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E-Rechnung für Handwerker: Pflicht, Software und praktische Tipps

7. Mai 2026 · 8 Min Lesezeit

Was ist die E-Rechnungspflicht – und gilt sie für Handwerker?

Seit dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland eine neue gesetzliche Regelung: Alle inländischen Unternehmen im B2B-Bereich – also Geschäfte zwischen Unternehmen – müssen in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen. Das betrifft auch Handwerker, Handwerksbetriebe und selbstständige Handwerker ohne Angestellte.

Eine E-Rechnung ist dabei nicht einfach ein PDF per E-Mail. Sie muss in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format vorliegen, das der europäischen Norm EN 16931 entspricht. In Deutschland sind das in der Praxis XRechnung und ZUGFeRD – daneben sind aber auch andere europäische Formate zulässig, und Aussteller und Empfänger können ein eigenes Format vereinbaren, etwa im EDI-Verfahren.

E-Rechnungen empfangen: Was du ab 2025 brauchst

Die erste Stufe der Pflicht gilt bereits: Du musst als Handwerker in der Lage sein, E-Rechnungen von deinen Lieferanten und Auftraggebern zu empfangen. Das klingt komplizierter als es ist.

Für den reinen Empfang reicht zunächst ein normales E-Mail-Postfach – solange du die Datei öffnen und archivieren kannst. Aufbewahren musst du sie acht Jahre lang, und der strukturierte Teil der Rechnung muss unversehrt in seiner ursprünglichen Form erhalten bleiben.

Was du konkret brauchst:

• Eine E-Mail-Adresse, die du deinen Geschäftspartnern mitteilen kannst
• Eine Möglichkeit, die Dateien zu öffnen (z.B. kostenlose Viewer für ZUGFeRD oder XRechnung)
• Eine Ablage, in der die Originaldatei unverändert bleibt – eine Software macht das komfortabler, ist aber keine Voraussetzung

E-Rechnungen ausstellen: Wann wird es für Handwerker Pflicht?

Das Ausstellen von E-Rechnungen wird schrittweise verpflichtend. Die Fristen hängen vom Umsatz deines Betriebs im Vorjahr ab:

• Ab 1. Januar 2025: Empfangspflicht für alle inländischen Unternehmen im B2B-Bereich
• Ab 1. Januar 2027: Ausstellungspflicht für Unternehmen mit mehr als 800.000 € Gesamtumsatz im Vorjahr
• Ab 1. Januar 2028: Ausstellungspflicht für alle übrigen Unternehmen – also auch kleinere Handwerksbetriebe

Für die meisten Handwerker gilt also: Ab 2028 müssen auch ausgehende Rechnungen an Geschäftskunden als E-Rechnung verschickt werden. Wer früh umsteigt, spart sich den Stress kurz vor der Deadline – und kann die Vorteile der Digitalisierung früher nutzen. Wie die 800.000-Euro-Grenze genau berechnet wird, erklären wir im Detail im Artikel zur E-Rechnungspflicht ab 800.000 Euro Umsatz.

Erleichterungen für Bauleistungen und Schlussrechnungen

Ein Punkt, der Handwerksbetriebe besonders betrifft und in vielen Ratgebern fehlt: Grundsätzlich müssen alle umsatzsteuerlichen Pflichtangaben im strukturierten Teil der E-Rechnung stehen. Ein bloßer Verweis auf eine Anlage genügt dafür nicht. Für Bauleistungen und für Schlussrechnungen gibt es davon aber Erleichterungen.

Leistungsbeschreibung bei Bauleistungen

Bei E-Rechnungen über Bauleistungen genügt es, wenn der strukturierte Teil die einzelnen Gewerke mit den jeweiligen Summen aufführt. Die detaillierte Aufschlüsselung nach dem Leistungsverzeichnis darf dann in einer Anlage stehen. Zwei Bedingungen sind dabei einzuhalten: Die Anlage muss für Menschen lesbar sein, und der strukturierte Teil muss eindeutig auf sie verweisen. Ein Link auf ein externes Ziel – etwa ein Downloadportal – genügt nicht; die Anlage muss in der Rechnung selbst enthalten sein.

Anzahlungen und Abschläge in der Schlussrechnung

Wer eine Schlussrechnung als E-Rechnung erstellt, darf die bereits abgerechneten Teilentgelte – also Anzahlungen und Abschläge – in einem Anhang aufführen. Auch hier muss der strukturierte Teil eindeutig darauf hinweisen.

Auch für Änderungen an einer bereits gestellten Rechnung gibt es eine nützliche Unterscheidung: Ändert sich nur die Bemessungsgrundlage, etwa durch Skonto oder einen Nachlass wegen einer Mängelrüge, ist keine Rechnungsberichtigung nötig. Ändert sich dagegen der Leistungsumfang – zum Beispiel durch eine relevante Aufmaßänderung –, muss die Rechnung jedenfalls hinsichtlich der Leistungsbeschreibung berichtigt werden.

