Recht
Wie lange muss ich E-Rechnungen speichern? Aufbewahrungsfristen 2025
18. Juli 2026 · 8 Min Lesezeit
Seit Januar 2025 gilt eine neue Aufbewahrungsfrist für Rechnungen: Durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz wurde die Frist von zehn auf acht Jahre verkürzt. Was das konkret bedeutet, welche Ausnahmen es gibt und wie E-Rechnungen korrekt archiviert werden müssen – dieser Artikel erklärt es verständlich und auf Basis der aktuellen Rechtslage.
Inhalt
Die neue Aufbewahrungsfrist seit 2025
Lange Zeit galt für Rechnungen und Buchungsbelege eine einheitliche Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren. Das hat sich geändert: Mit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) vom 23. Oktober 2024 hat der Gesetzgeber die Frist für Rechnungen auf acht Jahre verkürzt. Das Gesetz ist seit dem 1. Januar 2025 in Kraft.
Das Bundesministerium der Finanzen hat in seinem Schreiben vom 8. Juli 2025 die Details dieser Neuregelung verbindlich klargestellt und Einzelfragen abgegrenzt.
Rechtsgrundlage: Die Verkürzung der Aufbewahrungsfrist für Rechnungen von zehn auf acht Jahre ergibt sich aus dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) vom 23. Oktober 2024 (BGBl. I Nr. 323). Die maßgeblichen Paragraphen sind §14b Abs. 1 Satz 1 UStG, §147 Abs. 3 AO und §257 Abs. 4 HGB. Das BMF-Schreiben vom 8. Juli 2025 (GZ: III C 2 – S 7295/00005/003/080) regelt die praktische Anwendung.
Alle Fristen im Überblick
Für Unternehmen gelten je nach Dokumentenart drei unterschiedliche Aufbewahrungsfristen:
| Frist | Dokumente | 2026 vernichtbar |
|---|---|---|
| 8 Jahre | Rechnungen (E-Rechnungen, Papier- und PDF-Rechnungen), Buchungsbelege, Kontoauszüge, Quittungen, Lieferscheine, Lohn- und Gehaltsabrechnungen | Jahrgänge bis 2017 |
| 10 Jahre | Jahresabschlüsse, Bilanzen, Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Lageberichte, Verfahrensdokumentation (GoBD), umsatzsteuerliche Aufzeichnungen nach §22 UStG | Jahrgänge bis 2015 |
| 6 Jahre | Handelsbriefe, Geschäftskorrespondenz, empfangene und versandte Angebote | Jahrgänge bis 2019 |
Wichtig – Ausnahme §22 UStG: Das Bundesfinanzministerium weist in seinem Schreiben vom 8. Juli 2025 ausdrücklich darauf hin, dass die Aufbewahrungsfristen für umsatzsteuerliche Aufzeichnungen nach §22 Abs. 1 UStG nicht verkürzt wurden. Diese sind weiterhin zehn Jahre aufzubewahren. Das betrifft vor allem Aufzeichnungen über die vereinbarten Entgelte der Ausgangs- und Eingangsleistungen.
Wann beginnt die Frist?
Die Aufbewahrungsfrist beginnt immer mit dem Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde – nicht mit dem Datum der Rechnung selbst.
Beispiel:
Eine Rechnung wird am 15. März 2024 ausgestellt. Die Aufbewahrungsfrist beginnt am 31. Dezember 2024. Mit der neuen 8-Jahres-Frist endet sie am 31. Dezember 2032. Ab dem 1. Januar 2033 kann die Rechnung vernichtet werden.
Welche Rechnungen dürfen bereits jetzt vernichtet werden?
Das BMF-Schreiben vom 8. Juli 2025 stellt klar: Die Verkürzung gilt für alle Rechnungen, deren Aufbewahrungsfrist am 31. Dezember 2024 noch nicht abgelaufen war. Rechnungen die vor dem 1. Januar 2017 ausgestellt wurden müssen nicht mehr aufbewahrt werden.
Stand Juli 2026: Du darfst Rechnungen aus dem Jahr 2017 und früher bereits vernichten. Nach der alten 10-Jahres-Regel hätte die Frist für Rechnungen aus 2017 erst Ende 2027 geendet – du sparst dir also anderthalb Jahre Archivierungsaufwand.
