechnung sieht für einen Menschen ohne spezielle Software aus wie unlesbarer Code. Sie ist ausschließlich für die automatische Verarbeitung durch Buchhaltungssysteme gedacht.
XRechnung ist der verpflichtende Standard für Rechnungen an Behörden und öffentliche Auftraggeber in Deutschland. Wenn du als Freelancer für eine Bundesbehörde, ein Ministerium oder eine öffentliche Institution arbeitest, musst du zwingend XRechnung verwenden.
Vorteile der XRechnung: Vollständig maschinenlesbar, offizieller Standard für öffentliche Auftraggeber, hohe Verarbeitungsgeschwindigkeit bei Behörden.
Nachteile der XRechnung: Nicht ohne Software lesbar, für Empfänger ohne passende Software unpraktisch, weniger verbreitet im privaten B2B-Bereich.
Was ist ZUGFeRD?
ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“ – der Name ist sperrig, das Format ist es nicht.
ZUGFeRD ist ein hybrides Format das zwei Dinge in einer Datei kombiniert: ein normales lesbares PDF und einen eingebetteten XML-Datensatz. Der Empfänger kann die Rechnung wie gewohnt als PDF öffnen und lesen – und gleichzeitig kann seine Buchhaltungssoftware die eingebetteten Daten automatisch verarbeiten.
Das macht ZUGFeRD besonders praktisch für den privaten B2B-Bereich: Empfänger ohne spezielle Software sehen ein normales PDF, Empfänger mit moderner Buchhaltungssoftware profitieren von der automatischen Verarbeitung.
Vorteile von ZUGFeRD: Für Menschen und Maschinen lesbar, praktisch für alle Empfänger, weit verbreitet im privaten B2B-Bereich, von allen modernen Buchhaltungsprogrammen unterstützt.
Nachteile von ZUGFeRD: Nicht für öffentliche Auftraggeber geeignet, etwas größere Dateigröße als reine XML-Formate.
XRechnung vs. ZUGFeRD: Der direkte Vergleich
| XRechnung | ZUGFeRD | |
|---|---|---|
| Format | Reines XML | PDF + XML hybrid |
| Für Menschen lesbar | Nein | Ja |
| Für Software lesbar | Ja | Ja |
| Öffentliche Auftraggeber | Pflicht | Nicht akzeptiert |
| Privater B2B-Bereich | Möglich | Empfohlen |
| Verbreitung | Behörden | Breite Wirtschaft |
| Unterstützung in Software | Alle modernen Tools | Alle modernen Tools |
Welches Format brauchst du als Freelancer?
Die Antwort hängt davon ab für wen du Rechnungen schreibst.
Wenn du ausschließlich für private Unternehmen und Selbstständige arbeitest, ist ZUGFeRD die richtige Wahl. Es ist praktischer, universeller und wird von allen Empfängern problemlos akzeptiert.
Wenn du auch für Behörden, Ministerien oder öffentliche Institutionen arbeitest, brauchst du zwingend XRechnung. Viele Behörden akzeptieren seit 2020 ausschließlich dieses Format.
Wenn du für beide Zielgruppen arbeitest, brauchst du eine Buchhaltungssoftware die beide Formate unterstützt – was bei allen modernen Tools standardmäßig der Fall ist.
Muss ich mich zwischen beiden entscheiden?
Nein – und das ist die gute Nachricht. Moderne Buchhaltungssoftware wie Lexoffice, sevDesk oder FastBill unterstützt beide Formate und wählt automatisch das richtige aus – basierend darauf ob du an eine Behörde oder ein privates Unternehmen rechnest.
Du musst also nicht selbst entscheiden welches Format du verwendest. Du erstellst die Rechnung wie gewohnt, gibst den Empfänger an, und die Software erledigt den Rest automatisch.
Welche ZUGFeRD-Version ist aktuell?
ZUGFeRD ist in verschiedenen Versionen verfügbar. Aktuell ist ZUGFeRD 2.3 der gültige Standard der vollständig mit der europäischen Norm EN 16931 kompatibel ist. Alle modernen Buchhaltungsprogramme verwenden automatisch die aktuelle Version – du musst dich darum nicht kümmern.
Fazit: ZUGFeRD für die meisten, XRechnung für Behörden
Für die überwiegende Mehrheit der Freelancer und Selbstständigen in Deutschland ist ZUGFeRD das praktischere Format. Es funktioniert für alle privaten Geschäftspartner, ist für jeden lesbar und wird von jeder modernen Buchhaltungssoftware automatisch erstellt.
XRechnung ist dann relevant wenn du Rechnungen an öffentliche Auftraggeber stellst – in diesem Fall ist es zwingend erforderlich.
Die einfachste Lösung für beide Szenarien ist eine Buchhaltungssoftware die beide Formate automatisch beherrscht. Welche Tools das am besten umsetzen und was sie kosten, zeigt unser Vergleich der besten E-Rechnungs-Software.