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E-Rechnung mit Word erstellen: Kann ich das noch?
12. Juni 2026 · 8 Min Lesezeit
Den Text einer Rechnung darfst du weiterhin in Word schreiben – aber ein Word-Dokument oder ein daraus gespeichertes PDF gilt rechtlich nicht als E-Rechnung, weil das maschinenlesbare XML fehlt. Übergangsweise ist der Versand solcher Rechnungen im B2B noch erlaubt, spätestens ab 2028 aber nicht mehr. Wir erklären, was heute noch geht, was nicht, und welche Wege dir bleiben.
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Die kurze Antwort
Jein. Du darfst den Inhalt einer Rechnung weiterhin in Word erfassen und gestalten – das verbietet niemand. Was du damit erzeugst, ist aber rechtlich gesehen keine E-Rechnung: Ein Word-Dokument und ein daraus gespeichertes PDF sind reine Bilddateien für das menschliche Auge, ohne die strukturierten Daten, die das Gesetz verlangt.
Solange die Übergangsfristen laufen, darfst du im Geschäftskundenbereich (B2B) noch Papier- oder PDF-Rechnungen verschicken – allerdings nur, wenn der Empfänger zustimmt. Empfangen können musst du echte E-Rechnungen aber bereits seit dem 1. Januar 2025. Und spätestens ab 2028 reicht eine Word- oder PDF-Rechnung im B2B nicht mehr aus.
Warum eine Word-Rechnung keine E-Rechnung ist
Der entscheidende Punkt ist ein technischer. Eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes muss die europäische Norm EN 16931 erfüllen – das heißt, sie enthält alle Rechnungsdaten in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format, das ein Buchhaltungsprogramm automatisch auslesen kann. In Deutschland sind dafür zwei Formate zugelassen: XRechnung (eine reine XML-Datei) und ZUGFeRD (ein PDF mit eingebetteter XML-Datei).
Eine Word-Datei kennt keine solchen strukturierten Felder. Selbst wenn du sie als PDF speicherst, entsteht nur ein Abbild – ein Computer „sieht“ darin Pixel und Text, kann aber Rechnungsnummer, Betrag oder Steuersatz nicht zuverlässig automatisch verarbeiten. Genau diese automatische Verarbeitbarkeit ist aber der Kern der E-Rechnung.
Auf den Punkt: Ein PDF, das du per E-Mail verschickst, ist keine E-Rechnung – auch nicht, wenn es „digital“ aussieht. Entscheidend ist nicht, ob die Rechnung elektronisch übermittelt wird, sondern ob sie strukturierte XML-Daten nach EN 16931 enthält.
Was bis wann noch erlaubt ist
Der Gesetzgeber hat die Pflicht zur E-Rechnung gestaffelt eingeführt. Für deinen Word-Workflow sind drei Zeitpunkte wichtig:
- Seit 1. Januar 2025: Jedes Unternehmen muss E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können – auch wenn es selbst noch keine ausstellt. Ein reiner Word-Workflow reicht zum Empfangen also schon heute nicht mehr.
- Bis Ende 2026 (für kleinere Unternehmen bis Ende 2027): Du darfst im B2B weiterhin Papier- und PDF-Rechnungen versenden – aber nur mit Zustimmung des Empfängers. Eine in Word erstellte PDF-Rechnung ist in dieser Übergangszeit also noch zulässig.
- Ab 2027 und spätestens 2028: Unternehmen mit über 800.000 Euro Vorjahresumsatz müssen ab 2027 E-Rechnungen ausstellen, alle übrigen spätestens ab 2028. Dann ist eine Word- oder PDF-Rechnung im B2B nicht mehr gültig.
Die Details zu Fristen und Pflichten findest du in unserem Überblick zur E-Rechnungspflicht.
Wichtig: Auch in der Übergangszeit gilt der PDF-Versand nur mit Zustimmung des Empfängers. Immer mehr Geschäftskunden bestehen schon jetzt auf echten E-Rechnungen und lehnen PDFs ab. Wer früh umstellt, vermeidet Reibung und wartet nicht unnötig auf sein Geld.
Ausnahmen: Wer weiter mit Word arbeiten darf
Nicht jede Rechnung muss eine E-Rechnung sein. In diesen Fällen darfst du dauerhaft oder weiterhin bei Word und PDF bleiben:
- Kleinunternehmer nach §19 UStG: Sie sind dauerhaft von der Pflicht zum Ausstellen von E-Rechnungen befreit und dürfen weiter Papier- oder PDF-Rechnungen schreiben. Mehr dazu im Artikel E-Rechnung für Kleinunternehmer.