Wichtige Ausnahmen
Die 8-Jahres-Frist gilt nicht uneingeschränkt. Es gibt drei wichtige Ausnahmen:
Ausnahme 1: Grundstücke und Vorsteuerberichtigungen
Rechnungen die für eine Vorsteuerberichtigung nach §15a UStG in Grundstücksfällen relevant sind müssen länger aufbewahrt werden. In diesen Fällen endet die Aufbewahrungsfrist erst wenn die Festsetzungsfrist für das letzte Jahr des zehnjährigen Berichtigungszeitraums abgelaufen ist. Wer also Immobilien kauft oder bewirtschaftet und die Vorsteuer geltend macht muss die entsprechenden Rechnungen in der Regel über zehn Jahre hinaus aufbewahren.
Ausnahme 2: Laufende Steuerverfahren und Rechtsbehelfe
Die Aufbewahrungsfrist läuft nicht ab solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind für die die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist. Das gilt auch wenn ein Einspruchs- oder Klageverfahren anhängig ist oder eine Betriebsprüfung angekündigt wurde. In solchen Fällen dürfen keine Unterlagen vernichtet werden – auch wenn die normale Frist bereits abgelaufen wäre.
Ausnahme 3: Banken und Versicherungen
Bei Kreditinstituten, Versicherungsunternehmen und Wertpapierinstituten gilt die Verkürzung auf acht Jahre erst für Rechnungen deren Aufbewahrungsfrist am 1. Januar 2026 noch nicht abgelaufen war – also mit einem Jahr Verzögerung gegenüber anderen Unternehmen.
Im Zweifel länger aufbewahren: Wenn unklar ist ob eine Ausnahme greift empfiehlt sich die Aufbewahrung über die Mindestfrist hinaus. Wer zu früh vernichtet riskiert bei einer Betriebsprüfung massive Probleme bis hin zu Schätzungsbescheiden. Bei Unsicherheiten sollte ein Steuerberater hinzugezogen werden.
E-Rechnungen: Besondere Pflichten bei der Archivierung
Für E-Rechnungen wie XRechnung oder ZUGFeRD gelten dieselben Aufbewahrungsfristen wie für Papier- und PDF-Rechnungen – also grundsätzlich acht Jahre. Aber bei der Art der Archivierung gibt es eine entscheidende Besonderheit:
Digitales Original muss digital bleiben
Was passiert, wenn du die Vorgaben nicht einhältst, haben wir in Was passiert, wenn ich keine E-Rechnung nutze? aufgeschrieben – kurz gesagt: Bußgelder sind selten, Probleme beim Vorsteuerabzug und in der Betriebsprüfung dagegen sehr real.
Eine E-Rechnung ist ein digitales Original. Sie muss zwingend im ursprünglichen elektronischen Format aufbewahrt werden – also als XRechnung im XML-Format oder als ZUGFeRD-PDF mit eingebettetem XML. Ein Ausdruck auf Papier gilt lediglich als Kopie und erfüllt die gesetzlichen Anforderungen nicht.
Was die GoBD verlangen – und was nicht
Inhaltlich muss die Archivierung den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung und Datenzugriff (GoBD) entsprechen. Das bedeutet konkret:
- Unveränderbarkeit: Die archivierte Rechnung darf nachträglich nicht verändert werden können
- Vollständigkeit: Alle empfangenen und ausgestellten Rechnungen müssen lückenlos archiviert sein
- Lesbarkeit: Die Rechnungen müssen während der gesamten Aufbewahrungsfrist jederzeit lesbar und abrufbar sein
- Maschinelle Auswertbarkeit: Das Finanzamt kann bei einer Prüfung auf die archivierten Daten in maschinell auswertbarer Form zugreifen
Kein Zwang zum Archivsystem: Das Bundesfinanzministerium stellt in seinen FAQ zur E-Rechnung ausdrücklich klar, dass allein wegen einer Speicherung und Archivierung außerhalb eines GoBD-konformen Datenverarbeitungssystems regelmäßig kein Verstoß gegen § 14b Abs. 1 UStG und die Unversehrtheit des Inhalts vorliegt. Entscheidend ist also das Ergebnis – die Originaldatei muss unverändert, vollständig und über acht Jahre auffindbar bleiben – nicht das eingesetzte Werkzeug.
Gut zu wissen: Auch die E-Mail, die eine E-Rechnung als Anhang enthält, muss nicht zwingend archiviert werden – sofern sie lediglich als Übertragungsweg dient und keine weiteren buchhalterisch relevanten Informationen im E-Mail-Text enthalten sind die über den Rechnungsanhang hinausgehen.
