Ratgeber

E-Rechnung für Kleinunternehmer: Bin ich betroffen?

20. Juli 2026 · 7 Min Lesezeit

Ratgeber · 7 Min Lesezeit · Rechtsstand: BMF-FAQ (März 2026) und BMF-Schreiben vom 15.10.2025

Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen E-Rechnungen seit dem 1. Januar 2025 empfangen und aufbewahren können – sind aber von der Pflicht befreit, selbst welche auszustellen, solange sie die Kleinunternehmerregelung nutzen. Du darfst also weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen verschicken. Das klingt komplizierter als es ist – wir erklären dir Punkt für Punkt, was wirklich für dich gilt.

Inhalt

Was ist ein Kleinunternehmer im steuerlichen Sinne?
Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen empfangen können?
Muss ich als Kleinunternehmer selbst E-Rechnungen ausstellen?
Besonderheiten bei der Umsatzsteuer
Was passiert, wenn ich keine E-Rechnungen empfangen kann?
Die einfachste Lösung für Kleinunternehmer
Häufige Fragen
Fazit

Was ist ein Kleinunternehmer im steuerlichen Sinne?

Als Kleinunternehmer gilt in Deutschland, wer im Vorjahr einen Umsatz von maximal 25.000 Euro erzielt hat und im laufenden Jahr voraussichtlich nicht mehr als 100.000 Euro umsetzt. Diese Grenzen gelten seit 2025 (vorher 22.000 bzw. 50.000 Euro). Kleinunternehmer sind von der Umsatzsteuer befreit und weisen auf ihren Rechnungen keine Umsatzsteuer aus.

Diese Regelung nach § 19 UStG hat direkte Auswirkungen auf die E-Rechnungspflicht – aber nicht so weitreichende, wie viele denken.

Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen empfangen können?

Ja – ohne Ausnahme. Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen E-Rechnungen im B2B-Bereich empfangen können. Das gilt ausdrücklich auch für Kleinunternehmer.

Wenn dir ein Geschäftspartner eine E-Rechnung im XRechnung- oder ZUGFeRD-Format schickt, musst du sie entgegennehmen und aufbewahren können. Technisch verweigern kannst du die Annahme natürlich – nur bringt dir das nichts: Wer nicht empfangsbereit ist oder die Annahme ablehnt, hat keinen Anspruch darauf, stattdessen eine Papier- oder PDF-Rechnung zu bekommen. Die Pflichten des Ausstellers gelten bereits als erfüllt, wenn er die E-Rechnung ausgestellt und sich nachweislich um die Übermittlung bemüht hat, etwa mit einem Sendeprotokoll. Du stehst dann ohne verwertbare Rechnung da.

Gut zu wissen: Für den Empfang per E-Mail ist kein gesondertes Postfach nur für Rechnungen erforderlich – dein normales Geschäftspostfach genügt. Eine eigene Adresse ist praktisch, um den Überblick zu behalten, aber keine gesetzliche Anforderung.

Muss ich als Kleinunternehmer selbst E-Rechnungen ausstellen?

Nein – und das ist die wichtigste Erleichterung. Kleinunternehmer sind nach § 34a Satz 4 der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (eingeführt mit dem Jahressteuergesetz 2024) von der Pflicht befreit, selbst E-Rechnungen auszustellen. Rechnungen über Umsätze, die nach § 19 Abs. 1 UStG steuerfrei sind, dürfen immer als sonstige Rechnung ausgestellt und übermittelt werden – also weiterhin als einfache PDF- oder Papierrechnung.

Diese Befreiung hat kein Ablaufdatum: Auch nach 2028, wenn für die meisten anderen Unternehmen die volle Ausstellungspflicht greift, darfst du als Kleinunternehmer weiterhin herkömmliche Rechnungen schreiben. Sie hängt allerdings an deinem Status – nicht am Kalender.

