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E-Rechnung erstellen: Schritt-für-Schritt Anleitung

5. Mai 2026 · 8 Min Lesezeit

Du sollst ab sofort E-Rechnungen stellen – aber niemand hat dir erklärt wie das eigentlich funktioniert. Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD? Reicht ein PDF nicht mehr? Und was passiert wenn du es falsch machst?

Diese Unsicherheit kennen gerade viele Freelancer und Selbstständige. Seit 2025 gilt die E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich – und wer nicht reagiert, riskiert Rechnungen die nicht anerkannt werden oder im schlimmsten Fall Probleme mit dem Finanzamt.

Was ist eine E-Rechnung – und warum reicht PDF nicht mehr?

Das ist der häufigste Irrtum: Eine E-Rechnung ist keine PDF-Datei. Ein normales PDF ist für das menschliche Auge lesbar – aber für Buchhaltungssysteme nicht automatisch verarbeitbar. Eine echte E-Rechnung ist ein strukturiertes Dateiformat das maschinell gelesen, geprüft und gebucht werden kann.

Die zwei wichtigsten Formate:

• XRechnung – reines XML, Pflicht für Rechnungen an Behörden und öffentliche Auftraggeber
• ZUGFeRD – PDF mit eingebettetem XML, ideal für den B2B-Alltag zwischen Unternehmen

Für die meisten Freelancer ist ZUGFeRD die praktischere Wahl – der Empfänger kann die Rechnung sowohl lesen als auch automatisch verarbeiten. XRechnung brauchst du nur wenn dein Auftraggeber eine Behörde ist.

Die schnellste Lösung: E-Rechnungssoftware

Wenn du regelmäßig Rechnungen stellst ist eine dedizierte E-Rechnungssoftware die mit Abstand einfachste Lösung. Du gibst deine Leistungen ein – das Tool generiert automatisch das korrekte XML-Format, verschickt die Rechnung und archiviert sie GoBD-konform. Kein manuelles Basteln, keine Fehler.

Tools wie lexoffice, sevdesk oder Papierkram sind speziell für Freelancer und Selbstständige gemacht – und unterstützen alle gängigen E-Rechnungsformate.

Schritt für Schritt: So erstellst du eine E-Rechnung

Egal ob du Software nutzt oder ein kostenloses Online-Tool – der Prozess folgt immer denselben Schritten:

Schritt 1: Pflichtangaben zusammenstellen

Diese Angaben braucht jede E-Rechnung:

• Name, Anschrift und Steuernummer oder USt-ID von dir und dem Empfänger
• Rechnungsdatum und fortlaufende Rechnungsnummer
• Leistungsbeschreibung, Menge, Nettobetrag, Steuersatz und Gesamtbetrag
• Zahlungsziel und IBAN
• Bei Behörden zusätzlich: Leitweg-ID des Empfängers

Schritt 2: Format wählen

ZUGFeRD für Unternehmen, XRechnung für Behörden. Im Zweifel beim Auftraggeber nachfragen – er weiß welches Format sein System verarbeiten kann.

Schritt 3: Rechnung erstellen und versenden

Mit Software: Daten eingeben, Format wählen, per E-Mail versenden – fertig in unter fünf Minuten. An Behörden: Upload über das E-Rechnungsportal des Bundes oder das jeweilige Landesportal.

Schritt 4: Archivieren

Mindestens 10 Jahre, im Originalformat, unveränderbar – so schreibt es die GoBD vor. Gute Software erledigt das automatisch.

Alternative: Kostenlose Tools für gelegentliche Rechnungen

Wer nur gelegentlich eine E-Rechnung stellt kann auch kostenlose Online-Generatoren nutzen. Das Bundesministerium stellt einen kostenlosen XRechnung-Generator bereit – du füllst ein Formular aus und lädst die fertige XML-Datei herunter.

Der Nachteil: Du musst jedes Mal alle Daten manuell eingeben, es gibt keine Anbindung an deine Buchhaltung und die Archivierung musst du selbst organisieren. Für mehr als zwei bis drei Rechnungen im Monat lohnt sich das nicht.

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Fazit

Eine E-Rechnung zu erstellen ist kein Hexenwerk – aber es braucht das richtige Werkzeug. Wer gelegentlich eine Rechnung stellt kommt mit kostenlosen Online-Tools aus. Wer regelmäßig Rechnungen schreibt sollte auf eine Software setzen: Sie spart Zeit, verhindert Fehler und archiviert automatisch rechtskonform.

Die Wahl der richtigen Software ist dabei entscheidend – denn nicht jedes Tool bietet die gleiche Qualität bei E-Rechnungsformaten, DATEV-Integration oder Bedienbarkeit.