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E-Rechnung für Handwerker: Pflicht, Software und praktische Tipps

7. Mai 2026 · 7 Min Lesezeit

Was ist die E-Rechnungspflicht – und gilt sie für Handwerker?

Seit dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland eine neue gesetzliche Regelung: Alle Unternehmen im B2B-Bereich – also Geschäfte zwischen Unternehmen – müssen in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen. Das betrifft auch Handwerker, Handwerksbetriebe und selbstständige Handwerker ohne Angestellte.

Eine E-Rechnung ist dabei nicht einfach ein PDF per E-Mail. Sie muss ein strukturiertes, maschinenlesbares Format haben – also entweder XRechnung oder ZUGFeRD. Nur diese Formate gelten laut dem Wachstumschancengesetz als echte E-Rechnungen.

E-Rechnungen empfangen: Was du ab 2025 brauchst

Die erste Stufe der Pflicht gilt bereits: Du musst als Handwerker in der Lage sein, E-Rechnungen von deinen Lieferanten und Auftraggebern zu empfangen. Das klingt komplizierter als es ist.

Für den reinen Empfang reicht zunächst ein normales E-Mail-Postfach – solange du die Datei öffnen und archivieren kannst. Wichtig ist aber, dass du die Rechnung GoBD-konform aufbewahrst, also unveränderbar und für mindestens zehn Jahre zugänglich.

Was du konkret brauchst:

• Eine E-Mail-Adresse, die du deinen Geschäftspartnern mitteilen kannst
• Eine Möglichkeit, die Dateien zu öffnen (z.B. kostenlose Viewer für ZUGFeRD oder XRechnung)
• Eine revisionssichere Archivierung – am besten über eine Software

E-Rechnungen ausstellen: Wann wird es für Handwerker Pflicht?

Das Ausstellen von E-Rechnungen wird schrittweise verpflichtend. Die Fristen hängen vom Jahresumsatz deines Betriebs ab:

• Ab 1. Januar 2025: Empfangspflicht für alle Unternehmen im B2B-Bereich
• Ab 1. Januar 2027: Ausstellungspflicht für Unternehmen mit mehr als 800.000 € Jahresumsatz
• Ab 1. Januar 2028: Ausstellungspflicht für alle übrigen Unternehmen – also auch kleinere Handwerksbetriebe

Für die meisten Handwerker gilt also: Ab 2028 müssen auch ausgehende Rechnungen an Geschäftskunden als E-Rechnung verschickt werden. Wer früh umsteigt, spart sich den Stress kurz vor der Deadline – und kann die Vorteile der Digitalisierung früher nutzen.

XRechnung und ZUGFeRD: Was ist der Unterschied?

Es gibt zwei anerkannte E-Rechnungsformate in Deutschland – und für Handwerker ist es wichtig, den Unterschied zu kennen:

XRechnung

Die XRechnung ist ein reines XML-Format – sie enthält keine für Menschen lesbare Darstellung. Sie wird vor allem im öffentlichen Sektor verwendet, zum Beispiel wenn du als Handwerker Aufträge für Kommunen, Schulen oder Behörden ausführst. Seit November 2020 ist die XRechnung für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber bereits verpflichtend.

ZUGFeRD

ZUGFeRD ist ein hybrides Format: Es kombiniert ein lesbares PDF mit eingebetteten XML-Daten. Das bedeutet, du kannst die Rechnung ganz normal lesen und ausdrucken – und gleichzeitig kann sie maschinell verarbeitet werden. Für Handwerker im B2B-Bereich mit privaten Auftraggebern ist ZUGFeRD oft die praktischere Wahl.

Welche Software eignet sich für Handwerker?

Spezialisierte Handwerkersoftware wie Tarifwerk oder Streit ist leistungsfähig, aber oft teuer und komplex. Für viele selbstständige Handwerker und kleinere Betriebe ist eine schlanke Buchhaltungs- und Rechnungssoftware die bessere Wahl – einfacher zu bedienen, günstiger und trotzdem vollständig E-Rechnungs-konform.

Worauf du bei der Auswahl achten solltest:

• Unterstützung von XRechnung und ZUGFeRD
• GoBD-konforme Archivierung
• DATEV-Export für den Steuerberater
• Einfache Bedienung ohne Buchhaltungskenntnisse
• Mobil nutzbar – auf der Baustelle oder beim Kunden

Praktische Tipps für den Einstieg

Der Umstieg auf E-Rechnungen muss kein großes Projekt sein. Mit diesen Schritten kommst du schnell und unkompliziert rein:

1. Erst empfangen, dann ausstellen

Fang damit an, E-Rechnungen entgegenzunehmen. Teile deinen Lieferanten und Auftraggebern eine dedizierte E-Mail-Adresse mit – zum Beispiel rechnung@deinbetrieb.de. So bist du sofort compliant.

2. Software früh einrichten

Warte nicht bis 2027 oder 2028. Wer jetzt eine Software einrichtet, hat genug Zeit zum Ausprobieren und vermeidet den Zeitdruck kurz vor der Pflicht. Die meisten Tools bieten kostenlose Testphasen an.

3. Steuerberater einbinden

Sprich mit deinem Steuerberater über das Thema. Viele Steuerberater haben bereits Erfahrung mit E-Rechnungen und können dir bei der GoBD-konformen Archivierung helfen. Tools mit DATEV-Export erleichtern die Zusammenarbeit erheblich.

4. Öffentliche Aufträge: XRechnung sofort

Wenn du Aufträge für Behörden, Kommunen oder öffentliche Einrichtungen ausführst, musst du bereits jetzt XRechnungen ausstellen. Stelle sicher, dass deine Software dieses Format unterstützt – und frag beim Auftraggeber nach der Leitweg-ID, die für die Zustellung benötigt wird.

Fazit

Die E-Rechnungspflicht kommt auch für Handwerker – und sie ist näher als viele denken. Die gute Nachricht: Mit der richtigen Software ist der Umstieg einfacher als befürchtet. Wer jetzt handelt, ist auf der sicheren Seite und spart sich den Stress kurz vor der Deadline.

Besonders wichtig: Öffentliche Aufträge erfordern bereits heute XRechnungen. Und ab 2025 muss jeder Handwerker E-Rechnungen empfangen können. Beides lässt sich mit einer modernen Rechnungssoftware unkompliziert abdecken.

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