Ratgeber
E-Rechnungspflicht ab 800.000 Euro: Wer schon 2027 umstellen muss
27. Juli 2026 · 9 Min Lesezeit
Am 1. Januar 2027 endet die allgemeine Übergangsfrist – aber nur für einen Teil der Unternehmen. Entscheidend ist eine einzige Zahl: dein Gesamtumsatz im Jahr 2026. Liegt er über 800.000 Euro, musst du ab Januar 2027 E-Rechnungen ausstellen. Liegt er darunter, hast du ein Jahr länger Zeit. Dieser Artikel zeigt, wie diese Grenze berechnet wird – und was dabei überraschend oft falsch gemacht wird.
Inhalt
Die E-Rechnungspflicht kommt in Stufen. Empfangen musst du E-Rechnungen bereits seit dem 1. Januar 2025 – das gilt ausnahmslos für jedes inländische B2B-Unternehmen. Beim Ausstellen hat der Gesetzgeber dagegen zwei Gruppen gebildet, und die Trennlinie verläuft bei 800.000 Euro Jahresumsatz. Wer darüber liegt, ist ab 2027 dran; alle anderen ab 2028. Den Gesamtüberblick findest du in unserem Hub E-Rechnungspflicht 2027: Fristen, Ausnahmen und die richtige Software.
Dieser Artikel geht in die Tiefe, die der Überblick nicht leisten kann: Er beantwortet, wie die 800.000 Euro genau ermittelt werden. Das ist relevanter, als es klingt – denn nach unserer Erfahrung liegen die meisten Fehleinschätzungen nicht an der Frist, sondern an der Rechnung dahinter.
Was sich am 1. Januar 2027 ändert
Bis Ende 2026 darf jedes Unternehmen statt einer E-Rechnung noch eine sogenannte sonstige Rechnung ausstellen: Papier ohne Weiteres, ein PDF mit Zustimmung des Empfängers. Diese allgemeine Übergangsregelung nach § 27 Abs. 38 Nr. 1 UStG läuft zum 31. Dezember 2026 aus.
Ab dem 1. Januar 2027 gilt die Erleichterung nur noch für Unternehmen, deren Gesamtumsatz im Vorjahr höchstens 800.000 Euro betrug (§ 27 Abs. 38 Nr. 2 UStG). Wer darüber liegt, muss inländische B2B-Rechnungen ab diesem Datum als strukturierte E-Rechnung nach der Norm EN 16931 ausstellen – also als XRechnung oder ZUGFeRD.
Wichtig: Maßgeblich ist der Zeitpunkt des Umsatzes, nicht der der Rechnungsstellung. Eine Leistung, die du im Dezember 2026 erbringst, darfst du auch im Januar 2027 noch als sonstige Rechnung abrechnen. Umgekehrt braucht eine Leistung vom 2. Januar 2027 eine E-Rechnung, selbst wenn die Rechnung erst Wochen später rausgeht.
Die 800.000-Euro-Grenze richtig berechnen
Das Gesetz verweist für die Berechnung auf den Gesamtumsatz nach § 19 Abs. 2 UStG. Kleiner, aber wichtiger Hinweis: Viele Ratgeber nennen hier noch § 19 Abs. 3 UStG. Das war bis Ende 2024 korrekt – mit dem Jahressteuergesetz 2024 wurde die Berechnungssystematik in Absatz 2 zusammengeführt. Inhaltlich hat sich an der Rechenweise kaum etwas geändert, aber wenn du in Quellen unterschiedliche Paragrafen siehst, weißt du jetzt, woran es liegt.
Welches Jahr zählt?
Für den Stichtag 1. Januar 2027 ist das Kalenderjahr 2026 maßgeblich – also das gerade laufende Jahr. Das ist die praktische Besonderheit dieser Regelung: Endgültig weißt du erst nach dem Jahresabschluss, auf welcher Seite der Grenze du stehst. Wer erkennbar in die Nähe der 800.000 Euro kommt, sollte deshalb jetzt hochrechnen statt im Dezember nachzusehen.
