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E-Rechnung Software für Kleinunternehmer: Die besten Tools 2026
16. Juni 2026 · 9 Min Lesezeit
Als Kleinunternehmer hast du besondere Anforderungen an deine Rechnungssoftware: Sie soll einfach sein, wenig kosten und die Kleinunternehmerregelung automatisch korrekt umsetzen. Seit 2025 müssen auch Kleinunternehmer E-Rechnungen empfangen können – ausstellen müssen sie dagegen dauerhaft keine. Dieser Artikel zeigt, worauf du bei der Auswahl wirklich achten musst, welche drei Tools am besten passen und warum Papierkram für die meisten Kleinunternehmer die beste Wahl ist.
Inhalt
Was Kleinunternehmer zur E-Rechnungspflicht wissen müssen
Die E-Rechnungspflicht betrifft seit Januar 2025 alle Unternehmen im B2B-Bereich in Deutschland – auch Kleinunternehmer. Dabei gibt es jedoch zwei unterschiedliche Pflichten, die man auseinanderhalten sollte: das Empfangen und das Ausstellen.
Definition Kleinunternehmer: Als Kleinunternehmer nach §19 UStG gilt, wer im Vorjahr nicht mehr als 25.000 € Umsatz hatte und im laufenden Jahr voraussichtlich 100.000 € nicht überschreitet. Kleinunternehmer weisen keine Umsatzsteuer auf Rechnungen aus und müssen stattdessen einen Hinweis nach §19 UStG auf der Rechnung angeben (z. B. „Gemäß §19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet“).
Empfangspflicht – gilt bereits seit Januar 2025
Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen im B2B-Bereich – also auch Kleinunternehmer – in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Das bedeutet: Wenn ein Lieferant oder Dienstleister eine XRechnung oder ZUGFeRD-Rechnung schickt, musst du diese annehmen, lesen und revisionssicher archivieren können. Für den reinen Empfang reicht technisch ein normales E-Mail-Postfach aus – das bloße Ausdrucken und Abheften genügt für die Archivierung allerdings nicht.
Ausstellungspflicht – Kleinunternehmer sind dauerhaft befreit
Hier kommt die gute Nachricht: Kleinunternehmer nach §19 UStG sind von der Pflicht, selbst E-Rechnungen auszustellen, dauerhaft befreit. Das regelt §34a UStDV, der mit dem Jahressteuergesetz 2024 eingeführt wurde. Du darfst deinen Geschäftskunden also weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen schicken (PDF mit Zustimmung des Empfängers) – und zwar nicht nur während der Übergangsfristen bis 2027, sondern auf Dauer, solange du unter der Kleinunternehmerregelung bleibst.
Wichtig – der häufigste Irrtum: „Dauerhaft befreit“ gilt nur fürs Ausstellen. Die Empfangs- und Archivierungspflicht besteht seit 2025 auch für dich. Und sobald du die Kleinunternehmergrenze überschreitest, entfällt die Befreiung – dann greift die normale Ausstellungspflicht (ab 2027 bei über 800.000 € Umsatz, ab 2028 für alle übrigen).
Mehr Details zu Fristen und Ausnahmen findest du im Überblick zur E-Rechnungspflicht 2025. Trotz der Befreiung lohnt sich eine Software aber für viele Kleinunternehmer – warum, zeigen die nächsten Abschnitte.
Besondere Anforderungen von Kleinunternehmern
Kleinunternehmer haben andere Anforderungen an Rechnungssoftware als größere Unternehmen. Das liegt vor allem an vier Besonderheiten:
1. Die Kleinunternehmerregelung muss korrekt umgesetzt sein
Das ist der wichtigste Punkt: Kleinunternehmer dürfen keine Umsatzsteuer auf ihren Rechnungen ausweisen. Wer versehentlich Umsatzsteuer ausweist, schuldet dem Finanzamt den ausgewiesenen Betrag – auch wenn er ihn vom Kunden gar nicht eingenommen hat. Das kann teuer werden.
Eine gute Rechnungssoftware erkennt den Kleinunternehmerstatus automatisch, sobald er einmal hinterlegt wurde, und stellt sicher, dass auf allen Rechnungen kein Umsatzsteuerausweis erscheint. Stattdessen wird der gesetzlich vorgeschriebene Hinweis nach §19 UStG automatisch eingefügt.
