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Typische Fehler bei der Umstellung auf E-Rechnungen

10. Mai 2026 · 8 Min Lesezeit

Die E-Rechnungspflicht ist da – und viele Selbstständige und Kleinunternehmer machen bei der Umstellung dieselben Fehler. Manche merken es erst, wenn eine Rechnung zurückgewiesen wird oder das Finanzamt nachfragt. Dieser Artikel zeigt die häufigsten Stolperfallen und wie du sie von Anfang an vermeidest.

Inhalt

Fehler 1: PDF weiter als E-Rechnung verschicken
Fehler 2: Falsches Format für den Empfänger
Fehler 3: Pflichtangaben unvollständig
Fehler 4: Leitweg-ID vergessen
Fehler 5: Falsche Archivierung
Fehler 6: Zu lange warten
Fehler 7: Software ohne E-Rechnungs-Support nutzen
Bonus: Nicht jeder Fehler ist ein Rechtsproblem
Häufige Fragen
Fazit

Fehler 1: PDF weiter als E-Rechnung verschicken

Das ist der mit Abstand häufigste Fehler: Ein normales PDF per E-Mail verschicken und es als E-Rechnung bezeichnen. Das klingt nach E-Rechnung – ist es aber nicht.

Eine echte E-Rechnung muss strukturierte, maschinenlesbare Daten enthalten, die der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. Ein normales PDF erfüllt diese Anforderung nicht – egal wie professionell es aussieht oder wie es verschickt wird.

❌ Was viele tun: PDF aus Word oder Excel exportieren und per E-Mail senden

✓ Was du tun solltest: Eine Software nutzen, die automatisch ZUGFeRD oder XRechnung erzeugt – dann ist die Rechnung sowohl lesbar als auch maschinenlesbar.

Fehler 2: Falsches Format für den Empfänger wählen

Nicht jedes E-Rechnungsformat passt für jeden Empfänger. In Deutschland sind zwei Formate gängig – und welches du nutzen solltest, hängt davon ab, an wen du deine Rechnung stellst.

ZUGFeRD – das hybride Format aus PDF und XML, ideal für B2B-Rechnungen an private Unternehmen
XRechnung – reines XML-Format, Pflicht für Rechnungen an Behörden, Kommunen und öffentliche Auftraggeber

Wer eine XRechnung an einen privaten Geschäftskunden schickt, dessen System das Format nicht verarbeiten kann, oder umgekehrt eine ZUGFeRD-Rechnung an eine Behörde – in beiden Fällen kann die Rechnung zurückgewiesen werden. Mehr zu den Unterschieden im Detail findest du im Artikel XRechnung vs. ZUGFeRD.

Tipp: Frag deinen Auftraggeber vor der ersten Rechnung, welches Format sein System verarbeiten kann. Das spart Nachfragen und Verzögerungen bei der Zahlung. Übrigens sind XRechnung und ZUGFeRD nicht die einzigen erlaubten Formate: Zulässig ist jedes strukturierte Format nach EN 16931, und Aussteller und Empfänger können ein abweichendes Format vereinbaren, etwa im EDI-Verfahren.

Fehler 3: Pflichtangaben unvollständig ausfüllen

Eine E-Rechnung muss alle umsatzsteuerlichen Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG enthalten. Fehlt eine davon, ist die Rechnung nicht ordnungsmäßig – und der Empfänger kann sie zurückweisen oder Probleme beim Vorsteuerabzug bekommen.

Diese Angaben sind Pflicht:

Name und Anschrift von Rechnungssteller und Empfänger
Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Rechnungsstellers
Ausstellungsdatum der Rechnung
Fortlaufende Rechnungsnummer
Menge und Art der gelieferten Gegenstände beziehungsweise Umfang und Art der Leistung
Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung
Entgelt, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen und Steuerbefreiungen
Steuersatz und Steuerbetrag – oder der Hinweis auf eine Steuerbefreiung
Im Voraus vereinbarte Entgeltminderungen, etwa Skonto

Häufiges Missverständnis: IBAN und Zahlungsziel gehören nicht zu den umsatzsteuerlichen Pflichtangaben. Sie sind in der Praxis natürlich sinnvoll, damit du dein Geld bekommst – aber eine Rechnung ohne Bankverbindung ist deshalb nicht unwirksam.

Bei einer E-Rechnung kommt eine zusätzliche Anforderung dazu: Alle diese Pflichtangaben müssen im strukturierten Teil der Rechnung stehen. Ein Verweis auf eine Anlage, in der die Angaben unstrukturiert enthalten sind, genügt nicht – und ein Link auf ein externes Ziel erst recht nicht. Ergänzende Angaben, etwa eine Aufschlüsselung von Stundennachweisen als PDF, dürfen dagegen als Anhang in der Rechnung liegen.

