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E-Rechnung Software für Kleinunternehmer: Die besten Tools 2026
16. Mai 2026 · 9 Min Lesezeit
Als Kleinunternehmer hast du besondere Anforderungen an deine Rechnungssoftware: Sie soll einfach sein, wenig kosten und die Kleinunternehmerregelung automatisch korrekt umsetzen. Seit 2025 müssen auch Kleinunternehmer E-Rechnungen empfangen können – ab 2028 auch ausstellen. Dieser Artikel zeigt worauf du bei der Auswahl wirklich achten musst, welche drei Tools am besten passen und warum Papierkram für die meisten Kleinunternehmer die beste Wahl ist.
Inhalt
Was Kleinunternehmer zur E-Rechnungspflicht wissen müssen
Die E-Rechnungspflicht betrifft seit Januar 2025 alle Unternehmen im B2B-Bereich in Deutschland – auch Kleinunternehmer. Dabei gibt es jedoch zwei unterschiedliche Pflichten die man auseinanderhalten sollte:
Definition Kleinunternehmer: Als Kleinunternehmer nach §19 UStG gilt wer im Vorjahr weniger als 25.000 € Umsatz hatte und im laufenden Jahr voraussichtlich nicht mehr als 100.000 € erreicht. Kleinunternehmer weisen keine Umsatzsteuer auf Rechnungen aus und müssen stattdessen den Hinweis „Gemäß §19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet“ auf der Rechnung angeben.
Empfangspflicht – gilt bereits seit Januar 2025
Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen im B2B-Bereich – also auch Kleinunternehmer – in der Lage sein E-Rechnungen zu empfangen. Das bedeutet: Wenn ein Lieferant oder Dienstleister eine XRechnung oder ZUGFeRD-Rechnung schickt, musst du diese annehmen und verarbeiten können. Für den reinen Empfang reicht technisch gesehen ein normales E-Mail-Postfach aus.
Ausstellungspflicht – gilt für Kleinunternehmer erst ab 2028
Die Pflicht selbst E-Rechnungen auszustellen gilt für Kleinunternehmer erst ab dem 1. Januar 2028. Das bedeutet: Du kannst bis dahin noch normale PDF-Rechnungen an deine Geschäftskunden schicken – musst es aber nicht mehr lange.
Wichtig: Auch wenn die Ausstellungspflicht erst 2028 kommt – wer jetzt schon auf eine E-Rechnungssoftware umstellt hat Zeit sich in Ruhe einzuarbeiten, vermeidet letzten Minuten-Stress und profitiert sofort von der Zeitersparnis bei der Rechnungserstellung.
Besondere Anforderungen von Kleinunternehmern
Kleinunternehmer haben andere Anforderungen an Rechnungssoftware als größere Unternehmen. Das liegt vor allem an drei Besonderheiten:
1. Die Kleinunternehmerregelung muss korrekt umgesetzt sein
Das ist der wichtigste Punkt: Kleinunternehmer dürfen keine Umsatzsteuer auf ihren Rechnungen ausweisen. Wer versehentlich Umsatzsteuer ausweist schuldet dem Finanzamt den ausgewiesenen Betrag – auch wenn er ihn vom Kunden gar nicht eingenommen hat. Das kann teuer werden.
Eine gute Rechnungssoftware erkennt den Kleinunternehmerstatus automatisch sobald er einmal hinterlegt wurde und stellt sicher dass auf allen Rechnungen kein Umsatzsteuerausweis erscheint. Stattdessen wird der gesetzlich vorgeschriebene Hinweis nach §19 UStG automatisch eingefügt.
2. Wenige Rechnungen – geringer Funktionsbedarf
Viele Kleinunternehmer schreiben nur wenige Rechnungen pro Monat. Für ein bis zehn Rechnungen braucht man keine komplexe Buchhaltungssoftware mit Warenwirtschaft, automatischem Bankabgleich und DATEV-Direktschnittstelle. Diese Funktionen kosten Geld und erhöhen die Komplexität – für einen Kleinunternehmer unnötig.
Die Software muss in erster Linie eins können: schnell und korrekt Rechnungen erstellen. Alles andere ist für die meisten Kleinunternehmer ein schönes Extra aber kein Muss.
3. Kein oder geringes Budget
Wer als Kleinunternehmer weniger als 25.000 € im Jahr umsetzt muss jeden Euro zweimal umdrehen. Teure Abo-Modelle ab 20-30 € pro Monat rechnen sich schlicht nicht. Glücklicherweise gibt es gute kostenlose oder sehr günstige Lösungen die alle gesetzlichen Anforderungen erfüllen.