2. Wenige Rechnungen – geringer Funktionsbedarf
Viele Kleinunternehmer schreiben nur wenige Rechnungen pro Monat. Für ein bis zehn Rechnungen braucht man keine komplexe Buchhaltungssoftware mit Warenwirtschaft, automatischem Bankabgleich und DATEV-Direktschnittstelle. Diese Funktionen kosten Geld und erhöhen die Komplexität – für einen Kleinunternehmer meist unnötig.
Die Software muss in erster Linie eins können: schnell und korrekt Rechnungen erstellen. Alles andere ist für die meisten Kleinunternehmer ein schönes Extra, aber kein Muss.
3. Kein oder geringes Budget
Wer als Kleinunternehmer überschaubare Umsätze macht, muss jeden Euro zweimal umdrehen. Teure Abo-Modelle ab 20–30 € pro Monat rechnen sich schlicht nicht. Glücklicherweise gibt es gute kostenlose oder sehr günstige Lösungen, die alle gesetzlichen Anforderungen erfüllen.
4. GoBD-konforme Archivierung nicht vergessen
Auch Kleinunternehmer sind verpflichtet, ihre Rechnungen acht Jahre lang GoBD-konform aufzubewahren – unveränderbar, jederzeit lesbar und vollständig. Das gilt besonders für empfangene E-Rechnungen, die im Originalformat (XML bzw. ZUGFeRD) archiviert werden müssen. Wer Rechnungen nur in Word erstellt und als PDF speichert, erfüllt diese Anforderung oft nicht vollständig – eine Software, die automatisch archiviert, ist hier klar im Vorteil.
Die wichtigsten Kriterien bei der Software-Wahl
Wenn du als Kleinunternehmer eine Rechnungssoftware suchst, solltest du diese fünf Kriterien in der Reihenfolge ihrer Wichtigkeit prüfen:
1. Kleinunternehmerregelung automatisch und korrekt
Die Software muss §19 UStG vollständig unterstützen – kein Umsatzsteuerausweis, automatischer Pflichthinweis auf allen Rechnungen. Das ist das wichtigste Kriterium überhaupt. Prüfe das vor dem Kauf explizit.
2. E-Rechnung (XRechnung & ZUGFeRD) inklusive
Auch wenn du als Kleinunternehmer nicht ausstellen musst – die Software sollte XRechnung und ZUGFeRD unterstützen. So kannst du Kunden bedienen, die E-Rechnungen bevorzugen, und bist abgesichert, falls du die Kleinunternehmergrenze überschreitest.
3. Günstiger Preis oder kostenloser Einstieg
Als Kleinunternehmer mit wenig Rechnungsvolumen braucht es keinen teuren Vollzugang. Tools bis 10 € pro Monat oder mit dauerhaft kostenloser Basisversion sind ideal. Prüfe, ob die kostenlose Version bereits XRechnung und ZUGFeRD enthält – das ist nicht immer der Fall.
4. Einfache Bedienung ohne Vorkenntnisse
Die Software muss intuitiv sein. Kein Buchhalter-Fachwissen, keine lange Einarbeitung. Eine Rechnung sollte in unter fünf Minuten fertig sein. Teste das im kostenlosen Tarif, bevor du dich festlegst.
5. GoBD-konforme Archivierung
Alle Rechnungen müssen acht Jahre unveränderbar archiviert werden. Die meisten modernen Cloud-Tools erledigen das automatisch – prüfe aber, ob die kostenlose Version ebenfalls GoBD-konform archiviert oder nur die kostenpflichtigen Tarife.
Alle Anbieter im vollständigen Vergleich
Wir haben alle wichtigen Tools neutral bewertet – mit Preisen und Funktionen.
Die drei besten Tools für Kleinunternehmer
Nach diesen Kriterien haben wir die Tools aus unserem Vergleich bewertet. Für Kleinunternehmer empfehlen sich vor allem diese drei:
Papierkram *
Kostenlos / ab 9,90 € pro Monat
Papierkram ist die schlankste und günstigste vollwertige Lösung für Kleinunternehmer. Die Kleinunternehmerregelung lässt sich mit einem Klick aktivieren und wird auf allen Rechnungen automatisch korrekt umgesetzt. Die kostenlose Basisversion ist dauerhaft nutzbar und kann E-Rechnungen empfangen – das Erstellen von XRechnung und ZUGFeRD ist ab Tarif S für 9,90 € pro Monat verfügbar. Die Oberfläche ist übersichtlich und auch ohne Vorkenntnisse sofort verständlich.
