Letzte Aktualisierung: April 2026 | Lesezeit: ca. 6 Minuten
Kurz & klar: Ja, die E-Rechnungspflicht betrifft auch Kleinunternehmer – aber mit wichtigen Erleichterungen. Empfangen musst du E-Rechnungen bereits seit Januar 2025. Beim Versenden hast du als Kleinunternehmer bis 2028 Zeit.
Was ist ein Kleinunternehmer im steuerlichen Sinne?
Als Kleinunternehmer gilt in Deutschland wer im Vorjahr einen Umsatz von maximal 25.000 Euro erzielt hat und im laufenden Jahr voraussichtlich nicht mehr als 100.000 Euro umsetzt. Kleinunternehmer sind von der Umsatzsteuer befreit und müssen keine Umsatzsteuer auf ihren Rechnungen ausweisen.
Diese Regelung nach §19 UStG hat direkte Auswirkungen auf die E-Rechnungspflicht – aber nicht so weitreichende wie viele denken.
Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen empfangen können?
Ja – ohne Ausnahme. Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen im B2B-Bereich empfangen können. Das gilt ausdrücklich auch für Kleinunternehmer.
Wenn dir ein Geschäftspartner eine E-Rechnung im XRechnung oder ZUGFeRD-Format schickt, bist du verpflichtet diese entgegenzunehmen und gesetzeskonform zu archivieren. Du kannst den Empfang nicht ablehnen.
Muss ich als Kleinunternehmer selbst E-Rechnungen ausstellen?
Hier gibt es eine wichtige Erleichterung. Als Kleinunternehmer bist du bis Ende 2027 von der Pflicht befreit selbst E-Rechnungen auszustellen – sofern dein Geschäftspartner damit einverstanden ist. Bis dahin darfst du weiterhin einfache PDF-Rechnungen oder sogar Papierrechnungen versenden.
Ab dem 1. Januar 2028 gilt die volle Ausstellungspflicht auch für Kleinunternehmer. Dann musst du zwingend E-Rechnungen im richtigen Format versenden – unabhängig von deinem Umsatz.
Welche Besonderheiten gelten für Kleinunternehmer bei E-Rechnungen?
Als Kleinunternehmer weist du keine Umsatzsteuer auf deinen Rechnungen aus. Das ist bei E-Rechnungen grundsätzlich kein Problem – alle gängigen E-Rechnungsformate unterstützen Rechnungen ohne Steuerausweis. Du gibst einfach an dass du nach §19 UStG von der Umsatzsteuer befreit bist und die Software übernimmt die korrekte Formatierung.
Was passiert wenn ich als Kleinunternehmer keine E-Rechnungen empfangen kann?
Wer seit Januar 2025 keine E-Rechnungen empfangen kann riskiert Probleme mit Geschäftspartnern die bereits auf E-Rechnungen umgestellt haben. Im schlimmsten Fall kann ein Geschäftspartner eine Zahlung zurückhalten weil du die zugehörige Rechnung nicht korrekt verarbeiten konntest.
Darüber hinaus kann das Finanzamt bei einer Betriebsprüfung fehlende E-Rechnungen in der Buchführung beanstanden – selbst wenn du die entsprechenden Ausgaben tatsächlich gehabt hast.
Die einfachste Lösung für Kleinunternehmer
Für Kleinunternehmer mit wenigen Rechnungen pro Monat ist die einfachste Lösung eine günstige Buchhaltungssoftware die beide Anforderungen abdeckt – also sowohl den Empfang als auch die spätere Ausstellung von E-Rechnungen.
Der Vorteil: Du richtest alles einmal ein und bist dauerhaft gesetzeskonform – unabhängig davon ob du jetzt noch in der Übergangsphase bist oder ab 2028 selbst E-Rechnungen versenden musst.
Papierkram bietet als einziger Anbieter einen dauerhaft kostenlosen Tarif der für Kleinunternehmer mit sehr wenigen Rechnungen ausreicht. Wer etwas mehr Funktionalität braucht ist mit Lexoffice ab 7,90€ pro Monat gut aufgestellt.
Häufige Fragen von Kleinunternehmern zur E-Rechnung
Gilt die E-Rechnungspflicht auch für Rechnungen an Privatpersonen? Nein – die E-Rechnungspflicht gilt ausschließlich im B2B-Bereich, also zwischen Unternehmen. Rechnungen an Privatpersonen sind nicht betroffen.
Muss ich als Kleinunternehmer eine E-Rechnung ausstellen wenn der Kunde es wünscht? Während der Übergangsphase bis Ende 2027 kannst du das ablehnen – aber es ist sinnvoll es anzubieten wenn du die technischen Voraussetzungen bereits hast.
Gilt die Kleinunternehmerregelung auch für die E-Rechnungspflicht? Nein – die Kleinunternehmerregelung betrifft nur die Umsatzsteuer, nicht die E-Rechnungspflicht. Beide Regelungen sind voneinander unabhängig.
Was passiert wenn ich versehentlich eine falsche E-Rechnung ausstelle? Fehlerhafte E-Rechnungen können wie klassische Rechnungen durch eine Korrekturrechnung berichtigt werden. Moderne Buchhaltungssoftware unterstützt das automatisch.
Fazit: Jetzt handeln, nicht warten
Als Kleinunternehmer bist du seit Januar 2025 verpflichtet E-Rechnungen empfangen zu können. Die Ausstellungspflicht kommt spätestens 2028. Wer jetzt eine einfache Lösung einrichtet spart sich später erheblichen Aufwand, ist dauerhaft auf der sicheren Seite – und kann sich auf sein eigentliches Business konzentrieren statt auf Bürokratie.