Brutto oder netto?
Für die Ermittlung des Gesamtumsatzes ist die umsatzsteuerliche Bemessungsgrundlage anzusetzen – also der Nettobetrag ohne die darauf entfallende Umsatzsteuer. Bei einem Regelsteuersatz von 19 Prozent entsprechen 800.000 Euro netto rund 952.000 Euro brutto. Wer versehentlich mit Bruttozahlen rechnet, schätzt sich also zu früh in die 2027er-Gruppe.
Was in den Gesamtumsatz einfließt – und was nicht
Ausgangspunkt ist die Summe deiner steuerbaren Umsätze nach § 1 Abs. 1 Nr. 1 UStG, berechnet nach vereinnahmten Entgelten. Das ist ein Punkt, der leicht untergeht: Es zählt, was 2026 tatsächlich zugeflossen ist – Anzahlungen also in dem Moment, in dem du sie erhältst, nicht erst bei Schlussrechnung.
- Es zählt der komplette Umsatz – nicht nur der aus B2B-Rechnungen und nicht nur der inländische. Auch deine Privatkundenumsätze fließen ein, obwohl für sie selbst gar keine E-Rechnungspflicht gilt.
- Nicht der Gewinn. Die Grenze bezieht sich auf Umsatz, nicht auf das Ergebnis.
- Abzuziehen sind bestimmte steuerfreie Umsätze, etwa nach § 4 Nr. 8 Buchst. i, Nr. 9 Buchst. b und Nr. 11 bis 28 UStG sowie bestimmte steuerfreie Hilfsumsätze.
- Nicht enthalten sind innergemeinschaftliche Erwerbe und Einfuhren sowie Umsätze, für die du als Leistungsempfänger die Steuer schuldest (Reverse Charge auf der Eingangsseite).
Der Punkt, der bei knappen Fällen entscheidet: Umsätze aus dem Verkauf von Wirtschaftsgütern des Anlagevermögens werden vom Gesamtumsatz abgezogen. Wer 2026 einen Firmenwagen, eine Maschine oder eine Immobilie verkauft hat, darf diesen Erlös also herausrechnen. Genau solche Einmaleffekte schieben Betriebe rechnerisch über eine Schwelle, unter der sie eigentlich liegen.
Rechenbeispiel
Ein Handwerksbetrieb schaut Ende 2026 auf seine Zahlen:
| Umsätze aus B2B-Aufträgen (netto) | 640.000 € |
| Umsätze aus Privatkundenaufträgen (netto) | 215.000 € |
| Verkauf eines gebrauchten Firmenfahrzeugs | 18.000 € |
| Summe | 873.000 € |
| abzüglich Anlagevermögen (Fahrzeug) | − 18.000 € |
| Gesamtumsatz nach § 19 Abs. 2 UStG | 855.000 € |
Ergebnis: Der Betrieb liegt mit 855.000 Euro über der Grenze und muss ab dem 1. Januar 2027 E-Rechnungen ausstellen – obwohl seine reinen B2B-Umsätze deutlich darunter liegen. Genau das ist der häufigste Denkfehler: Die Schwelle bemisst sich am Gesamtumsatz, die Pflicht betrifft anschließend nur die B2B-Rechnungen.
Was bei schwankenden Umsätzen gilt
Die Regelung ist eine reine Stichtagsbetrachtung. Liegt dein Gesamtumsatz 2026 über der Grenze, gilt die Ausstellungspflicht für das gesamte Jahr 2027 – auch dann, wenn du 2027 deutlich weniger umsetzt. Ein Rückfall in die alte Regelung ist nicht vorgesehen.
Umgekehrt gilt: Wer 2026 unter 800.000 Euro bleibt und 2027 kräftig wächst, muss im Laufe des Jahres 2027 nicht umstellen. Praktisch ist dieser Fall allerdings entspannt, weil zum 1. Januar 2028 ohnehin alle dran sind. Wer die Grenze knapp verfehlt, gewinnt also genau ein Jahr – und der Umstellungsfahrplan für 2028 zeigt, wie sich dieses Jahr sinnvoll nutzen lässt.