✓ Günstigster vollwertiger Einstieg ✓ §19 UStG automatisch ✓ Dauerhaft kostenlose Basisversion ✓ Zeiterfassung inklusive ✓ Übersichtlich und einfach
✗ XRechnung & ZUGFeRD erstellen erst ab 9,90 € / Monat ✗ Kein Bankabgleich in der kostenlosen Version
sevdesk *
Kostenlos / ab 12,90 € pro Monat
sevdesk ist die modernste Lösung und besonders stark für Kleinunternehmer, die viel mobil arbeiten. Die kostenlose Version erlaubt bis zu 3 Rechnungen pro Monat – inklusive Erstellung von XRechnung und ZUGFeRD, was gegenüber Papierkram Free ein Vorteil ist (das Empfangen ist dort allerdings erst ab dem Buchhaltungstarif enthalten). Die Kleinunternehmerregelung wird vollständig unterstützt. Wer mehr als 3 Rechnungen pro Monat schreibt, zahlt ab 12,90 € – etwas teurer als Papierkram, aber mit der stärksten mobilen App am Markt.
✓ XRechnung & ZUGFeRD auch kostenlos erstellbar ✓ Modernste Oberfläche ✓ Starke mobile App ✓ §19 UStG automatisch
✗ Nur 3 Rechnungen pro Monat kostenlos ✗ Teurer als Papierkram bei mehr Volumen
Accountable
Kostenlos / ab 9,90 € pro Monat
Accountable ist die beste Wahl für Kleinunternehmer, die Rechnung und Steuererklärung in einer App erledigen wollen. Die Software berechnet automatisch, was du ans Finanzamt zahlen musst, und bereitet die Steuererklärung vor – das spart Zeit und Steuerberaterkosten. E-Rechnungen lassen sich sogar im kostenlosen Tarif senden und empfangen, die Oberfläche ist besonders auf einfache Bedienung ausgelegt. Die kostenlose Basisversion ist dauerhaft nutzbar.
✓ Steuerberechnung automatisch ✓ App-first, ideal für mobiles Arbeiten ✓ E-Rechnung senden & empfangen auch kostenlos ✓ Dauerhaft kostenlose Basisversion
✗ Weniger Buchhaltungsfunktionen als Lexware ✗ Nur für Einzelunternehmer/Freiberufler, nicht für Teams
Unsere Empfehlung: Warum Papierkram für die meisten Kleinunternehmer passt
Nach eingehender Betrachtung aller Tools empfehlen wir Papierkram als erste Wahl für die meisten Kleinunternehmer. Hier ist, warum:
Günstiger Einstieg mit klarem Upgrade-Pfad
Die kostenlose Basisversion von Papierkram ist dauerhaft nutzbar – kein Zeitlimit, keine versteckten Kosten. Wer als Kleinunternehmer gerade erst startet, kann sofort loslegen, ohne einen Euro zu zahlen. Wer dann doch E-Rechnungen erstellen will – etwa weil ein Auftraggeber sie wünscht – wechselt für 9,90 € pro Monat auf Tarif S, den günstigsten Vollzugang mit XRechnung und ZUGFeRD im Vergleich.
Kleinunternehmerregelung so einfach wie möglich
Bei Papierkram hinterlegst du einmal deinen Kleinunternehmerstatus – und die Software kümmert sich um alles andere. Kein manuelles Entfernen der Umsatzsteuer, kein Vergessen des Pflichthinweises. Gerade für Einsteiger ohne Buchhalter-Kenntnisse ist das ein erheblicher Vorteil gegenüber Tools, wo man das manuell konfigurieren muss.
Zeiterfassung inklusive – ein echter Mehrwert für Freiberufler
Viele Kleinunternehmer sind Freiberufler, die nach Stunden abrechnen. Papierkram hat eine integrierte Zeiterfassung, die direkt mit der Rechnungsstellung verknüpft ist – du erfasst deine Stunden und überführst sie mit einem Klick in eine Rechnung. Das ist ein Mehrwert, den sevdesk und Accountable in der kostenlosen Version nicht in dieser Form bieten.
Einfachste Bedienung im Test
Die Oberfläche von Papierkram ist bewusst schlank gehalten – keine überladenen Menüs, keine Buchhaltungs-Fachbegriffe, die Einsteiger verwirren. Eine Rechnung ist in drei bis vier Klicks fertig. Das ist genau das, was Kleinunternehmer brauchen, die ihre Zeit lieber in ihr eigentliches Geschäft stecken wollen.
