Ratgeber
E-Rechnungspflicht 2027: Fristen, Ausnahmen und die richtige Software
20. Juli 2026 · 8 Min Lesezeit
Zum 1. Januar 2027 beginnt die Pflicht, E-Rechnungen zu versenden – zunächst für Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz, ab 2028 für alle übrigen. Kleinunternehmer bleiben vom Ausstellen ausgenommen. Empfangen können musst du E-Rechnungen aber schon seit 2025. Wir erklären kompakt, ab wann die Pflicht für dich gilt, welche Ausnahmen es gibt und wie du dich vorbereitest.
Inhalt
Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen im B2B-Bereich E-Rechnungen empfangen können. Ab 2027 kommt die zweite Stufe: die Pflicht, E-Rechnungen auch selbst zu versenden. Diese Ausstellungspflicht wird gestaffelt eingeführt – und genau hier entscheidet sich, ob für dich der Stichtag 2027 oder 2028 gilt. Rechtsgrundlage ist das Wachstumschancengesetz, das die Vorgaben im Umsatzsteuergesetz verankert (§ 14 UStG zur E-Rechnung, § 27 Abs. 38 UStG zur gestaffelten Übergangsregelung).
2027 oder 2028 – was gilt für mich?
Die entscheidende Größe ist dein Gesamtumsatz des Vorjahres. Maßgeblich ist der steuerbare Gesamtumsatz des Unternehmens – nicht nur der B2B-Anteil und nicht der Gewinn. Der Zeitstrahl zeigt, wer wann dran ist:
Seit 1. Januar 2025 – Empfangspflicht für alle
Jedes inländische B2B-Unternehmen muss E-Rechnungen empfangen und acht Jahre unverändert aufbewahren können. Das gilt ausnahmslos – auch für Kleinunternehmer und Selbstständige.
Ab 1. Januar 2027 – Versandpflicht ab 800.000 € Umsatz
Wer 2026 einen Gesamtumsatz von mehr als 800.000 € hatte, muss inländische B2B-Rechnungen ab diesem Datum zwingend als E-Rechnung ausstellen. Wie diese Grenze genau berechnet wird, steht in unserem Detailartikel E-Rechnungspflicht ab 800.000 Euro. Papier und einfache PDFs sind für diese Gruppe dann nicht mehr zulässig.
Ab 1. Januar 2028 – Versandpflicht für alle
Die Umsatzgrenze fällt weg. Ab jetzt müssen auch alle übrigen inländischen B2B-Unternehmen E-Rechnungen versenden – unabhängig vom Umsatz. Die gesetzlichen Ausnahmen bleiben davon unberührt: Kleinunternehmer sind vom Ausstellen weiterhin befreit, solange sie die Regelung nutzen. Damit sind auch kleinere Betriebe und Freiberufler zur Ausstellung verpflichtet. Den konkreten Fahrplan dazu findest du unter E-Rechnungspflicht 2028.
Kurz gesagt: Lag dein Gesamtumsatz 2026 über 800.000 €, gilt für dich der 1. Januar 2027. Darunter hast du bis zum 1. Januar 2028 Zeit. Empfangen können musst du E-Rechnungen aber in beiden Fällen schon seit 2025.
Wird der Stichtag 2027 noch verschoben? Der Zentralverband des Deutschen Handwerks hat im Sommer 2026 gefordert, den 1. Januar 2027 auf 2028 zu verschieben – unter anderem, weil verbindliche technische Vorgaben noch fehlen. Das ist eine Forderung, keine Rechtsänderung: Bis eine Gesetzesänderung beschlossen ist, gelten die Stichtage wie oben beschrieben. Wer betroffen ist, sollte also nicht auf eine Verschiebung planen.
Bist du von der E-Rechnungspflicht betroffen?
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Welche Ausnahmen gibt es?
Nicht jede Rechnung muss als E-Rechnung ausgestellt werden. Von der Ausstellungspflicht ausgenommen sind:
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto (§ 33 UStDV) – dürfen weiterhin als Papier- oder PDF-Rechnung ausgestellt werden. Maßgeblich ist dabei der Gesamtbetrag der Rechnung: Liegt er darüber, brauchst du eine E-Rechnung, auch wenn der pflichtige Anteil darunter bleibt.
- Fahrausweise, die als Rechnung gelten (§ 34 UStDV).
- Leistungen an Endverbraucher (B2C) – hier bleiben Papier und PDF zulässig.
