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E-Rechnung aufbewahren: Wie lange und wie richtig?
11. Mai 2026 · 6 Min Lesezeit
E-Rechnungen müssen genauso sorgfältig aufbewahrt werden wie Papierrechnungen – aber die Anforderungen unterscheiden sich in einem wichtigen Punkt: Das Originalformat muss erhalten bleiben. Was das konkret bedeutet, wie lange du E-Rechnungen aufbewahren musst und welche Fehler du dabei unbedingt vermeiden solltest, erfährst du in diesem Artikel.
Inhalt
Wie lange müssen E-Rechnungen aufbewahrt werden?
Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für E-Rechnungen entsprechen denen für klassische Papierrechnungen. Es gelten zwei unterschiedliche Fristen je nach Art des Dokuments:
Alle ausgestellten und empfangenen Rechnungen müssen 10 Jahre lang aufbewahrt werden. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres in dem die Rechnung erstellt wurde.
Für Geschäftsbriefe und andere steuerlich relevante Unterlagen gilt eine kürzere Aufbewahrungsfrist von 6 Jahren.
Wichtig: Die 10-Jahresfrist beginnt nicht mit dem Rechnungsdatum, sondern mit dem Ende des Kalenderjahres in dem die Rechnung erstellt wurde. Eine Rechnung vom Januar 2025 muss also bis Ende 2035 aufbewahrt werden.
Was die GoBD vorschreibt
Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form – kurz GoBD – legen fest wie digitale Dokumente aufbewahrt werden müssen. Für E-Rechnungen gelten dabei drei zentrale Anforderungen:
- Unveränderbarkeit: Die Rechnung darf nach der Archivierung nicht mehr verändert werden können. Jede nachträgliche Änderung muss protokolliert werden.
- Vollständigkeit: Alle Rechnungen müssen lückenlos archiviert werden – keine darf fehlen oder verloren gehen.
- Lesbarkeit: Die archivierten Rechnungen müssen jederzeit lesbar und abrufbar sein – auch noch nach zehn Jahren.
Achtung: Das Finanzamt kann bei einer Betriebsprüfung jederzeit Zugriff auf die archivierten Rechnungen verlangen. Wer keine GoBD-konforme Archivierung nachweisen kann, riskiert Nachzahlungen und Strafzuschläge.
Warum das Originalformat entscheidend ist
Hier liegt der wichtigste Unterschied zwischen E-Rechnungen und Papierrechnungen: Bei einer E-Rechnung muss das digitale Originalformat erhalten bleiben – also die XML-Datei oder das ZUGFeRD-PDF mit eingebettetem XML.
Das klingt selbstverständlich, wird in der Praxis aber häufig falsch gemacht. Diese Aufbewahrungsformen sind nicht GoBD-konform:
- E-Rechnung ausdrucken und im Papierordner abheften
- Screenshot oder Foto der E-Rechnung speichern
- E-Rechnung in ein anderes Dateiformat konvertieren und das Original löschen
- E-Rechnung nur im E-Mail-Postfach belassen ohne separate Archivierung
Merke: Bei einer ZUGFeRD-Rechnung muss das komplette PDF mit eingebettetem XML erhalten bleiben – nicht nur das sichtbare PDF. Wer die XML-Daten verliert, hat keine vollständige E-Rechnung mehr im Sinne des Gesetzes.
Welche Software archiviert E-Rechnungen automatisch GoBD-konform?
Wir haben die wichtigsten Anbieter neutral verglichen.
Typische Aufbewahrungsfehler
In der Praxis passieren beim Aufbewahren von E-Rechnungen immer wieder dieselben Fehler:
Fehler 1: E-Rechnungen nur im E-Mail-Postfach aufbewahren
Das E-Mail-Postfach ist kein GoBD-konformes Archivierungssystem. E-Mails können versehentlich gelöscht werden, Postfächer können voll laufen oder Anbieter können den Dienst einstellen. E-Rechnungen müssen separat und unveränderbar archiviert werden.
Fehler 2: Nur das PDF speichern, XML löschen
Bei ZUGFeRD-Rechnungen ist das PDF und die eingebettete XML-Datei eine Einheit. Wer die XML-Daten separat löscht oder nur das optische PDF ohne XML-Einbettung speichert, hat das Originalformat zerstört.
