Ratgeber
Steuerberater und E-Rechnung: So bindest du deinen Steuerberater richtig ein
5. Mai 2026 · 7 Min Lesezeit
Du hast einen Steuerberater – also ist alles geregelt, oder? Nicht ganz. Die E-Rechnungspflicht verändert nicht nur wie du Rechnungen stellst, sondern auch wie du mit deinem Steuerberater zusammenarbeitest. Und viele Freelancer merken das erst wenn es zu spät ist.
Denn ein Steuerberater der nicht weiß dass du jetzt E-Rechnungen bekommst und stellst, kann seine Arbeit nicht anpassen. Das Ergebnis: doppelte Arbeit, Fehler in der Buchhaltung – und im schlimmsten Fall Probleme bei der Betriebsprüfung.
Was sich durch die E-Rechnungspflicht konkret ändert
Früher war der Ablauf simpel: Belege sammeln, einmal im Quartal zum Steuerberater schicken, fertig. Mit E-Rechnungen funktioniert das so nicht mehr – aus drei Gründen:
- E-Rechnungen sind XML-Dateien – kein ausdruckbares PDF, sondern maschinenlesbare Daten die digital verarbeitet werden müssen
- Originale müssen erhalten bleiben – die GoBD schreibt vor dass E-Rechnungen im Originalformat unveränderbar archiviert werden – ein Ausdruck reicht nicht
- Du musst E-Rechnungen auch empfangen können – seit 2025 bist du verpflichtet, E-Rechnungen von anderen Unternehmen entgegenzunehmen und zu verarbeiten
Das bedeutet: Der Papierordner hat ausgedient. Wer jetzt nicht handelt, hat spätestens bei der nächsten Betriebsprüfung ein Problem.
Die einfachste Lösung: Software mit DATEV-Schnittstelle
DATEV ist die Software die fast alle deutschen Steuerberater nutzen. Wenn deine E-Rechnungssoftware eine direkte DATEV-Schnittstelle hat, läuft die Zusammenarbeit fast von selbst: Du stellst deine Rechnungen wie gewohnt, das Tool übergibt die Buchungsdaten automatisch an DATEV – dein Steuerberater importiert sie mit einem Klick.
Kein Hin- und Herschicken von Dateien, keine manuelle Dateneingabe, keine Fehler durch abgetippte Beträge. Tools wie lexoffice gelten dabei als Marktführer bei der DATEV-Integration.
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Das Gespräch mit dem Steuerberater: Was du klären musst
Bevor du eine Software kaufst oder einen neuen Prozess einrichtest, lohnt sich ein kurzes Gespräch mit deinem Steuerberater. Diese fünf Punkte solltest du dabei ansprechen:
Nutzt du DATEV? – Fast alle deutschen Steuerberater tun das. Falls ja, brauchst du zwingend eine Software mit DATEV-Schnittstelle.
Welche Software empfiehlst du? – Manche Steuerberater haben Partnerverträge mit bestimmten Anbietern oder kennen Tools die besonders gut mit DATEV harmonieren.
Wie soll die Übergabe laufen? – Monatlich per Export, über ein gemeinsames Portal oder direkt über die DATEV-Schnittstelle?
Wer archiviert die Originaldateien? – Du über deine Software, oder der Steuerberater über sein System? Das muss klar geregelt sein – doppelte Ablage ist besser als keine.
Kannst du eingehende E-Rechnungen für mich prüfen? – Manche Steuerberater übernehmen auch den Empfang und die Prüfung eingehender Rechnungen als Serviceleistung.
Eingehende E-Rechnungen: So organisierst du den Empfang
Seit 2025 bist du als Unternehmer verpflichtet E-Rechnungen empfangen zu können. Das klingt komplizierter als es ist – in der Praxis gibt es drei sinnvolle Wege:
Weg 1: Selbst verarbeiten per Software
Deine E-Rechnungssoftware liest eingehende Rechnungen automatisch ein und stellt sie zur Prüfung und Freigabe bereit. Du bestätigst, die Software bucht und archiviert. Empfohlen für Freelancer mit regelmäßigen Eingangsrechnungen.
Weg 2: Steuerberater übernimmt alles
Du leitest eingehende E-Rechnungen an deinen Steuerberater weiter – er bucht, prüft und archiviert. Einfach für dich, aber mit laufenden Kosten verbunden.
Weg 3: Geteilte Verantwortung
Du prüfst und gibst frei, dein Steuerberater bucht. Funktioniert gut wenn du den Überblick behalten willst ohne alles selbst zu machen.
Was kostet die Umstellung?
Die gute Nachricht: Die Umstellung ist günstiger als viele denken. Die meisten Kosten entstehen einmalig bei der Einrichtung.
- E-Rechnungssoftware: ab ca. 8–15 € / Monat für Freelancer – als Betriebsausgabe steuerlich absetzbar
- DATEV-Einrichtung: meist einmalige Beratungsleistung deines Steuerberaters
- Laufende Kosten Steuerberater: können sinken wenn die Buchungsübergabe automatisiert ist
Viele Freelancer berichten dass ihre Steuerberaterrechnung nach der Umstellung sogar gesunken ist – weil durch die automatische DATEV-Übergabe weniger manuelle Arbeit anfällt.
Fazit
Die E-Rechnungspflicht ist kein bürokratisches Ärgernis – sie ist eine Chance die Zusammenarbeit mit deinem Steuerberater endlich zu digitalisieren. Wer jetzt das richtige Tool wählt und einen klaren Prozess mit seinem Steuerberater vereinbart, spart langfristig Zeit und Geld.
Der erste Schritt: Ein kurzes Gespräch mit deinem Steuerberater über seine DATEV-Nutzung und seine Erwartungen. Der zweite Schritt: Die passende Software wählen – am besten eine mit bewährter DATEV-Integration.
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