Wie Software die Archivierung erleichtert
Wer nur wenige Rechnungen im Jahr hat, kann die Anforderungen grundsätzlich auch mit einer sauber organisierten Ordnerstruktur und einem zuverlässigen Backup erfüllen – vorgeschrieben ist ein zertifiziertes Archivsystem nicht. Der Haken liegt in der Praxis: Dateien werden umbenannt, versehentlich überschrieben oder Backups vergessen, und nach acht Jahren muss das Original trotzdem noch unverändert auffindbar sein. Eine spezialisierte Rechnungssoftware nimmt dir genau diese Organisation ab:
- Alle Rechnungen werden unveränderbar und mit Zeitstempel archiviert
- Die Aufbewahrungsfristen werden automatisch verwaltet
- Der Zugriff für das Finanzamt bei einer Prüfung ist jederzeit möglich
- Backups laufen automatisch in der Cloud
Welche Software archiviert GoBD-konform?
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Häufige Fragen
Wie lange muss ich E-Rechnungen aufbewahren?
Grundsätzlich acht Jahre – gerechnet ab dem Ende des Kalenderjahres in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Diese Frist gilt seit dem 1. Januar 2025 durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV). Ausnahmen gelten für Grundstücksfälle und laufende Steuerverfahren.
Gilt die neue 8-Jahres-Frist auch für ältere Rechnungen?
Ja – die Verkürzung gilt rückwirkend für alle Rechnungen, deren bisherige 10-Jahres-Frist am 31. Dezember 2024 noch nicht abgelaufen war. Rechnungen vor dem 1. Januar 2017 müssen demnach nicht mehr aufbewahrt werden.
Darf ich E-Rechnungen ausdrucken und auf Papier aufbewahren?
Nein. Eine E-Rechnung ist ein digitales Original und muss im ursprünglichen elektronischen Format aufbewahrt werden – der Ausdruck gilt nur als Kopie und erfüllt die gesetzlichen Anforderungen nicht. Eine spezielle Archivsoftware ist dagegen nicht vorgeschrieben; entscheidend ist, dass die Originaldatei unverändert und auffindbar bleibt.
Was ist der Unterschied zwischen der 8-Jahres-Frist und der 10-Jahres-Frist?
Die 8-Jahres-Frist gilt für Rechnungen und sonstige Buchungsbelege. Die 10-Jahres-Frist bleibt für Jahresabschlüsse, Bilanzen, Handelsbücher und umsatzsteuerliche Aufzeichnungen nach §22 UStG bestehen. Das BMF hat im Schreiben vom 8. Juli 2025 ausdrücklich klargestellt, dass letztere nicht verkürzt wurden.
Was passiert wenn ich Rechnungen zu früh vernichte?
Das kann bei einer Betriebsprüfung zu erheblichen Problemen führen – bis hin zu Schätzungsbescheiden durch das Finanzamt und der Aberkennung des Vorsteuerabzugs. Wer unsicher ist ob eine Ausnahme greift sollte lieber länger aufbewahren und einen Steuerberater befragen.
Gilt die Aufbewahrungspflicht auch für Kleinunternehmer?
Ja – auch Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind verpflichtet, ihre Rechnungen acht Jahre aufzubewahren. Die Kleinunternehmerregelung befreit nur von der Umsatzsteuer, nicht von der Aufbewahrungspflicht.
Fazit: 8 Jahre – aber auf die richtige Art
Die neue 8-Jahres-Frist für Rechnungen ist eine echte Erleichterung und gilt seit dem 1. Januar 2025. Wer 2026 aufräumt kann Rechnungen aus dem Jahr 2017 und früher bereits vernichten. Für Jahresabschlüsse, Bilanzen und umsatzsteuerliche Aufzeichnungen nach §22 UStG bleibt es bei zehn Jahren.
Entscheidend ist aber nicht nur, wie lange, sondern auch wie aufbewahrt wird: E-Rechnungen müssen im digitalen Originalformat erhalten bleiben – unverändert, vollständig und über die gesamte Frist auffindbar. Was dabei technisch überhaupt passiert, erklären wir in Was beim Versand einer E-Rechnung technisch passiert. Ein zertifiziertes Archivsystem ist dafür nicht vorgeschrieben. Wer aber regelmäßig Rechnungen schreibt, spart sich mit einer modernen Rechnungssoftware die manuelle Organisation und das Risiko, dass nach Jahren etwas fehlt.
Quellen: BMF-Schreiben vom 8. Juli 2025, Bundesministerium der Finanzen (GZ: III C 2 – S 7295/00005/003/080) – Änderungen durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV), BGBl. I Nr. 323 vom 23. Oktober 2024; FAQ des Bundesministeriums der Finanzen zur obligatorischen E-Rechnung, Stand März 2026 (Frage 13).
Alle Angaben ohne Gewähr – dieser Artikel stellt keine Steuer- oder Rechtsberatung dar. Bei konkreten Fragen wende dich an einen Steuerberater.
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