- Rechnungen an Privatkunden (B2C): Für Rechnungen an Endverbraucher gilt die E-Rechnungspflicht nicht.
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und bestimmte Sonderfälle wie Fahrausweise sind ebenfalls ausgenommen.
Wichtig auch hier: Selbst wenn du unter eine Ausnahme fällst und weiter mit Word ausstellst, musst du eingehende E-Rechnungen trotzdem empfangen und revisionssicher acht Jahre aufbewahren können.
Wenn du bei Word bleiben willst
Angenommen, du möchtest deinen vertrauten Word-Workflow nicht aufgeben – dann gibt es grundsätzlich zwei Wege, trotzdem eine gültige E-Rechnung zu erzeugen.
Weg 1: Konverter nutzen
Es gibt Online-Dienste und kleine Programme, die aus den Daten einer Word- oder PDF-Rechnung eine ZUGFeRD- oder XRechnung-Datei erzeugen. Wichtig zu verstehen: Ein einfaches „Speichern unter“ als PDF genügt nicht – das Werkzeug muss die Rechnungsdaten auslesen und daraus eine neue, strukturierte XML-Datei bauen. In der Praxis ist das oft fummelig und fehleranfällig, weil die Felder exakt erkannt werden müssen und schon kleine Layout-Abweichungen die Erkennung stören.
Weg 2: Direkt eine E-Rechnungssoftware verwenden
Der deutlich verlässlichere Weg ist eine Software, die XRechnung und ZUGFeRD direkt und normgerecht erzeugt, die Pflichtfelder automatisch prüft und die Rechnung gleich GoBD-konform archiviert. Du gibst die Daten genauso einfach ein wie in Word, bekommst am Ende aber eine gültige E-Rechnung – ohne Bastellösung. Einen neutralen Überblick über die Anbieter und ihre Preise findest du in unserem E-Rechnungssoftware-Vergleich; viele Tools haben einen kostenlosen Tarif, mit dem sich der Einstieg testen lässt.
Tipp: Wenn du ohnehin umstellen musst, lohnt es sich, den Schritt einmal sauber zu machen, statt jede Rechnung durch einen Konverter zu schleusen. Eine passende Software nimmt dir die Formatfrage dauerhaft ab.
Häufige Fragen
Ist eine als PDF gespeicherte Word-Rechnung eine E-Rechnung?
Nein. Ein PDF ist ein Abbild für das menschliche Auge und enthält keine strukturierten XML-Daten nach EN 16931. Damit gilt es rechtlich nicht als E-Rechnung, sondern als „sonstige Rechnung“.
Darf ich 2026 noch PDF-Rechnungen verschicken?
Im B2B ja, aber nur mit Zustimmung des Empfängers und nur während der Übergangsfrist. Empfangen können musst du echte E-Rechnungen allerdings schon seit 2025. Spätestens ab 2028 ist der PDF-Versand im B2B nicht mehr zulässig.
Kann ich meine alten Word-Vorlagen weiterverwenden?
Als Gestaltungsgrundlage ja, als gültige E-Rechnung nicht. Du müsstest die Daten in ein Tool übertragen, das daraus XRechnung oder ZUGFeRD erzeugt. Ein direktes Umwandeln per „Speichern unter“ reicht nicht.
Gilt das auch für Excel?
Ja, dasselbe Prinzip. Auch Excel erzeugt keine strukturierten Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD. Eine Excel-Rechnung ist damit ebenso wenig eine E-Rechnung wie eine Word-Rechnung.
Fazit
Word ja, E-Rechnung nein
Du darfst eine Rechnung weiterhin in Word tippen – aber das Ergebnis ist keine E-Rechnung im rechtlichen Sinn, weil das maschinenlesbare XML fehlt. Während der Übergangsfristen ist der PDF-Versand im B2B mit Zustimmung des Empfängers noch möglich, spätestens ab 2028 aber nicht mehr.
Wer nicht zu den dauerhaft befreiten Kleinunternehmern gehört, kommt um echte E-Rechnungen mittelfristig nicht herum. Statt jede Rechnung durch einen Konverter zu schleusen, ist der saubere Weg eine Software, die XRechnung und ZUGFeRD direkt erzeugt – der Aufwand bei der Eingabe ist derselbe wie in Word, das Ergebnis aber rechtssicher.
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