Sonderfall Neugründung: Wer 2026 gegründet hat, hat kein vollständiges Vorjahr. Ob und wie der Umsatz eines Rumpfjahres in einen Jahresumsatz umgerechnet wird, ist eine Frage für die steuerliche Beratung – hier gehen die Auffassungen in der Fachliteratur auseinander, und wir wollen an dieser Stelle keine Sicherheit vortäuschen, die es nicht gibt. Betriebe, die 2026 gegründet haben und in der Größenordnung der Schwelle liegen, sollten das konkret mit ihrem Steuerberater klären.
Sonderfall EDI
Für größere Betriebe gibt es eine zweite Erleichterung, die in Ratgebern für Selbstständige praktisch nie vorkommt: Wer Rechnungsdaten über ein EDI-Verfahren nach der Empfehlung 94/820/EG austauscht, darf dieses Format nach § 27 Abs. 38 Nr. 3 UStG bis Ende 2027 weiter nutzen – unabhängig von der Umsatzhöhe und mit Zustimmung des Empfängers.
Das ist genau für die Gruppe relevant, um die es hier geht: Betriebe mit über 800.000 Euro Umsatz und etablierten EDI-Verbindungen zu großen Kunden. Wenn das auf dich zutrifft, hast du beim Umstieg mehr Luft, als die 2027er-Frist zunächst suggeriert. Nur verlässt du dich damit auf eine Regelung, die Ende 2027 ebenfalls ausläuft.
Was Betriebe dieser Größe brauchen
Wer über der Schwelle liegt, hat andere Anforderungen als ein Solo-Selbstständiger: mehrere Nutzer, höhere Rechnungsvolumina, eine belastbare Steuerberater-Anbindung und in der Regel eine gewachsene Prozesslandschaft. Reine Gratis-Tools scheiden damit meist aus – nicht wegen der E-Rechnung selbst, sondern wegen Nutzerzahl und Automatisierung.
- Lexware Office in den Varianten L (21,90 €) und XL (32,90 €) – unsere Empfehlung für diese Größenordnung: mehrere Nutzer, die beste DATEV-Anbindung im Testfeld und vollständige E-Rechnung. Note 4,5, Testsieger unseres Vergleichs. Praktisch: E-Rechnungen empfangen kann Lexware Office bereits ab Version S für 7,90 €.
- easybill * – Stärke bei hohen Rechnungsvolumina und Automatisierung, unter anderem mit Schnittstellen zu Shop- und Marktplatzsystemen. Note 4,0.
- orgaMAX – für Betriebe, die neben der Fakturierung auch Auftrags- und Warenwirtschaft in einem System abbilden wollen. Note 3,8, ab 25,90 €.
Eine Einordnung, die uns wichtig ist: Für die reine Erfüllung der Pflicht braucht es keine teure Lösung. Der Aufpreis in dieser Klasse kauft dir Mehrbenutzerbetrieb, Automatisierung und Auswertungen – nicht die Rechtskonformität. Die bekommst du auch günstiger, wie unser Überblick zu kostenloser E-Rechnungssoftware zeigt. Was in dieser Umsatzgröße allerdings selten passt, ist ein Tool mit drei Rechnungen im Monat.
Was du bis Januar 2027 erledigen solltest
- Gesamtumsatz 2026 hochrechnenNach den Regeln oben, mit Nettozahlen und ohne Anlagevermögen. Bei einem Ergebnis zwischen etwa 750.000 und 850.000 Euro lohnt die Abstimmung mit dem Steuerberater.
- Formatfähigkeit der Software prüfenErzeugt dein System XRechnung oder ZUGFeRD nach EN 16931? Bei ZUGFeRD gilt: erst ab Version 2.0.1, und die Profile MINIMUM und BASIC-WL zählen ausdrücklich nicht.
