Recht

E-Rechnung für Freiberufler: Was du wissen musst

20. Mai 2026 · 8 Min Lesezeit

Was ist ein Freiberufler?

Ein Freiberufler im steuerrechtlichen Sinne ist eine selbstständig tätige Person, deren Tätigkeit in § 18 Abs. 1 EStG aufgeführt ist oder einer dort genannten Tätigkeit ähnelt. Der entscheidende Unterschied zum Gewerbetreibenden: Freiberufler müssen kein Gewerbe anmelden und zahlen keine Gewerbesteuer. Sie erzielen Einkünfte aus selbstständiger Arbeit – nicht aus Gewerbebetrieb.

Wann gilt die E-Rechnungspflicht für Freiberufler?

Die E-Rechnungspflicht gilt für Umsätze zwischen zwei im Inland ansässigen Unternehmern. Als Freiberufler bist du ein Unternehmer im Sinne des Umsatzsteuergesetzes. Die Pflicht hängt damit von zwei Faktoren ab:

• Wer ist dein Auftraggeber? Nur bei Unternehmen als Kunden gilt die Pflicht – bei Privatpersonen nicht. Und beide Seiten müssen im Inland ansässig sein; sitzt dein Kunde im Ausland, greift die Pflicht gar nicht erst.
• Ist deine Leistung umsatzsteuerpflichtig? Bestimmte Steuerbefreiungen nehmen dich auch im B2B-Bereich von der Pflicht aus – aber längst nicht alle.

Die Übergangsphasen im Überblick

Die E-Rechnungspflicht wird schrittweise eingeführt. Maßgeblich ist der Gesamtumsatz des Vorjahres: Wer 2026 über 800.000 € lag, muss ab dem 1. Januar 2027 ausstellen, alle übrigen ab dem 1. Januar 2028. Für die meisten Freiberufler gilt damit 2028. Seit Januar 2025 müssen aber alle Freiberufler E-Rechnungen empfangen können – unabhängig von Umsatz oder Berufsgruppe. Wie die Umsatzgrenze genau berechnet wird, erklären wir im Artikel zur E-Rechnungspflicht ab 800.000 Euro.

Besonderheiten nach Berufsgruppen

Heilberufe: Umsatzsteuerbefreiung nach § 4 Nr. 14 UStG

Ärzte, Zahnärzte, Psychotherapeuten und viele andere Heilberufe sind nach § 4 Nr. 14 UStG von der Umsatzsteuer befreit. Diese Befreiung fällt in den Bereich § 4 Nr. 8 bis 29 UStG – damit entfällt für diese Leistungen auch die Pflicht, E-Rechnungen auszustellen. Die Steuerbefreiung greift aber nur für heilkundliche Leistungen, nicht für administrative oder beratende Tätigkeiten, die daneben erbracht werden. Und unabhängig davon gilt: Empfangen müssen auch Heilberufe E-Rechnungen können.

Rechtsanwälte und Steuerberater

Anwälte und Steuerberater sind voll umsatzsteuerpflichtig und damit von der E-Rechnungspflicht betroffen, sobald sie für Unternehmen tätig sind. Gerade in der Rechtsberatung ist der Anteil an Unternehmenskunden hoch – die Umstellung auf E-Rechnungen ist hier besonders relevant. Viele Kanzleiverwaltungsprogramme unterstützen XRechnung und ZUGFeRD bereits.

IT-Freelancer und Softwareentwickler

IT-Freelancer arbeiten fast ausschließlich für Unternehmen – damit sind sie von allen Freiberuflergruppen am stärksten von der E-Rechnungspflicht betroffen. Viele ihrer Auftraggeber sind bereits heute auf E-Rechnungen umgestellt und erwarten das auch von ihren Dienstleistern. Wer als IT-Freelancer noch PDF-Rechnungen schickt, riskiert verzögerte Zahlungen.

Kreative: Grafiker, Designer, Fotografen

Kreative haben oft einen Mix aus Privat- und Unternehmenskunden. Bei Privataufträgen – zum Beispiel Hochzeitsfotos oder private Portraits – bleibt das PDF zulässig. Bei Unternehmensaufträgen wie Produktfotografie, Corporate Design oder Werbekampagnen gilt die E-Rechnungspflicht. Besonderheit: Nutzungsrechte sollten als separate Position auf der Rechnung ausgewiesen werden, damit die Leistungsbeschreibung eindeutig bleibt.

Coaches, Trainer und Dozenten

Coaching und Training können nach § 4 Nr. 21 UStG als Bildungsleistung umsatzsteuerbefreit sein – und dann entfällt auch die Pflicht zur E-Rechnung. Seit der Neuregelung zum 1. Januar 2025 ist ausdrücklich auch die Fortbildung erfasst; auf die strengeren Merkmale des Schul- und Hochschulunterrichts kommt es dabei nicht an. Entscheidend ist, ob die Leistung dem Erwerb oder der Erhaltung beruflicher Kenntnisse dient.

Die Grenze zieht das Bundesfinanzministerium an anderer Stelle: Leistungen in der Art einer Unternehmensberatung, die der Verbesserung der Betriebsführung dienen statt der Bildung der Teilnehmer, sind nicht begünstigt. Hinzu kommt eine formale Hürde – wer als Einrichtung auftritt, braucht eine Bescheinigung der zuständigen Landesbehörde; für Privatlehrer ist keine vorgesehen. Wie das im Einzelnen funktioniert, erklären wir ausführlich unter E-Rechnung für Coaches.