- Bestimmte steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG – etwa Finanz- und Versicherungsdienstleistungen, Heilbehandlungen oder steuerfreie Bildungsleistungen, wie sie bei Coaches und Trainern häufig vorkommen. Achtung: Für steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 1 bis 7 UStG gilt das nicht – dort ist unter den übrigen Voraussetzungen eine E-Rechnung auszustellen.
- Leistungen an juristische Personen, die keine Unternehmer sind – zum Beispiel viele Vereine oder staatliche Einrichtungen.
- Bestimmte Grundstücksleistungen an Endverbraucher.
Ein Punkt, der oft fälschlich als Ausnahme geführt wird: Rechnungen ins Ausland. Sie sind keine Ausnahme, sondern fallen gar nicht erst in den Anwendungsbereich. Die Pflicht greift nur, wenn beide Beteiligten im Inland ansässig sind – also Sitz, Geschäftsleitung oder eine am Umsatz beteiligte Betriebsstätte hier haben. Ist einer von beiden das nicht, besteht keine Pflicht zur E-Rechnung. Aufpassen musst du bei einem Sonderfall: Eine innergemeinschaftliche Lieferung an die Betriebsstätte eines anderen inländischen Unternehmers ist sehr wohl erfasst.
Sonderfall Kleinunternehmer: Wer die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG nutzt, ist von der Pflicht zum Ausstellen von E-Rechnungen befreit (§ 34a UStDV) – auch über 2028 hinaus. Die Befreiung endet allerdings mit dem Wechsel zur Regelbesteuerung. Aber Achtung: Die Pflicht zum Empfangen gilt auch für Kleinunternehmer seit 2025. Dafür genügt rechtlich ein E-Mail-Postfach; zum Lesen einer XRechnung reicht ein kostenloser Viewer, etwa der E-Rechnungsviewer der Finanzverwaltung.
Was ist überhaupt eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist kein PDF. Sie ist ein strukturierter, maschinenlesbarer Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931. In Deutschland sind zwei Formate üblich: XRechnung (reines XML, ursprünglich für den öffentlichen Sektor entwickelt, im B2B aber genauso zulässig) und ZUGFeRD (ein Hybridformat aus PDF mit eingebettetem XML). Eine klassische PDF-Rechnung per E-Mail erfüllt die Anforderung ausdrücklich nicht – auch wenn sie sich „digital“ anfühlt. Mehr dazu in unserem Artikel XRechnung vs. ZUGFeRD.
Damit eine E-Rechnung ordnungsgemäß ist, müssen außerdem alle umsatzsteuerlichen Pflichtangaben im strukturierten Teil stehen. Ein Verweis auf eine Anlage genügt dafür nicht; ergänzende Angaben wie eine Aufschlüsselung von Stundennachweisen dürfen dagegen als Anhang beiliegen.
Nicht jeder Fehler ist ein Rechtsproblem: Das Bundesfinanzministerium unterscheidet drei Fehlerarten mit unterschiedlichen Folgen – Formatfehler (die Datei ist dann rechtlich keine E-Rechnung), Geschäftsregelfehler (technische Regelverstöße, die ohne umsatzsteuerliche Bedeutung unbeachtlich sind) und Inhaltsfehler (eine fehlende oder falsche Pflichtangabe – der Fehler, der zählt). Praktisch heißt das: Eine rote Meldung im Prüfbericht ist kein Grund zur Panik, und eine grüne Meldung ist kein Freibrief. Ausführlich erklären wir die drei Klassen bei den typischen Fehlern bei der Umstellung.
In 3 Schritten vorbereitet
- Stichtag bestimmenPrüfe deinen Gesamtumsatz 2026: über oder unter 800.000 €? Das entscheidet, ob du ab 2027 oder 2028 versenden musst. Nutze im Zweifel unseren Pflicht-Check.
- Software wählen, die E-Rechnung kannWord, Excel und einfache PDF-Generatoren erfüllen die Anforderungen nicht. Du brauchst ein Tool, das XRechnung und ZUGFeRD nach EN 16931 erzeugt und empfängt. Die meisten modernen Rechnungsprogramme können das bereits.
- Stammdaten und Empfang vorbereitenE-Rechnungen sind streng strukturiert: USt-IdNr., saubere Adressdaten, keine reinen Textfelder. Und richte einen Prozess ein, um eingehende E-Rechnungen nicht nur zu archivieren, sondern auch zu verarbeiten.