- Stammdaten aufräumenVollständige Firmierung, Steuernummer oder USt-IdNr., saubere Kundenadressen. Was in einer PDF-Rechnung als Fließtext durchgeht, gehört in der E-Rechnung in definierte Felder.
- Im Echtbetrieb testenAb Herbst 2026 freiwillig die ersten E-Rechnungen stellen – mit Zustimmung des Empfängers jederzeit erlaubt. Formatprobleme fällt man lieber im Oktober auf als im Januar.
- Steuerberater und Großkunden einbindenÜbergabeweg mit der Kanzlei klären, bei Kunden den Empfangsweg abfragen. Öffentliche Auftraggeber verlangen häufig eine Leitweg-ID.
Häufige Fragen
Zählt für die 800.000 Euro der Umsatz aus B2B-Rechnungen oder der gesamte Umsatz?
Der gesamte Umsatz. Maßgeblich ist der Gesamtumsatz nach § 19 Abs. 2 UStG, also auch Umsätze mit Privatkunden. Die Ausstellungspflicht selbst betrifft anschließend nur die inländischen B2B-Rechnungen.
Brutto oder netto?
Netto. Angesetzt wird die umsatzsteuerliche Bemessungsgrundlage ohne die darauf entfallende Umsatzsteuer. 800.000 Euro netto entsprechen bei 19 Prozent rund 952.000 Euro brutto.
Ich lag 2026 über der Grenze, 2027 aber deutlich darunter. Muss ich trotzdem umstellen?
Ja. Die Regelung schaut allein auf das Vorjahr, und die Pflicht gilt dann für das ganze Jahr 2027. Ab 2028 sind ohnehin alle Unternehmen zur Ausstellung verpflichtet.
Gilt die Grenze pro Unternehmen oder pro Rechnung?
Pro Unternehmen – genauer: pro Unternehmer als Rechnungsaussteller. Einzelne Rechnungsbeträge spielen keine Rolle. Ausgenommen bleiben allerdings Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto.
Was passiert, wenn ich ab 2027 weiter PDF-Rechnungen verschicke?
Formal liegt dann keine ordnungsgemäße Rechnung vor. Praktisch relevanter als ein Bußgeld nach § 26a UStG ist meist der Kunde: Er braucht eine korrekte Rechnung für seinen Vorsteuerabzug und wird sich bei dir melden.
Muss ich E-Rechnungen auch empfangen können?
Ja, und das gilt schon seit dem 1. Januar 2025 – unabhängig von jeder Umsatzgrenze. Rechtlich genügt dafür ein E-Mail-Postfach; wie das praktisch abläuft, steht in unserer Anleitung E-Rechnung empfangen.
Fazit
Eine Zahl entscheidet – und sie steht erst Ende 2026 fest
Ob für dich 2027 oder 2028 gilt, hängt allein am Gesamtumsatz 2026 nach § 19 Abs. 2 UStG: netto gerechnet, einschließlich der Privatkundenumsätze, aber ohne Erlöse aus dem Verkauf von Anlagevermögen. Weil das laufende Jahr der Maßstab ist, weißt du es endgültig erst nach dem Abschluss – wer in die Nähe der Schwelle kommt, sollte deshalb jetzt hochrechnen.
Die Umstellung selbst ist in dieser Betriebsgröße weniger ein technisches als ein organisatorisches Projekt: Stammdaten, Schnittstellen zur Kanzlei, Abstimmung mit Großkunden. Wer damit im Herbst 2026 anfängt, hat den Jahreswechsel in Ruhe hinter sich.
Rechtsgrundlage: §§ 14, 14b, 19 Abs. 2, 26a, 27 Abs. 38 UStG, §§ 33, 34, 34a UStDV sowie Abschn. 19.2 UStAE und die FAQ des Bundesministeriums der Finanzen zur obligatorischen E-Rechnung (Stand: März 2026). Dieser Artikel ersetzt keine steuerliche Beratung.
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