Journalisten, Texter und Übersetzer

Journalisten und Texter arbeiten häufig für Verlage, Agenturen und Unternehmen – also überwiegend B2B. Die E-Rechnungspflicht trifft diese Gruppe damit direkt. Übersetzer und Dolmetscher, die für öffentliche Auftraggeber tätig sind, stellen häufig schon heute XRechnungen aus: Für Rechnungen an Bundesbehörden ist das seit Ende November 2020 verpflichtend, bei Ländern und Kommunen unterscheiden sich die Regelungen.

Freiberufler vs. Gewerbetreibende bei der Rechnungsstellung

Bei der E-Rechnungspflicht selbst gibt es keinen Unterschied zwischen Freiberuflern und Gewerbetreibenden – beide sind gleichermaßen betroffen. Es gibt aber einige Punkte bei der Rechnungsstellung, die für Freiberufler spezifisch sind:

• Kein Handelsregistereintrag: Freiberufler führen keine HR-Nummer auf der Rechnung – Name und Adresse genügen
• Keine Gewerbesteuer: Freiberufler zahlen keine Gewerbesteuer – das hat aber keinen Einfluss auf die Rechnungsstellung selbst
• Steuernummer oder USt-IdNr.: Wie alle Unternehmer brauchen Freiberufler eine Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer auf der Rechnung
• Kleinunternehmerregelung möglich: Freiberufler können die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG nutzen, wenn ihr Umsatz unter den Grenzen liegt

Pflichtangaben auf der Freiberufler-Rechnung

Eine korrekte Rechnung muss alle umsatzsteuerlichen Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG enthalten:

• Vollständiger Name und Anschrift des Leistungserbringers
• Vollständiger Name und Anschrift des Leistungsempfängers
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• Ausstellungsdatum der Rechnung
• Fortlaufende eindeutige Rechnungsnummer
• Menge und Art der erbrachten Leistung – bei Freiberuflern oft Stunden oder Pauschalleistungen
• Zeitpunkt der Leistung beziehungsweise der Leistungszeitraum
• Entgelt, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen und Steuerbefreiungen
• Steuersatz und Steuerbetrag – oder der Hinweis auf die Steuerbefreiung
• Im Voraus vereinbarte Entgeltminderungen, etwa Skonto
• Bei Steuerbefreiung: Hinweis auf den entsprechenden Paragraphen (z. B. § 4 Nr. 14 UStG)
• Bei Kleinunternehmern: Hinweis nach § 19 UStG

Welche Software passt für Freiberufler?

Als Freiberufler brauchst du eine Software, die einfach zu bedienen ist, die korrekte steuerliche Einordnung unterstützt und E-Rechnungen in XRechnung oder ZUGFeRD erstellt. Achte dabei auf einen Punkt, der oft untergeht: Nicht jeder Tarif, der E-Rechnungen empfangen kann, kann auch welche erstellen. Diese drei Tools passen besonders gut:

Lexware Office * ist die beste Wahl, wenn du mit einem Steuerberater zusammenarbeitest – die DATEV-Integration ist unübertroffen. Ideal für Anwälte, Berater und Freiberufler mit komplexerer Buchführung. Der Empfang von E-Rechnungen ist schon im S-Tarif ab 7,90 € enthalten; zum Erstellen brauchst du den M-Tarif ab 12,90 € pro Monat. 30 Tage kostenlos testen. Jetzt testen →

sevdesk * ist die modernste Lösung mit starker mobiler App – ideal für Kreative, IT-Freelancer und alle, die viel unterwegs sind. E-Rechnungen erstellen geht in allen Tarifen, im kostenlosen Einstieg begrenzt auf drei pro Monat; für den Empfang brauchst du den Buchhaltungstarif. Kostenlos starten →

Accountable * ist die beste Wahl, wenn du deine Steuererklärung selbst machen willst – die automatische Steuerberechnung spart Zeit und Steuerberaterkosten. Besonders stark für Coaches, Trainer und Freiberufler ohne komplexe Buchführung; Erstellen und Empfangen sind bereits im Gratis-Tarif enthalten. Kostenlos starten →

Häufige Fragen

Fazit: Freiberufler sind betroffen – aber mit Übergangszeit

Die E-Rechnungspflicht trifft Freiberufler mit Unternehmenskunden – egal ob Anwalt, Grafiker, IT-Freelancer oder Coach. Die Ausstellungspflicht gilt für die meisten erst ab 2028, die Empfangspflicht aber bereits seit Januar 2025. Wer jetzt handelt, hat Zeit, sich in Ruhe auf die Umstellung vorzubereiten.

Besonders wichtig: Die steuerliche Einordnung der eigenen Leistung entscheidet oft darüber, ob die Pflicht überhaupt greift – Heilberufe und bestimmte Bildungsleistungen sind ausgenommen, andere steuerfreie Umsätze dagegen nicht. Bei Unsicherheiten lohnt sich ein kurzer Check beim Steuerberater.

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Alle Angaben ohne Gewähr – dieser Artikel stellt keine Steuer- oder Rechtsberatung dar. Rechtsgrundlagen: §§ 14, 19, 27 Abs. 38 UStG, § 34a UStDV, § 18 EStG sowie die BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 und 24. Oktober 2025. Stand: August 2026.