Häufiger Irrtum: Oft wird behauptet, Kleinunternehmer müssten ab 2028 ebenfalls E-Rechnungen ausstellen. Das stimmt so nicht – die Befreiung endet nicht zu einem bestimmten Stichtag. Entscheidend ist aber der Status: Wechselst du zur Regelbesteuerung – weil du die Umsatzgrenzen überschreitest oder freiwillig darauf verzichtest –, gilt ab diesem Zeitpunkt auch für dich die Ausstellungspflicht. Was dann auf dich zukommt, steht in unserem Überblick E-Rechnungspflicht 2028: Der Umstellungsfahrplan. Der Empfang ist ohnehin seit 2025 für alle Pflicht.

Freiwillig E-Rechnungen auszustellen ist trotzdem erlaubt – und kann sinnvoll sein, wenn ein Geschäftskunde sie bevorzugt oder du ohnehin eine Software nutzt, die das automatisch erledigt. Anders als sonst brauchst du dafür keine Zustimmung des Empfängers: Bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern ist die Ausstellung einer E-Rechnung immer ohne Zustimmung möglich.

Besonderheiten bei der Umsatzsteuer

Als Kleinunternehmer weist du keine Umsatzsteuer auf deinen Rechnungen aus. Das ist bei E-Rechnungen grundsätzlich kein Problem – alle gängigen Formate unterstützen Rechnungen ohne Steuerausweis. Du gibst einfach an, dass du nach § 19 UStG von der Umsatzsteuer befreit bist, und die Software übernimmt die korrekte Formatierung.

Pflichtangabe: Auf jeder Rechnung muss ein Hinweis stehen, warum keine Umsatzsteuer ausgewiesen wird – zum Beispiel: „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“ Das gilt unabhängig vom Rechnungsformat. Wenn du freiwillig eine E-Rechnung ausstellst, muss dieser Hinweis wie alle anderen Pflichtangaben im strukturierten Teil der Datei stehen, nicht nur in der sichtbaren Darstellung.

Was passiert, wenn ich keine E-Rechnungen empfangen kann?

Wer seit Januar 2025 keine E-Rechnungen empfangen kann, riskiert Probleme mit Geschäftspartnern, die bereits umgestellt haben. Der praktische Fall ist selten der Streit, sondern die Lücke: Dein Lieferant hat seine Pflicht erfüllt, du hast aber keine Rechnung, die du ablegen und verbuchen kannst.

Darüber hinaus kann das Finanzamt bei einer Betriebsprüfung fehlende oder nicht ordnungsgemäß aufbewahrte Rechnungen in der Buchführung beanstanden – selbst wenn die zugrunde liegenden Ausgaben tatsächlich angefallen sind.

Welche Software passt zu Kleinunternehmern?

Wir haben die wichtigsten Anbieter neutral verglichen.

Jetzt Anbieter vergleichen →

Die einfachste Lösung für Kleinunternehmer

Zuerst die Entwarnung: Um E-Rechnungen empfangen zu können, genügt rechtlich ein E-Mail-Postfach. Das stellt das Bundesfinanzministerium ausdrücklich klar – du musst dafür nichts kaufen. Zum Lesen einer XRechnung brauchst du zusätzlich einen Viewer, und auch den gibt es kostenlos: Die Finanzverwaltung stellt einen unter e-rechnung.elster.de bereit. Aufbewahren musst du die Originaldatei acht Jahre lang; bei einer E-Rechnung muss zumindest der strukturierte Teil unverändert in seiner ursprünglichen Form erhalten bleiben.

Was du dafür nicht brauchst: Ein GoBD-konformes Archivsystem ist für die Aufbewahrung von Rechnungen nicht vorgeschrieben. Allein weil du E-Rechnungen außerhalb eines solchen Systems speicherst, liegt kein Verstoß vor. Wichtig ist, dass die Originaldatei acht Jahre lang unverändert und lesbar verfügbar bleibt – ein Ausdruck oder Screenshot genügt dafür nicht, weil dabei der strukturierte Datenteil verloren geht.

