Warum wird die E-Rechnung verpflichtend?

Mit dem Wachstumschancengesetz hat Deutschland die Regelungen zur Rechnungsstellung grundlegend neu gefasst. Die E-Rechnung soll die Digitalisierung der Wirtschaft fördern und Prozesse im Rechnungswesen vereinfachen. Rechnungsdaten müssen künftig beim Empfänger nicht mehr manuell erfasst werden – das spart Zeit und vermeidet Fehler.

Diskutiert wird außerdem ein digitales Meldesystem, bei dem Rechnungsdaten zeitnah an die Finanzverwaltung übermittelt werden. Ein solches System ist bislang nicht beschlossen; die E-Rechnung schafft aber die technische Grundlage dafür.

Wer ist betroffen?

Die Regelungen gelten für alle inländischen Unternehmen im B2B-Bereich – also bei Geschäften zwischen zwei Unternehmen. Als inländisches Unternehmen gilt, wer seinen Sitz, seine Geschäftsleitung oder eine am Umsatz beteiligte Betriebsstätte in Deutschland hat. Darunter fallen auch Freiberufler und Selbstständige.

Nicht betroffen sind Rechnungen an Privatpersonen (B2C). Und ein Punkt, der oft falsch dargestellt wird: Sitzt einer der beiden Beteiligten nicht im Inland, greift die Pflicht gar nicht erst – das ist keine Ausnahme, sondern eine Frage des Anwendungsbereichs.

Wer muss keine E-Rechnung ausstellen?

Auch wenn grundsätzlich eine Pflicht zur Rechnungsstellung besteht, gibt es Ausnahmen. Eine normale Rechnung reicht weiterhin bei:

Achtung bei steuerfreien Umsätzen: Ausgenommen sind nur die Befreiungen nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG. Für steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 1 bis 7 UStG – etwa innergemeinschaftliche Lieferungen oder Ausfuhrlieferungen – ist unter den übrigen Voraussetzungen sehr wohl eine E-Rechnung auszustellen.

Wichtig für Kleinunternehmer: Auch wenn ihr keine E-Rechnungen ausstellen müsst, seid ihr seit dem 1. Januar 2025 verpflichtet, E-Rechnungen zu empfangen. Die Befreiung vom Ausstellen gilt dauerhaft, endet aber mit dem Wechsel zur Regelbesteuerung – Details im Artikel E-Rechnung für Kleinunternehmer.

Welche Formate sind zulässig?

Eine E-Rechnung muss in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt werden, das eine automatische Weiterverarbeitung ermöglicht. Ein einfaches PDF per E-Mail gilt seit dem 1. Januar 2025 nicht mehr als E-Rechnung.

In Deutschland sind insbesondere folgende Formate zulässig:

Zulässig ist grundsätzlich jedes strukturierte Format, das der europäischen Norm EN 16931 entspricht – also auch Formate anderer EU-Staaten. Wie sich XRechnung und ZUGFeRD in der Praxis unterscheiden und warum bei hybriden Formaten der XML-Teil maßgeblich ist, erklären wir im Artikel XRechnung vs. ZUGFeRD.

Wichtig für den Inhalt: Alle umsatzsteuerlichen Pflichtangaben müssen im strukturierten Teil stehen. Ein Verweis auf eine Anlage genügt nicht, ein Link auf ein externes Ziel erst recht nicht – ergänzende Angaben wie eine Aufschlüsselung von Stundennachweisen dürfen dagegen als Anhang beiliegen.

Wie wird eine E-Rechnung übermittelt?

Das Gesetz schreibt keinen bestimmten Übermittlungsweg vor. Möglich sind unter anderem:

Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen den Empfang einer E-Rechnung sicherstellen. Dafür reicht bereits ein einfaches E-Mail-Postfach aus; ein gesondertes Postfach nur für Rechnungen ist ausdrücklich nicht erforderlich. Wie du den Empfang praktisch einrichtest, beschreibt der Artikel E-Rechnung empfangen.

Wer nicht empfangsbereit ist oder die Annahme verweigert, hat übrigens keinen Anspruch darauf, stattdessen eine Papier- oder PDF-Rechnung zu bekommen. Die Pflichten des Ausstellers gelten bereits als erfüllt, wenn er die E-Rechnung ausgestellt und sich nachweislich um die Übermittlung bemüht hat.

Wie lange muss eine E-Rechnung aufbewahrt werden?

E-Rechnungen müssen wie alle anderen Rechnungen acht Jahre aufbewahrt werden. Dabei muss der strukturierte Teil der E-Rechnung unverändert in seiner ursprünglichen Form erhalten bleiben. Eine Speicherung außerhalb eines GoBD-konformen Systems führt allein deswegen nicht zu einem Verstoß gegen die Aufbewahrungspflicht.

Die Einführung der E-Rechnung auf einen Blick

Welcher Stichtag für dich gilt, entscheidet der Gesamtumsatz deines Vorjahres. Alle Einzelheiten zur ersten Stufe findest du im Überblick zur E-Rechnungspflicht 2027, die genaue Berechnung der Umsatzgrenze im Artikel E-Rechnungspflicht ab 800.000 Euro. Wer erst 2028 dran ist, findet den passenden Fahrplan unter E-Rechnungspflicht 2028.