Achtung: Besonders der Zeitpunkt der Leistung wird häufig vergessen. Er ist nicht dasselbe wie das Rechnungsdatum – das Leistungsdatum gibt an, wann die Leistung erbracht wurde, nicht wann die Rechnung geschrieben wurde. Bei einer E-Rechnung muss diese Angabe im strukturierten Datenformat stehen; die bei Papier- und PDF-Rechnungen zulässige Formulierung „Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum“ genügt hier nicht.

Fehler 4: Leitweg-ID vergessen bei Behörden

Wer Rechnungen an öffentliche Auftraggeber stellt, braucht zwingend die Leitweg-ID des Empfängers. Diese Kennnummer sorgt dafür, dass die Rechnung intern beim richtigen Empfänger ankommt.

Ohne Leitweg-ID landet die XRechnung im Nirgendwo – sie wird nicht zugestellt, nicht verarbeitet und nicht bezahlt. Das passiert erstaunlich oft, weil Freelancer die Leitweg-ID schlicht nicht kennen oder vergessen nachzufragen.

❌ Was viele tun: XRechnung ohne Leitweg-ID an die allgemeine E-Mail-Adresse der Behörde schicken

✓ Was du tun solltest: Vor dem ersten Auftrag die Leitweg-ID beim Auftraggeber erfragen und in deiner Software hinterlegen.

Nicht verwechseln: Bei Rechnungen an andere Unternehmen brauchst du keine Leitweg-ID. Das entsprechende Pflichtfeld der XRechnung („BT-10 Buyer reference“) darf dort mit einem Platzhalter gefüllt werden – umsatzsteuerlich ist eine fehlende Angabe in diesem Feld unbeachtlich. Technisch kann ein Prüfwerkzeug das trotzdem als Fehler melden.

Welche Software vermeidet diese Fehler automatisch?

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Fehler 5: E-Rechnungen falsch archivieren

Rechnungen müssen acht Jahre lang aufbewahrt werden. Bei einer E-Rechnung gilt zusätzlich: Der strukturierte Teil muss unversehrt in seiner ursprünglichen Form erhalten bleiben. Das klingt selbstverständlich – wird in der Praxis aber häufig falsch umgesetzt.

Zwei Klarstellungen, die viel Ärger ersparen: Die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen und Buchungsbelege wurde mit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz von zehn auf acht Jahre verkürzt und gilt seit 2025. Ältere Quellen nennen oft noch zehn Jahre – das ist veraltet. Und: Ein GoBD-konformes Archivsystem ist gesetzlich nicht vorgeschrieben. Allein weil du E-Rechnungen außerhalb eines solchen Systems speicherst, liegt kein Verstoß gegen die Aufbewahrungspflicht vor. Die Pflicht selbst gilt natürlich weiter – nur eben nicht in einer bestimmten Software.

Diese Archivierungsfehler passieren besonders häufig:

Ausdrucken und im Ordner abheften: Das Originalformat muss erhalten bleiben – ein Ausdruck reicht nicht
Nur einen Screenshot speichern: Damit ist der strukturierte Datenteil verloren, und genau der ist der maßgebliche
Die Datei nachträglich verändern oder umwandeln: Wer eine XRechnung in ein PDF konvertiert und das Original löscht, kann die Unversehrtheit nicht mehr nachweisen
Nur in der Software des Anbieters lassen: Wenn du den Anbieter wechselst oder die Software eingestellt wird, musst du weiter Zugriff auf deine Daten haben

Lösung: Wichtig ist nicht ein bestimmtes System, sondern dass die Originaldatei acht Jahre lang unverändert und lesbar verfügbar bleibt. Eine Buchhaltungssoftware erledigt das komfortabel und dokumentiert es gleich mit; wer es selbst organisiert, braucht vor allem eine Ablage, in der Dateien nicht versehentlich überschrieben oder gelöscht werden – plus ein Backup.

Fehler 6: Zu lange mit der Umstellung warten

Viele Selbstständige denken: „Ich muss erst 2027 oder 2028 E-Rechnungen ausstellen – ich habe noch Zeit.“ Das stimmt zwar für die Ausstellungspflicht, aber nicht für den Empfang.

Seit Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen im B2B-Bereich in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Wer das nicht kann, riskiert Konflikte mit Lieferanten – und hat keinen Anspruch darauf, stattdessen eine PDF- oder Papierrechnung zu bekommen. Wie du den Empfang einrichtest, erklärt der Artikel E-Rechnung empfangen.

Außerdem: Wer früh umstellt, hat Zeit, sich in Ruhe einzuarbeiten, die passende Software zu finden und Prozesse zu testen – ohne den Zeitdruck kurz vor der Deadline.

