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E-Rechnung Software kostenlos: Die besten kostenlosen Tools 2026
15. Mai 2026 · 7 Min Lesezeit
Muss ich wirklich ein Abo abschließen um E-Rechnungen zu erstellen? Nein. Es gibt 2026 mehrere kostenlose Optionen – von dauerhaft kostenlosen Tools bis zu Freemium-Tarifen bekannter Anbieter. Dieser Artikel zeigt dir was wirklich kostenlos ist, was die Einschränkungen sind und für wen welche Option passt.
Inhalt
Was bedeutet „kostenlos“ wirklich?
Kostenlose E-Rechnungssoftware gibt es in zwei Varianten – und der Unterschied ist wichtig:
- Dauerhaft kostenlos: Das Tool ist ohne Zeitlimit und ohne Kreditkarte nutzbar – oft mit Einschränkungen bei der Anzahl der Rechnungen, Kunden oder unterstützten Formaten
- Kostenlose Testphase: Das Tool ist 14 oder 30 Tage kostenlos – danach wird ein Abo fällig. Das ist keine dauerhaft kostenlose Lösung.
In diesem Artikel konzentrieren wir uns auf dauerhaft kostenlose Optionen – also Tools die du auch nach dem ersten Monat noch ohne Zahlung nutzen kannst.
Definition: Eine kostenlose E-Rechnungssoftware ist ein Tool mit dem du elektronische Rechnungen erstellen, versenden und empfangen kannst – ohne monatliche Kosten. Für die vollständige Erfüllung der E-Rechnungspflicht müssen XRechnung oder ZUGFeRD unterstützt werden – prüfe das bei jedem Tool genau.
Dauerhaft kostenlose Tools
Diese Tools sind ohne Zeitlimit kostenlos nutzbar – ideal für Freelancer und Kleinunternehmer mit geringem Rechnungsvolumen:
Invoice Ninja – Open Source, kostenlos selbst gehostet
Kostenlos (Self-hosted)
Invoice Ninja ist eine Open-Source-Lösung die du kostenlos auf deinem eigenen Server hosten kannst. Der volle Funktionsumfang steht damit dauerhaft und ohne Kosten zur Verfügung – inklusive E-Rechnungen, Angeboten, Zeiterfassung und Zahlungsintegration. Für technikaffine Freelancer die volle Datenkontrolle wollen ist das die mächtigste kostenlose Option.
✓ Vollständig kostenlos ✓ Voller Funktionsumfang ✓ Volle Datenkontrolle ✓ Keine Einschränkungen
✗ Technisches Know-how nötig ✗ Kein Support ✗ Eigener Server erforderlich
Fakturama – Kostenlose Open-Source Desktop-Software
Kostenlos (Open Source)
Fakturama ist eine kostenlose Open-Source Desktop-Software für Windows, Mac und Linux. Sie läuft vollständig lokal ohne Cloud-Abhängigkeit und unterstützt ZUGFeRD für die Erstellung von E-Rechnungen. Alle Dokumente werden im PDF/A-Format abgelegt. Besonders praktisch: eine Webshop-Schnittstelle für gängige Shop-Systeme ist ebenfalls enthalten. Wichtig zu wissen: XRechnung wird von Fakturama nicht unterstützt – wer Rechnungen an Behörden stellt braucht dafür ein anderes Tool.
✓ Dauerhaft kostenlos ✓ ZUGFeRD inklusive ✓ Windows, Mac & Linux ✓ Keine Cloud-Abhängigkeit ✓ Webshop-Schnittstelle
✗ Kein XRechnung ✗ Kein Cloud-Zugriff ✗ Keine mobile App ✗ Eingeschränkte Weiterentwicklung
xrechnungs.de – Kostenloser Online-Generator
Kostenlos bis 50 Rechnungen pro Monat
xrechnungs.de ist ein schlankes Online-Tool das bis zu 50 Rechnungen pro Monat kostenlos erstellt – ohne Anmeldung, ohne Kreditkarte, ohne Zeitlimit. XRechnung und ZUGFeRD werden unterstützt. Ideal für Freelancer die selten Rechnungen schreiben und keine vollständige Buchhaltungssoftware brauchen.