XRechnung und ZUGFeRD: Was ist der Unterschied?

Es gibt zwei in Deutschland gängige E-Rechnungsformate – und für Handwerker ist es wichtig, den Unterschied zu kennen:

XRechnung

Die XRechnung ist ein reines XML-Format – sie enthält keine für Menschen lesbare Darstellung. Sie wird vor allem im öffentlichen Sektor verwendet, zum Beispiel wenn du als Handwerker Aufträge für Kommunen, Schulen oder Behörden ausführst. Für Rechnungen an Bundesbehörden ist die XRechnung bereits seit Ende November 2020 verpflichtend; bei Ländern und Kommunen unterscheiden sich die Regelungen.

ZUGFeRD

ZUGFeRD ist ein hybrides Format: Es kombiniert ein lesbares PDF mit eingebetteten XML-Daten. Das bedeutet, du kannst die Rechnung ganz normal lesen und ausdrucken – und gleichzeitig kann sie maschinell verarbeitet werden. Für Handwerksbetriebe, deren Geschäftskunden noch nicht mit XML arbeiten, ist ZUGFeRD deshalb oft die praktischere Wahl.

Welche Software eignet sich für Handwerker?

Spezialisierte Handwerkersoftware wie Tarifwerk oder Streit ist leistungsfähig, aber oft teuer und komplex. Für viele selbstständige Handwerker und kleinere Betriebe ist eine schlanke Buchhaltungs- und Rechnungssoftware die bessere Wahl – einfacher zu bedienen, günstiger und trotzdem vollständig E-Rechnungs-konform.

Worauf du bei der Auswahl achten solltest:

• Unterstützung von XRechnung und ZUGFeRD – beim Erstellen und beim Empfangen
• Anhänge in der E-Rechnung, falls du Leistungsverzeichnisse oder Abschläge beilegen willst
• Revisionssichere Ablage – gesetzlich nicht zwingend, praktisch aber eine große Entlastung
• DATEV-Export für den Steuerberater
• Einfache Bedienung ohne Buchhaltungskenntnisse
• Mobil nutzbar – auf der Baustelle oder beim Kunden

Praktische Tipps für den Einstieg

Der Umstieg auf E-Rechnungen muss kein großes Projekt sein. Mit diesen Schritten kommst du schnell und unkompliziert rein:

1. Erst empfangen, dann ausstellen

Fang damit an, E-Rechnungen entgegenzunehmen. Teile deinen Lieferanten und Auftraggebern eine dedizierte E-Mail-Adresse mit – zum Beispiel rechnung@deinbetrieb.de. Rechtlich nötig ist ein gesondertes Postfach nicht, es hilft aber, den Überblick zu behalten.

2. Software früh einrichten

Warte nicht bis 2027 oder 2028. Wer jetzt eine Software einrichtet, hat genug Zeit zum Ausprobieren und vermeidet den Zeitdruck kurz vor der Pflicht. Die meisten Tools bieten kostenlose Testphasen an.

3. Steuerberater einbinden

Sprich mit deinem Steuerberater über das Thema. Viele Steuerberater haben bereits Erfahrung mit E-Rechnungen und können dir bei der Archivierung und beim Datenaustausch helfen. Tools mit DATEV-Export erleichtern die Zusammenarbeit erheblich.

4. Öffentliche Aufträge: XRechnung sofort

Wenn du Aufträge für Behörden, Kommunen oder öffentliche Einrichtungen ausführst, musst du bereits jetzt XRechnungen ausstellen. Stelle sicher, dass deine Software dieses Format unterstützt – und frag beim Auftraggeber nach der Leitweg-ID, die für die Zustellung benötigt wird. Bei Rechnungen an andere Unternehmen brauchst du keine Leitweg-ID; dort genügt umsatzsteuerlich ein Platzhalter im entsprechenden Feld.

Fazit

Die E-Rechnungspflicht kommt auch für Handwerker – und sie ist näher als viele denken. Die gute Nachricht: Mit der richtigen Software ist der Umstieg einfacher als befürchtet. Wer jetzt handelt, ist auf der sicheren Seite und spart sich den Stress kurz vor der Deadline.

Besonders wichtig: Öffentliche Aufträge erfordern bereits heute XRechnungen. Und seit 2025 muss jeder Handwerksbetrieb E-Rechnungen empfangen können. Beides lässt sich mit einer modernen Rechnungssoftware unkompliziert abdecken – für den Empfang allein genügt aber schon ein E-Mail-Postfach und eine saubere Ablage.

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