Fehler 7: Software nutzen, die keine E-Rechnungen unterstützt

Viele Selbstständige nutzen noch Word, Excel oder ältere Rechnungsprogramme, um ihre Rechnungen zu schreiben. Diese Tools erzeugen keine gültigen E-Rechnungen – egal wie gut die Rechnung optisch aussieht.

Auch manche neueren Tools unterstützen E-Rechnungen nur eingeschränkt – zum Beispiel nur ZUGFeRD, aber nicht XRechnung, oder nur den Versand und nicht den Empfang. Prüfe vor dem Einsatz einer Software immer explizit, ob beide Richtungen abgedeckt sind. Genau diese Unterscheidung führen wir in unserem Software-Vergleich für jeden Anbieter einzeln auf.

❌ Was viele tun: Rechnungen weiter in Word oder Excel schreiben und als PDF exportieren

✓ Was du tun solltest: Eine Software einsetzen, die XRechnung und ZUGFeRD unterstützt – und zwar beim Erstellen und beim Empfangen.

Bonus: Nicht jeder Fehler ist ein Rechtsproblem

Wenn ein Prüfwerkzeug eine E-Rechnung beanstandet, heißt das nicht automatisch, dass etwas steuerlich falsch ist. Das Bundesfinanzministerium unterscheidet drei Fehlerarten, und die haben ganz unterschiedliche Folgen:

Formatfehler: Die Datei entspricht nicht den zulässigen Syntaxen oder lässt sich nicht vollständig auslesen. Dann ist es rechtlich gar keine E-Rechnung, sondern eine „sonstige Rechnung“.
Geschäftsregelfehler: Die Datei verstößt gegen die technischen Regeln des Formats – etwa ein leeres Pflichtfeld. Betrifft das Feld keine umsatzsteuerliche Pflichtangabe, ist der Fehler umsatzsteuerlich unbeachtlich.
Inhaltsfehler: Eine umsatzsteuerliche Pflichtangabe fehlt oder ist falsch. Das ist der Fehler, der wirklich zählt – und er kann auch dann vorliegen, wenn die technische Prüfung nichts meldet, zum Beispiel bei einem falschen Steuersatz.

Praktisch heißt das zweierlei: Eine rote Meldung im Prüfbericht ist kein Grund zur Panik, und eine grüne Meldung ist kein Freibrief. Die inhaltliche Prüfung auf Vollständigkeit und Richtigkeit bleibt deine Aufgabe – ein Prüfwerkzeug unterstützt dabei, es ersetzt sie nicht.

Häufige Fragen

Was passiert, wenn ich eine fehlerhafte E-Rechnung schicke?

Der Empfänger kann die Rechnung ablehnen oder zurückweisen. Das verzögert die Zahlung und kann dazu führen, dass der Vorsteuerabzug beim Empfänger zunächst versagt wird. Eine berichtigte Rechnung muss dann in der Form der E-Rechnung nachgereicht werden und eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung Bezug nehmen.

Wie erkenne ich, ob meine E-Rechnung gültig ist?

Du kannst E-Rechnungen mit dem kostenlosen KoSIT-Validator online prüfen. Gute E-Rechnungssoftware validiert die Rechnung automatisch vor dem Versand und weist auf Fehler hin. Vorgeschrieben ist eine Validierung nicht – sie ist aber ein sinnvoller Nachweis, und du darfst dich bei kaufmännischer Sorgfalt auf ihr technisches Ergebnis verlassen.

Muss ich alle alten PDF-Rechnungen auf E-Rechnungen umstellen?

Nein – die Pflicht gilt für neue Rechnungen ab dem jeweiligen Stichtag. Alte PDF-Rechnungen, die du bereits ausgestellt hast, müssen nicht nachträglich konvertiert werden.

Kann mein Steuerberater bei der Umstellung helfen?

Ja – viele Steuerberater haben bereits Erfahrung mit E-Rechnungen und können bei der Archivierung, beim Datenaustausch und bei der Wahl der Software beraten. Tools mit DATEV-Export erleichtern die Zusammenarbeit erheblich.

Fazit: Die meisten Fehler sind vermeidbar

Die gute Nachricht: Fast alle typischen Fehler bei der Umstellung auf E-Rechnungen sind vermeidbar – wenn man weiß, worauf man achten muss. Der größte Hebel ist die Wahl der richtigen Software. Wer ein Tool nutzt, das XRechnung und ZUGFeRD in beiden Richtungen unterstützt und die Pflichtangaben prüft, vermeidet die meisten Fehler von selbst.

Der Rest ist eine Frage der Vorbereitung: das richtige Format kennen, die Leitweg-ID rechtzeitig erfragen, die Originaldateien acht Jahre lang unverändert aufbewahren und nicht bis zur letzten Minute warten.

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