Recht

E-Rechnung für Freiberufler: Was du wissen musst

20. Mai 2026 · 8 Min Lesezeit

Was ist ein Freiberufler?

Ein Freiberufler im steuerrechtlichen Sinne ist eine selbstständig tätige Person deren Tätigkeit in §18 Abs. 1 EStG aufgeführt ist oder einer dort genannten Tätigkeit ähnelt. Der entscheidende Unterschied zum Gewerbetreibenden: Freiberufler müssen kein Gewerbe anmelden und zahlen keine Gewerbesteuer. Sie erzielen Einkünfte aus selbstständiger Arbeit – nicht aus Gewerbebetrieb.

Wann gilt die E-Rechnungspflicht für Freiberufler?

Die E-Rechnungspflicht gilt für alle inländischen B2B-Umsätze – also für Rechnungen zwischen zwei Unternehmen mit Sitz in Deutschland. Als Freiberufler bist du ein Unternehmen im Sinne des Umsatzsteuergesetzes. Die Pflicht hängt damit von zwei Faktoren ab:

• Wer ist dein Auftraggeber? Nur bei Unternehmen als Kunden gilt die Pflicht – bei Privatpersonen nicht
• Ist deine Leistung umsatzsteuerpflichtig? Bei steuerbefreiten Leistungen entfällt die E-Rechnungspflicht auch im B2B-Bereich

Die Übergangsphasen im Überblick

Die E-Rechnungspflicht wird schrittweise eingeführt. Für Freiberufler als Einzelunternehmer mit einem Jahresumsatz unter 800.000 € gilt die Ausstellungspflicht erst ab dem 1. Januar 2028. Seit Januar 2025 müssen aber alle Freiberufler E-Rechnungen empfangen können – unabhängig von Umsatz oder Berufsgruppe.

Besonderheiten nach Berufsgruppen

Heilberufe: Umsatzsteuerbefreiung nach §4 UStG

Ärzte, Zahnärzte, Psychotherapeuten und viele andere Heilberufe sind nach §4 Nr. 14 UStG von der Umsatzsteuer befreit. Das bedeutet: Sie stellen Rechnungen ohne Umsatzsteuer aus – und sind damit auch von der E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich ausgenommen. Die Steuerbefreiung greift aber nur für heilkundliche Leistungen, nicht für administrative oder beratende Tätigkeiten die daneben erbracht werden.

Rechtsanwälte und Steuerberater

Anwälte und Steuerberater sind voll umsatzsteuerpflichtig und damit von der E-Rechnungspflicht betroffen sobald sie für Unternehmen tätig sind. Gerade in der Rechtsberatung ist der Anteil an Unternehmenskunden hoch – die Umstellung auf E-Rechnungen ist hier besonders relevant. Viele Kanzleiverwaltungsprogramme unterstützen XRechnung und ZUGFeRD bereits.

IT-Freelancer und Softwareentwickler

IT-Freelancer arbeiten fast ausschließlich für Unternehmen – damit sind sie von allen Freiberuflergruppen am stärksten von der E-Rechnungspflicht betroffen. Viele ihrer Auftraggeber sind bereits heute auf E-Rechnungen umgestellt und erwarten das auch von ihren Dienstleistern. Wer als IT-Freelancer noch PDF-Rechnungen schickt riskiert verzögerte Zahlungen.

Kreative: Grafiker, Designer, Fotografen

Kreative haben oft einen Mix aus Privat- und Unternehmenskunden. Bei Privataufträgen – zum Beispiel Hochzeitsfotos oder private Portraits – bleibt das PDF zulässig. Bei Unternehmensaufträgen wie Produktfotografie, Corporate Design oder Werbekampagnen gilt die E-Rechnungspflicht. Besonderheit: Nutzungsrechte müssen als separate Position auf der Rechnung ausgewiesen werden.

Coaches, Trainer und Dozenten

Coaches und Trainer können unter bestimmten Voraussetzungen umsatzsteuerbefreit sein wenn ihre Leistungen als Bildungsleistung nach §4 Nr. 21 UStG eingestuft werden. Rein beratendes Coaching ohne Lehr-Charakter ist hingegen umsatzsteuerpflichtig. Die genaue Abgrenzung ist komplex – ein Steuerberater sollte hier hinzugezogen werden.

Journalisten, Texter und Übersetzer

Journalisten und Texter arbeiten häufig für Verlage, Agenturen und Unternehmen – also überwiegend B2B. Die E-Rechnungspflicht trifft diese Gruppe damit direkt. Übersetzer und Dolmetscher die für öffentliche Auftraggeber tätig sind müssen bereits heute XRechnungen ausstellen.

Freiberufler vs. Gewerbetreibende bei der Rechnungsstellung

Bei der E-Rechnungspflicht selbst gibt es keinen Unterschied zwischen Freiberuflern und Gewerbetreibenden – beide sind gleichermaßen betroffen. Es gibt aber einige Punkte bei der Rechnungsstellung die für Freiberufler spezifisch sind:

• Kein Handelsregistereintrag: Freiberufler führen keine HR-Nummer auf der Rechnung – stattdessen reicht Name und Adresse
• Keine Gewerbesteuer: Freiberufler zahlen keine Gewerbesteuer – das hat aber keinen Einfluss auf die Rechnungsstellung selbst
• Steuernummer oder USt-ID: Wie alle Unternehmer brauchen Freiberufler eine Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID auf der Rechnung
• Kleinunternehmerregelung möglich: Freiberufler können die Kleinunternehmerregelung nach §19 UStG nutzen wenn ihr Umsatz unter den Grenzen liegt

Pflichtangaben auf der Freiberufler-Rechnung

Eine korrekte E-Rechnung als Freiberufler muss alle gesetzlichen Pflichtangaben nach §14 UStG enthalten:

• Vollständiger Name und Anschrift des Leistungserbringers
• Vollständiger Name und Anschrift des Leistungsempfängers
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• Ausstellungsdatum der Rechnung
• Fortlaufende eindeutige Rechnungsnummer
• Menge und Art der erbrachten Leistung – bei Freiberuflern oft Stunden oder Pauschalleistungen
• Zeitraum der Leistungserbringung
• Nettobetrag, Steuersatz, Steuerbetrag und Bruttobetrag
• Bei Steuerbefreiung: Hinweis auf den entsprechenden Paragraphen (z.B. §4 Nr. 14 UStG)
• Bei Kleinunternehmern: Hinweis nach §19 UStG

Welche Software passt für Freiberufler?

Als Freiberufler brauchst du eine Software die einfach zu bedienen ist, die korrekte steuerliche Einordnung unterstützt und E-Rechnungen in XRechnung oder ZUGFeRD erstellt. Diese drei Tools passen besonders gut:

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Häufige Fragen

Fazit: Freiberufler sind betroffen – aber mit Übergangszeit

Die E-Rechnungspflicht trifft Freiberufler mit Unternehmenskunden – egal ob Anwalt, Grafiker, IT-Freelancer oder Coach. Die Ausstellungspflicht gilt erst ab 2028, die Empfangspflicht aber bereits seit Januar 2025. Wer jetzt handelt hat Zeit sich in Ruhe auf die Umstellung vorzubereiten.

Besonders wichtig: Die steuerliche Einordnung der eigenen Leistung entscheidet oft darüber ob die Pflicht überhaupt greift – Heilberufe und bestimmte Bildungsleistungen sind ausgenommen. Bei Unsicherheiten lohnt sich ein kurzer Check beim Steuerberater.

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Alle Angaben ohne Gewähr – dieser Artikel stellt keine Steuer- oder Rechtsberatung dar. Stand: Mai 2026.