✓ Keine Anmeldung nötig ✓ 50 Rechnungen kostenlos ✓ XRechnung & ZUGFeRD ✓ Schnell und einfach
✗ Keine Archivierung ✗ Keine Kundenverwaltung ✗ Kein Buchhaltungsmodul
Kostenlose Einstiegstarife bekannter Anbieter
Mehrere etablierte Anbieter aus unserem Vergleich bieten kostenlose Einstiegstarife an – allerdings mit teils wichtigen Einschränkungen die du kennen solltest:
Papierkram – Eingeschränkte kostenlose Version
Kostenlos / ab 9,90 € pro Monat
Papierkram bietet eine dauerhaft kostenlose Free-Version – allerdings mit einer wichtigen Einschränkung: XRechnung und ZUGFeRD sind erst ab dem kostenpflichtigen Tarif S (ab 9,90 € pro Monat) verfügbar. Im Free-Tarif können E-Rechnungen nur im einfachen XML-Format erstellt werden. Wer XRechnung oder ZUGFeRD braucht – und das ist für die meisten B2B-Rechnungen relevant – muss upgraden.
✓ Dauerhaft kostenlos nutzbar ✓ Zeiterfassung inklusive ✓ E-Rechnungen im XML-Format
✗ XRechnung & ZUGFeRD nur ab 9,90 € / Monat ✗ Logo auf Rechnungen ✗ Kein Bankabgleich kostenlos
sevdesk * – Kostenloser Free-Tarif
Kostenlos / ab 12,90 € pro Monat
sevdesk bietet einen dauerhaft kostenlosen Free-Tarif mit dem du E-Rechnungen erstellen und versenden kannst. Im kostenlosen Tarif sind die monatlichen Rechnungen begrenzt – wer mehr schreibt oder Funktionen wie automatischen Bankabgleich braucht wechselt auf einen kostenpflichtigen Tarif. Die modernste Oberfläche am Markt steht auch im Free-Tarif zur Verfügung.
✓ Modernste Oberfläche ✓ Mobile App ✓ XRechnung & ZUGFeRD ✓ 14 Tage alle Funktionen testen
✗ Begrenzte Rechnungen im Free-Tarif ✗ Kein Bankabgleich kostenlos
Accountable * – Kostenlose Basisversion
Kostenlos / ab 9,90 € pro Monat
Accountable bietet eine kostenlose Basisversion die E-Rechnungen und grundlegende Buchhaltungsfunktionen enthält. Besonders stark ist Accountable bei automatischen Steuerberechnungen – ideal für Freelancer die auch die Steuererklärung in einem Tool erledigen wollen.
✓ Kostenlose Basisversion ✓ Steuerberechnung ✓ App-first ✓ E-Rechnung inklusive
✗ Eingeschränkte Funktionen kostenlos ✗ Erweiterte Features nur kostenpflichtig
easybill – Kostenlos bis 3 Kunden
Kostenlos bis 3 Kunden / dann nach Volumen
easybill bietet in der kostenlosen Version alle Funktionen – aber begrenzt auf 3 Kunden. Das ist ein fairer Ansatz für Gründer und Freelancer die noch am Anfang stehen. Wer wächst zahlt nach Rechnungsvolumen statt nach einem fixen Monatspreis.
✓ Alle Funktionen kostenlos ✓ Keine Kreditkarte ✓ Volumenbasiertes Pricing ✓ Starke E-Commerce-Integration
✗ Nur 3 Kunden kostenlos ✗ Schnell kostenpflichtig bei mehr Kunden
WISO MeinBüro – Kostenlose Basisversion
Kostenlos / ab 5,40 € pro Monat
WISO MeinBüro bietet eine kostenlose Basisversion die grundlegende Rechnungsfunktionen und E-Rechnungsunterstützung enthält. Besonders gut geeignet für Freelancer die auch eine direkte ELSTER-Anbindung für die Steuererklärung suchen.
✓ Kostenlose Basisversion ✓ ELSTER-Anbindung ✓ Desktop & Cloud
✗ Eingeschränkte kostenlose Version ✗ Etwas ältere Oberfläche
Alle Anbieter im vollständigen Vergleich
Kostenlos und kostenpflichtig – neutral bewertet mit Preisen und Funktionen.