Welche Software brauche ich?
Die gute Nachricht: Fast jede moderne Rechnungssoftware beherrscht die E-Rechnung heute schon. Welche für dich die richtige ist, hängt von deiner Situation ab – vom kostenlosen Tarif für Kleinunternehmer bis zur skalierenden Lösung für Unternehmen über der 800.000-€-Grenze. Einen vollständigen Überblick bekommst du in unserem Rechnungssoftware-Vergleich mit 15 Anbietern.
Als Einstieg drei Empfehlungen nach Situation: Für Kleinunternehmer und Freiberufler (Stichtag 2028) reicht oft ein kostenloser Tarif wie bei Papierkram oder sevdesk. Wer die Steuererklärung gleich selbst machen will, ist mit Accountable gut bedient. Für Unternehmen mit vollständiger Buchhaltung und DATEV-Anbindung (oft die 2027er-Gruppe) ist Lexware Office unser Testsieger.
Häufige Fragen
Ab wann gilt die E-Rechnungspflicht 2027 genau?
Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit einem Gesamtumsatz von mehr als 800.000 € im Jahr 2026 inländische B2B-Rechnungen als E-Rechnung ausstellen. Für alle übrigen Unternehmen beginnt die Pflicht am 1. Januar 2028. Die Empfangspflicht gilt bereits seit 2025.
Welcher Umsatz ist für die 800.000-Euro-Grenze maßgeblich?
Maßgeblich ist der steuerbare Gesamtumsatz deines Unternehmens im Vorjahr 2026 – also alle Umsätze, nicht nur die inländischen oder die aus dem B2B-Bereich, und nicht der Gewinn. Liegt dieser über 800.000 €, gilt für dich der Stichtag 2027. Die vollständige Berechnung – netto oder brutto, welche Umsätze zählen und was abgezogen wird – erklären wir unter E-Rechnungspflicht ab 800.000 Euro.
Gilt die E-Rechnungspflicht auch für Kleinunternehmer?
Kleinunternehmer sind vom Ausstellen befreit (§ 34a UStDV), solange sie die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG nutzen; beim Wechsel zur Regelbesteuerung endet die Befreiung. Empfangen müssen aber auch sie E-Rechnungen können – das gilt bereits seit 2025. Mehr dazu im Artikel E-Rechnung für Kleinunternehmer.
Darf ich weiterhin PDF-Rechnungen verschicken?
Bis Ende 2026 ja, allerdings nur mit Zustimmung des Empfängers – eine Papierrechnung ist in der Übergangszeit dagegen ohne Zustimmung zulässig. Ab deinem jeweiligen Stichtag (2027 oder 2028) sind einfache PDFs für inländische B2B-Rechnungen nicht mehr zulässig. Ausgenommen bleiben Kleinbetragsrechnungen bis 250 € und Rechnungen an Endverbraucher.
Was passiert, wenn ich die Pflicht ignoriere?
Wird trotz bestehender Pflicht eine Papier- oder PDF-Rechnung ausgestellt, ist sie umsatzsteuerlich dem Grunde nach nicht ordnungsgemäß und berechtigt zunächst nicht zum Vorsteuerabzug. Heilen lässt sich das durch eine nachträgliche E-Rechnung, die eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung Bezug nimmt. Mehr dazu unter Was passiert, wenn ich keine E-Rechnung nutze?
Fazit
Der Stichtag entscheidet – vorbereiten solltest du dich jetzt
Ob für dich 2027 oder 2028 gilt, hängt allein an der 800.000-€-Umsatzgrenze. Unabhängig davon musst du E-Rechnungen schon heute empfangen können – und der Umstieg auf eine passende Software ist der eine Schritt, der beide Pflichten auf einmal löst.
Wer nicht die Kleinunternehmerregelung nutzt, kommt um das Ausstellen mittelfristig nicht herum. Je früher du auf ein Tool umstellst, das XRechnung und ZUGFeRD direkt erzeugt, desto entspannter erreichst du deinen Stichtag – ganz ohne Last-Minute-Stress.
Rechtsgrundlage: §§ 14, 14b, 27 Abs. 38 UStG, §§ 33, 34, 34a UStDV, die FAQ des Bundesministeriums der Finanzen zur obligatorischen E-Rechnung (Stand: März 2026) sowie das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 zur Anpassung des Umsatzsteuer-Anwendungserlasses. Dieser Artikel ersetzt keine steuerliche Beratung.
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