Recht
Was passiert, wenn ich keine E-Rechnung nutze?
6. Mai 2026 · aktualisiert September 2026 · 7 Min Lesezeit · Rechtsstand: BMF-FAQ (März 2026) und BMF-Schreiben vom 15.10.2025
Viele Selbstständige und kleine Unternehmen fragen sich, was eigentlich passiert, wenn sie einfach weiter Rechnungen per PDF oder per Post verschicken. Die ehrliche Antwort: Es kommt darauf an – auf deinen Umsatz, auf deinen Status als Kleinunternehmer und darauf, ob es ums Ausstellen oder ums Empfangen geht. Wir zeigen, was wann gilt und welche Folgen tatsächlich drohen.
Inhalt
Zwei Pflichten, die man auseinanderhalten muss
Die meisten Missverständnisse rund um die E-Rechnung entstehen, weil zwei verschiedene Pflichten in einen Topf geworfen werden:
- Empfangen: Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen entgegennehmen können – ohne Ausnahme, auch Kleinunternehmer.
- Ausstellen: Die Pflicht, selbst E-Rechnungen zu verschicken, kommt gestaffelt ab 2027 – und nicht für alle.
Beide Pflichten gelten nur für Rechnungen zwischen zwei im Inland ansässigen Unternehmen. Rechnungen an Privatkunden sind nicht betroffen, ebenso wenig Rechnungen ins Ausland.
Was ist eine E-Rechnung? Ein strukturierter, maschinenlesbarer Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931 – in Deutschland meist als XRechnung (reines XML) oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (PDF mit eingebettetem XML). Ein normales PDF per E-Mail ist keine E-Rechnung, sondern eine sogenannte „sonstige Rechnung“.
Ab wann gilt was?
Für das Ausstellen gibt es Übergangsfristen. Entscheidend ist dein Gesamtumsatz des Vorjahres – nicht nur der B2B-Anteil und nicht der Gewinn:
| Zeitraum | Was gilt |
|---|---|
| seit 1.1.2025 | Empfangen müssen alle inländischen Unternehmen können. Ausstellen dürfen alle weiterhin Papierrechnungen (ohne Zustimmung des Empfängers) oder PDF-Rechnungen (nur mit Zustimmung). |
| ab 1.1.2027 | Wer im Vorjahr mehr als 800.000 € Gesamtumsatz hatte, muss inländische B2B-Rechnungen als E-Rechnung ausstellen. |
| bis 31.12.2027 | Alle übrigen dürfen weiter sonstige Rechnungen ausstellen. |
| ab 1.1.2028 | Die Ausstellungspflicht gilt für alle übrigen inländischen B2B-Unternehmen – mit Ausnahme der Kleinunternehmer. |
Wie die 800.000-Euro-Grenze genau berechnet wird, erklären wir unter E-Rechnungspflicht ab 800.000 Euro. Den vollständigen Überblick über Stichtage und Ausnahmen findest du bei der E-Rechnungspflicht.
Was gilt für Kleinunternehmer?
Wer die Kleinunternehmerregelung nutzt, ist vom Ausstellen von E-Rechnungen befreit (§ 34a UStDV) – auch über 2028 hinaus, solange die Regelung genutzt wird. Mit dem Wechsel zur Regelbesteuerung endet die Befreiung.
Vom Empfangen befreit die Kleinunternehmerregelung dagegen nicht. Diese Pflicht gilt seit 2025 auch für dich. Mehr dazu im Artikel E-Rechnung für Kleinunternehmer.
Häufiger Irrtum in beide Richtungen: „Als Kleinunternehmer betrifft mich das alles nicht“ ist falsch – empfangen musst du. „Als Kleinunternehmer muss ich ab 2028 auch E-Rechnungen ausstellen“ ist ebenfalls falsch – vom Ausstellen bist du befreit.
Folgen beim Ausstellen
Solange für dich die Übergangsfrist läuft, hat eine Papier- oder PDF-Rechnung keine rechtlichen Folgen – vorausgesetzt, beim PDF hat der Empfänger zugestimmt. Relevant wird es erst ab deinem Stichtag.
1. Dein Kunde hat ein Problem beim Vorsteuerabzug
Stellst du trotz bestehender Pflicht eine sonstige Rechnung aus, berechtigt sie deinen Kunden dem Grunde nach nicht zum Vorsteuerabzug. Das Risiko trägt also zunächst dein Kunde, nicht du – und genau deshalb wird er eine korrekte E-Rechnung verlangen, bevor er zahlt.
Das Bundesfinanzministerium schränkt das allerdings selbst ein: Ist die sonstige Rechnung inhaltlich richtig, gelten die objektiven Nachweisvoraussetzungen regelmäßig als erfüllt. Das Risiko ist real, aber kein Automatismus. Die Frage liegt zudem derzeit beim Bundesfinanzhof (Az. V B 118/25), das Verfahren läuft.
2. Deine Zahlung verzögert sich
In der Praxis ist das die spürbarste Folge: Ein Kunde, der seine Vorsteuer sichern will, bezahlt die fehlerhafte Rechnung nicht, sondern fordert eine neue an. Bei öffentlichen Auftraggebern gilt das schon länger – Bundesbehörden nehmen seit Ende November 2020 nur noch E-Rechnungen an, bei Ländern und Kommunen ist die Lage unterschiedlich.
3. Du musst nachträglich korrigieren
Heilen lässt sich das durch eine nachträgliche E-Rechnung, die eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung Bezug nimmt. Das ist kein Drama, aber doppelte Arbeit – und bei vielen Rechnungen ein echter Zeitfaktor.