Wann sevdesk oder Accountable besser passt
Papierkram ist nicht für jeden die perfekte Wahl. sevdesk ist besser, wenn du sehr viel mobil arbeitest und die stärkste App-Erfahrung willst – und wenn du maximal 3 Rechnungen pro Monat erstellst, sogar kostenlos mit XRechnung und ZUGFeRD. Accountable ist besser, wenn du deine Steuererklärung selbst machen willst und beides in einer App haben möchtest – der automatische Steuerrechner ist ein echter Mehrwert für Kleinunternehmer ohne Steuerberater.
Kurz zusammengefasst:
Wenig Rechnungen, kleines Budget, nach Stunden abrechnen → Papierkram
Viel mobil, maximal 3 Rechnungen pro Monat → sevdesk Free
Steuer selbst machen, alles in einer App → Accountable
Noch unsicher, welches Tool passt?
Im vollständigen Vergleich findest du alle Anbieter mit Preisen und Funktionen auf einen Blick.
Häufige Fragen
Müssen Kleinunternehmer E-Rechnungen ausstellen?
Nein. Kleinunternehmer nach §19 UStG sind durch §34a UStDV dauerhaft von der Pflicht zum Ausstellen von E-Rechnungen befreit – auch über 2028 hinaus. Empfangen und archivieren müssen sie eingehende E-Rechnungen seit Januar 2025 aber trotzdem.
Was passiert, wenn ich als Kleinunternehmer versehentlich Umsatzsteuer ausweise?
Das kann teuer werden – du schuldest dem Finanzamt die ausgewiesene Steuer, auch wenn du sie vom Kunden gar nicht eingenommen hast. Eine Software, die die Kleinunternehmerregelung automatisch umsetzt, verhindert genau diesen Fehler. Das ist der wichtigste Grund, warum man als Kleinunternehmer keine normalen Rechnungsvorlagen in Word oder Excel nutzen sollte.
Welche Software ist für Kleinunternehmer am günstigsten?
Papierkram bietet die günstigste vollwertige Lösung ab 9,90 € pro Monat inklusive korrekter Kleinunternehmerregelung und E-Rechnungserstellung. Kostenlos starten ist ebenfalls möglich – das Erstellen von XRechnung und ZUGFeRD ist dann aber noch nicht enthalten. sevdesk Free erlaubt bis zu 3 Rechnungen pro Monat kostenlos inklusive XRechnung und ZUGFeRD.
Brauche ich als Kleinunternehmer eine DATEV-Schnittstelle?
Nur, wenn du mit einem Steuerberater zusammenarbeitest, der DATEV nutzt. Für die meisten Kleinunternehmer, die ihre Steuern selbst machen oder einen günstigen Online-Steuerberater nutzen, ist eine DATEV-Schnittstelle nicht nötig und rechtfertigt keinen höheren Preis.
Kann ich als Kleinunternehmer eine kostenlose Software dauerhaft nutzen?
Ja – Papierkram Free und Accountable Free sind dauerhaft kostenlos nutzbar. sevdesk Free erlaubt dauerhaft bis zu 3 Rechnungen pro Monat kostenlos. Achte darauf, ob die kostenlose Version auch XRechnung und ZUGFeRD unterstützt – das ist nicht bei allen kostenlosen Tarifen der Fall.
Fazit: Einfach, günstig und von Anfang an gesetzeskonform
Als Kleinunternehmer brauchst du keine komplexe Buchhaltungssoftware – aber eine, die die Kleinunternehmerregelung automatisch korrekt umsetzt, E-Rechnungen empfangen kann und intuitiv zu bedienen ist. Ausstellen musst du als Kleinunternehmer dauerhaft keine E-Rechnungen, viele wollen es aber trotzdem können. Papierkram trifft diesen Punkt am besten: günstigster Einstieg, einfachste Bedienung, integrierte Zeiterfassung und ein klarer Upgrade-Pfad, sobald du E-Rechnungen erstellen willst.
Wer sehr viel mobil arbeitet und maximal 3 Rechnungen pro Monat schreibt, ist mit sevdesk Free sogar kostenlos und inklusive XRechnung gut bedient. Und wer Steuer und Rechnung in einer App haben will, findet in Accountable die passende Lösung.
Alle E-Rechnungs-Tools im Vergleich
Wir haben alle wichtigen Anbieter für Kleinunternehmer und Freelancer neutral verglichen – mit Preisen, Funktionen und ehrlichen Einschätzungen.
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Alle Angaben ohne Gewähr – Preise und Funktionen können sich ändern. Stand: Juni 2026.
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