Was kostenlose Tools meist nicht können
Kostenlose E-Rechnungssoftware hat gegenüber kostenpflichtigen Tools typische Einschränkungen:
- Eingeschränkte Formatunterstützung: Manche Free-Tarife unterstützen kein XRechnung oder ZUGFeRD – prüfe das immer vor der Nutzung
- Kein automatischer Bankabgleich: Zahlungseingänge müssen manuell abgehakt werden
- Keine automatischen Mahnungen: Überfällige Rechnungen werden nicht automatisch erkannt und angemahnt
- Begrenzte Rechnungsanzahl: Viele Free-Tarife erlauben nur eine bestimmte Anzahl Rechnungen pro Monat
- Kein DATEV-Export: Die Übergabe an den Steuerberater läuft nicht automatisch
- Eingeschränkte Archivierung: GoBD-konforme Archivierung ist nicht immer inklusive
Wichtig: Achte darauf dass auch dein kostenloses Tool GoBD-konform archiviert. E-Rechnungen müssen 10 Jahre unveränderbar aufbewahrt werden – das ist gesetzlich vorgeschrieben und gilt auch für kostenlose Tools.
Für wen lohnt sich ein kostenloses Tool?
Ein kostenloses Tool ist die richtige Wahl wenn du:
- Wenige Rechnungen pro Monat schreibst – zum Beispiel 1 bis 10
- Nur wenige Stammkunden hast
- Keinen Steuerberater mit DATEV-Anbindung nutzt
- Keinen automatischen Bankabgleich brauchst
- Gerade erst startest und die Kosten niedrig halten willst
Sobald du regelmäßig mehr als 10-15 Rechnungen im Monat schreibst, mit einem Steuerberater zusammenarbeitest oder Zeit durch Automatisierung sparen willst, lohnt sich ein kostenpflichtiger Tarif ab etwa 8-10 € pro Monat. Die Zeitersparnis allein rechtfertigt den Preis in der Regel schon im ersten Monat.
Häufige Fragen
Gibt es wirklich dauerhaft kostenlose E-Rechnungssoftware mit XRechnung und ZUGFeRD?
Ja – Invoice Ninja (Self-hosted) und xrechnungs.de bieten dauerhaft kostenlose Optionen mit XRechnung und ZUGFeRD. Fakturama unterstützt ZUGFeRD kostenlos, aber kein XRechnung. Bei Papierkram Free sind beide Formate nicht enthalten – dort erst ab Tarif S.
Kann ich mit der kostenlosen Papierkram-Version XRechnungen erstellen?
Nein – XRechnung und ZUGFeRD sind bei Papierkram erst ab dem Tarif S (ab 9,90 € pro Monat) verfügbar. Im kostenlosen Free-Tarif können E-Rechnungen nur im einfachen XML-Format erstellt werden.
Unterstützt Fakturama XRechnung?
Nein – Fakturama unterstützt ZUGFeRD, aber kein XRechnung. Wer Rechnungen an Behörden oder öffentliche Auftraggeber stellt braucht dafür ein anderes Tool da XRechnung dort Pflicht ist.
Erfüllen kostenlose Tools die E-Rechnungspflicht?
Nur wenn sie explizit XRechnung oder ZUGFeRD unterstützen. Prüfe das vor der Nutzung genau – nicht jeder kostenlose Free-Tarif unterstützt beide Formate vollständig.
Wann lohnt sich der Wechsel auf einen kostenpflichtigen Tarif?
Sobald du regelmäßig mehr als 10-15 Rechnungen im Monat schreibst, einen Steuerberater mit DATEV-Anbindung nutzt oder durch Automatisierung Zeit sparen willst. Ab etwa 8-10 € pro Monat bekommst du deutlich mehr Komfort und Zeitersparnis.
Fazit: Kostenlos ist möglich – aber genau hinschauen
Kostenlose E-Rechnungssoftware gibt es wirklich – aber nicht jeder kostenlose Tarif unterstützt XRechnung und ZUGFeRD vollständig. Wer beide Formate kostenlos braucht ist mit xrechnungs.de oder Invoice Ninja am besten bedient. Fakturama ist eine solide kostenlose Desktop-Option wenn ZUGFeRD ausreicht und kein XRechnung gebraucht wird.
Wer regelmäßig viele Rechnungen schreibt, einen Steuerberater einbindet oder durch Automatisierung Zeit sparen will, stößt mit kostenlosen Tools schnell an Grenzen. Ein kostenpflichtiger Tarif ab etwa 8-10 € pro Monat amortisiert sich in der Regel bereits nach wenigen Stunden eingesparter Verwaltungszeit.
Alle E-Rechnungs-Tools im Vergleich
Kostenlos und kostenpflichtig – wir haben alle wichtigen Anbieter für Freelancer und Selbstständige neutral verglichen, inklusive Preise und Funktionen.
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Alle Angaben ohne Gewähr – Preise und Funktionen können sich ändern. Stand: Mai 2026.