Nicht jeder Fehler ist ein Rechtsproblem: Auch eine technisch erzeugte E-Rechnung kann fehlerhaft sein. Das BMF unterscheidet Format-, Geschäftsregel- und Inhaltsfehler mit sehr unterschiedlichen Folgen. Welche wirklich zählen, erklären wir bei den typischen Fehlern bei der Umstellung.
Folgen beim Empfangen
Beim Empfangen ist die Lage eindeutiger – und für viele überraschend. Wer eine E-Rechnung nicht empfangen kann oder die Annahme verweigert, hat keinen Anspruch darauf, stattdessen eine Papier- oder PDF-Rechnung zu bekommen. Der Aussteller hat seine Pflicht erfüllt, sobald er eine E-Rechnung ausgestellt und sich nachweislich um die Übermittlung bemüht hat.
Die Folge trifft also dich: Du hast eine Rechnung, die du nicht verarbeiten kannst – und damit im Zweifel ein Problem bei deinem eigenen Vorsteuerabzug und deiner Buchhaltung.
Die gute Nachricht: Für den Empfang genügt rechtlich ein normales E-Mail-Postfach, ein gesondertes Rechnungspostfach ist nicht nötig. Zum Lesen einer XRechnung reicht ein kostenloser Viewer, etwa der E-Rechnungsviewer der Finanzverwaltung. Aufbewahren musst du die Rechnung acht Jahre im empfangenen Format – ein spezielles Archivsystem schreibt das Gesetz nicht vor. Details im Artikel E-Rechnung empfangen.
So sicherst du dich ab
Die Umstellung ist überschaubar, wenn du sie in der richtigen Reihenfolge angehst:
- Stichtag bestimmen: Kleinunternehmer, unter 800.000 € oder darüber? Im Zweifel hilft unser E-Rechnungspflicht-Check.
- Empfang sofort klären: Diese Pflicht gilt schon – ein Postfach und ein Viewer reichen für den Anfang.
- Software für das Ausstellen wählen: Achte darauf, ob ein Tarif E-Rechnungen erstellen oder nur empfangen kann. Das ist bei vielen Anbietern nicht dasselbe.
Genau bei diesem Unterschied liegen die meisten Fehlkäufe. Ein paar Beispiele aus unserem Vergleich: Bei Lexware Office kann der günstigste Tarif S nur empfangen, erstellen geht erst ab Tarif M. Bei Papierkram ist der Empfang schon kostenlos, das Erstellen ab Tarif S. sevdesk erlaubt im Gratis-Tarif das Erstellen von bis zu drei E-Rechnungen im Monat, empfängt aber erst im Buchhaltungstarif.
Erstellen, empfangen oder beides?
In unserem Vergleich siehst du für jeden Anbieter getrennt, was welcher Tarif kann.
Häufige Fragen
Darf ich 2026 noch PDF-Rechnungen verschicken?
Ja, im B2B-Bereich mit Zustimmung des Empfängers. Papierrechnungen sind in der Übergangszeit sogar ohne Zustimmung zulässig. Ab deinem Stichtag – 2027 oder 2028 – ist das für inländische B2B-Rechnungen nicht mehr möglich, außer du bist Kleinunternehmer.
Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen ausstellen?
Nein. Kleinunternehmer sind nach § 34a UStDV vom Ausstellen befreit, solange sie die Kleinunternehmerregelung nutzen. Empfangen können müssen sie E-Rechnungen aber seit 2025.
Ist eine PDF-Rechnung nach meinem Stichtag ungültig?
Nicht im Sinne von „nichtig“. Sie bleibt eine sonstige Rechnung, erfüllt aber nicht mehr die Anforderungen für inländische B2B-Umsätze. Das Problem entsteht vor allem beim Vorsteuerabzug deines Kunden.
Kann ich eine E-Rechnung ablehnen, weil ich sie nicht lesen kann?
Du kannst die Annahme verweigern, hast dann aber keinen Anspruch auf eine alternative Papier- oder PDF-Rechnung. Der Aussteller hat seine Pflicht erfüllt. Sinnvoller ist es, den Empfang einzurichten – ein E-Mail-Postfach und ein kostenloser Viewer genügen.
Gilt das auch für kleine Beträge?
Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto sind ausgenommen. Maßgeblich ist der Gesamtbetrag der Rechnung – liegt er darüber, braucht es eine E-Rechnung.
Fazit: Kein Grund zur Panik, aber zum Sortieren
Wer heute noch keine E-Rechnungen nutzt, steht nicht automatisch im Risiko. Die Empfangspflicht gilt allerdings schon – und die lässt sich mit einem E-Mail-Postfach und einem kostenlosen Viewer erfüllen. Beim Ausstellen hängt alles an deinem Stichtag: 2027 bei mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz, 2028 für alle übrigen, gar nicht für Kleinunternehmer.
Die eigentliche Folge einer falschen Rechnung ab deinem Stichtag ist weniger ein Bußgeld als ein unzufriedener Kunde, der seine Vorsteuer absichern will und deshalb nicht zahlt. Wer rechtzeitig auf ein Tool umstellt, das E-Rechnungen tatsächlich erstellt – und nicht nur empfängt –, vermeidet genau das.
Finde das passende Tool für deinen Stichtag
Wir haben alle wichtigen Anbieter nach öffentlichen Angaben, Herstellerinformationen und Nutzerbewertungen verglichen – mit Preisen und getrennter Angabe für Erstellen und Empfangen.
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Rechtsgrundlage: §§ 14, 14b, 27 Abs. 38 UStG, §§ 33, 34a UStDV, die FAQ des Bundesministeriums der Finanzen zur obligatorischen E-Rechnung (Stand: März 2026) sowie das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 zur Anpassung des Umsatzsteuer-Anwendungserlasses (insbesondere Abschnitte 14.1 Abs. 5 und 15.2a). Dieser Artikel ersetzt keine steuerliche Beratung.
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