Fehler 3: Dokumente in normalen Ordnern ablegen
Dateien in normalen Windows- oder Mac-Ordnern können jederzeit verändert, umbenannt oder gelöscht werden. Das entspricht nicht der GoBD-Anforderung der Unveränderbarkeit. Es braucht ein System das Änderungen verhindert oder zumindest protokolliert.
Fehler 4: Software-Anbieter wechseln ohne Datenexport
Wer seine Rechnungssoftware wechselt und dabei nicht alle archivierten Rechnungen exportiert, verliert möglicherweise den Zugriff auf ältere Dokumente. Stelle immer sicher dass du beim Wechsel alle Daten mitnimmst.
Wie du E-Rechnungen richtig archivierst
Die einfachste und zuverlässigste Lösung ist der Einsatz einer modernen E-Rechnungssoftware. Tools wie Lexware Office, sevdesk oder Papierkram archivieren alle Rechnungen automatisch GoBD-konform – du musst dich um nichts kümmern.
Wer keine Software nutzen möchte, kann E-Rechnungen auch manuell archivieren. Dafür braucht es:
- Ein unveränderliches Speicherformat – zum Beispiel PDF/A für das visuelle Dokument, das Original-XML muss zusätzlich erhalten bleiben
- Ein Ablagesystem das Änderungen protokolliert oder verhindert – zum Beispiel ein DMS (Dokumentenmanagementsystem)
- Regelmäßige Backups an einem separaten Speicherort
- Sicherstellung dass die Dateien auch nach zehn Jahren noch lesbar sind
Tipp: Sprich mit deinem Steuerberater über das Thema Archivierung. Viele Steuerberater haben klare Empfehlungen welche Systeme sie akzeptieren und können dir beim Aufsetzen einer GoBD-konformen Lösung helfen.
Häufige Fragen
Muss ich E-Rechnungen ausdrucken und aufbewahren?
Nein. E-Rechnungen müssen im digitalen Originalformat aufbewahrt werden. Ein Ausdruck ersetzt nicht die digitale Archivierung – im Gegenteil: Wer nur den Ausdruck aufhebt und das Original löscht, verstößt gegen die GoBD.
Gilt die 10-Jahresfrist auch für Kleinunternehmer?
Ja. Die Aufbewahrungspflicht gilt unabhängig von der Unternehmensgröße für alle Unternehmer im B2B-Bereich. Auch Kleinunternehmer müssen Rechnungen 10 Jahre lang aufbewahren.
Was passiert wenn ich die Aufbewahrungsfrist nicht einhalte?
Das Finanzamt kann bei einer Betriebsprüfung fehlende Unterlagen beanstanden. Im schlimmsten Fall schätzt das Finanzamt die Einnahmen und Ausgaben – was in der Regel zu höheren Steuernachzahlungen führt als die tatsächlichen Zahlen ergeben hätten.
Darf ich E-Rechnungen in der Cloud speichern?
Ja – Cloud-Speicherung ist erlaubt, solange die GoBD-Anforderungen erfüllt sind. Der Speicherort darf sich auch im Ausland befinden, muss aber dem Finanzamt auf Anfrage zugänglich sein. Moderne E-Rechnungssoftware nutzt in der Regel GoBD-konforme Cloud-Archivierung.
Ab wann beginnt die 10-Jahresfrist?
Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres in dem die Rechnung erstellt wurde – nicht mit dem Rechnungsdatum selbst. Eine Rechnung vom 15. März 2025 muss also bis zum 31. Dezember 2035 aufbewahrt werden.
Fazit: 10 Jahre, unveränderbar, im Originalformat
Die Regel ist einfach: E-Rechnungen müssen 10 Jahre lang im digitalen Originalformat unveränderbar aufbewahrt werden. Wer das mit einer modernen Rechnungssoftware erledigt, muss sich darum keine Gedanken machen – die Archivierung läuft automatisch und GoBD-konform im Hintergrund.
Wer ohne Software arbeitet, sollte sich bewusst ein System einrichten das die GoBD-Anforderungen erfüllt – und regelmäßige Backups nicht vergessen. Im Zweifel hilft der Steuerberater weiter.
Finde jetzt die passende E-Rechnungssoftware
Mit der richtigen Software archivierst du E-Rechnungen automatisch GoBD-konform – ohne manuellen Aufwand und ohne das Risiko von Aufbewahrungsfehlern.
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Alle Angaben ohne Gewähr – bei rechtlichen Fragen wende dich an einen Steuerberater.