Eine Buchhaltungssoftware lohnt sich deshalb nicht, weil sie Pflicht wäre, sondern weil sie dir die Organisation abnimmt: Empfang, Ablage und – falls du willst – das freiwillige Ausstellen laufen dann an einer Stelle zusammen. Welche Programme dafür infrage kommen, haben wir in E-Rechnung Software für Kleinunternehmer zusammengestellt.

Wenn du grundsätzlicher überlegst, was du an Buchhaltung wirklich brauchst, hilft dir unser Überblick Buchhaltung für Freiberufler beim Aussortieren. Der Vorteil einer Software: Du richtest alles einmal ein und bist dauerhaft auf der sicheren Seite – beim Empfang, bei der Aufbewahrung und falls du später doch einmal selbst eine E-Rechnung schicken möchtest.

Papierkram bietet zum Beispiel einen dauerhaft kostenlosen Tarif, der den Empfang abdeckt und für Kleinunternehmer mit sehr wenigen Rechnungen ausreicht. Wer etwas mehr Funktionalität braucht, ist mit Lexware Office ab 7,90 € pro Monat gut aufgestellt.

Häufige Fragen von Kleinunternehmern zur E-Rechnung

Gilt die E-Rechnungspflicht auch für Rechnungen an Privatpersonen?

Nein. Die E-Rechnungspflicht gilt ausschließlich im B2B-Bereich, also zwischen Unternehmen. Rechnungen an Privatpersonen sind nicht betroffen.

Muss ich als Kleinunternehmer eine E-Rechnung ausstellen, wenn der Kunde es wünscht?

Verpflichtet bist du dazu nicht, solange du die Kleinunternehmerregelung nutzt – du darfst weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen schicken. Du kannst aber freiwillig eine E-Rechnung ausstellen, wenn du die technischen Voraussetzungen hast und ein Geschäftskunde sie bevorzugt.

Befreit mich der Kleinunternehmer-Status komplett von der E-Rechnungspflicht?

Nein. Der Status befreit dich vom Ausstellen, nicht aber vom Empfangen. E-Rechnungen empfangen und aufbewahren musst du seit 2025 in jedem Fall – und die Befreiung vom Ausstellen entfällt, sobald du zur Regelbesteuerung wechselst.

Gilt die Befreiung auch, wenn mein Kunde ein großes Unternehmen ist?

Ja. Die Befreiung nach § 34a UStDV hängt an deinem Status als Kleinunternehmer, nicht an der Größe deines Kunden. Umgekehrt gilt aber: Stellt dir ein großes Unternehmen eine Rechnung, muss es dir eine E-Rechnung schicken – deine Kleinunternehmereigenschaft ändert daran nichts.

Was passiert, wenn ich versehentlich eine falsche E-Rechnung ausstelle?

Fehlerhafte Rechnungen lassen sich berichtigen. Bei einer E-Rechnung muss die Berichtigung allerdings in derselben Form erfolgen – also wieder als E-Rechnung – und eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung Bezug nehmen. Die fehlenden Angaben einfach per E-Mail nachzureichen, genügt nicht. Moderne Buchhaltungssoftware unterstützt das automatisch.

Fazit: Empfangen ist Pflicht, Ausstellen bleibt freiwillig

Als Kleinunternehmer bist du seit Januar 2025 verpflichtet, E-Rechnungen empfangen und aufbewahren zu können. Selbst ausstellen musst du dagegen nicht, solange du die Kleinunternehmerregelung nutzt – du darfst weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen verschicken.

Wer den Empfang jetzt einrichtet – und sei es nur mit Postfach und kostenlosem Viewer –, ist auf der sicheren Seite und kann sich auf sein eigentliches Business konzentrieren statt auf Bürokratie.

Finde jetzt die passende E-Rechnungssoftware

Wir haben die wichtigsten Anbieter für Freelancer, Selbstständige und kleine Unternehmen neutral verglichen – inklusive Preise, Funktionen und E-Rechnungs-Unterstützung.

Zum kostenlosen Software-Vergleich →