4. GoBD-konforme Archivierung nicht vergessen
Auch Kleinunternehmer sind verpflichtet ihre Rechnungen 10 Jahre lang GoBD-konform aufzubewahren. Das bedeutet: unveränderbar, jederzeit lesbar und vollständig. Wer Rechnungen in Word erstellt und als PDF speichert erfüllt diese Anforderung oft nicht vollständig – eine Rechnungssoftware die automatisch archiviert ist hier klar im Vorteil.
Die wichtigsten Kriterien bei der Software-Wahl
Wenn du als Kleinunternehmer eine Rechnungssoftware suchst solltest du diese fünf Kriterien in der Reihenfolge ihrer Wichtigkeit prüfen:
1. Kleinunternehmerregelung automatisch und korrekt
Die Software muss §19 UStG vollständig unterstützen – kein Umsatzsteuerausweis, automatischer Pflichthinweis auf allen Rechnungen. Das ist das wichtigste Kriterium überhaupt. Prüfe das vor dem Kauf explizit.
2. E-Rechnung (XRechnung & ZUGFeRD) inklusive
Auch wenn die Ausstellungspflicht erst 2028 gilt – die Software sollte XRechnung und ZUGFeRD jetzt schon unterstützen. So bist du vorbereitet und kannst schon heute Kunden bedienen die E-Rechnungen bevorzugen.
3. Günstiger Preis oder kostenloser Einstieg
Als Kleinunternehmer mit wenig Rechnungsvolumen braucht es keinen teuren Vollzugang. Tools bis 10 € pro Monat oder mit dauerhaft kostenloser Basisversion sind ideal. Prüfe ob die kostenlose Version bereits XRechnung und ZUGFeRD enthält – das ist nicht immer der Fall.
4. Einfache Bedienung ohne Vorkenntnisse
Die Software muss intuitiv sein. Kein Buchhalter-Fachwissen, keine lange Einarbeitung. Eine Rechnung sollte in unter fünf Minuten fertig sein. Teste das im kostenlosen Tarif bevor du dich festlegst.
5. GoBD-konforme Archivierung
Alle Rechnungen müssen 10 Jahre unveränderbar archiviert werden. Die meisten modernen Cloud-Tools erledigen das automatisch – prüfe aber ob die kostenlose Version ebenfalls GoBD-konform archiviert oder nur in kostenpflichtigen Tarifen.
Alle Anbieter im vollständigen Vergleich
Wir haben alle wichtigen Tools neutral bewertet – mit Preisen und Funktionen.
Die drei besten Tools für Kleinunternehmer
Nach diesen Kriterien haben wir die Tools aus unserem Vergleich bewertet. Für Kleinunternehmer empfehlen sich vor allem diese drei:
Papierkram
Kostenlos / ab 9,90 € pro Monat
Papierkram ist die schlankste und günstigste vollwertige Lösung für Kleinunternehmer. Die Kleinunternehmerregelung lässt sich mit einem Klick aktivieren und wird auf allen Rechnungen automatisch korrekt umgesetzt. Die kostenlose Basisversion ist dauerhaft nutzbar – XRechnung und ZUGFeRD sind ab Tarif S für 9,90 € pro Monat verfügbar. Die Oberfläche ist übersichtlich und auch ohne Vorkenntnisse sofort verständlich.
✓ Günstigster vollwertiger Einstieg ✓ §19 UStG automatisch ✓ Dauerhaft kostenlose Basisversion ✓ Zeiterfassung inklusive ✓ Übersichtlich und einfach
✗ XRechnung & ZUGFeRD erst ab 9,90 € / Monat ✗ Kein Bankabgleich in der kostenlosen Version
sevdesk *
Kostenlos / ab 12,90 € pro Monat
sevdesk ist die modernste Lösung und besonders stark für Kleinunternehmer die viel mobil arbeiten. Die kostenlose Version erlaubt bis zu 3 Rechnungen pro Monat – inklusive XRechnung und ZUGFeRD, was gegenüber Papierkram Free ein klarer Vorteil ist. Die Kleinunternehmerregelung wird vollständig unterstützt. Wer mehr als 3 Rechnungen pro Monat schreibt zahlt ab 12,90 € – etwas teurer als Papierkram aber mit der stärksten mobilen App am Markt.
✓ XRechnung & ZUGFeRD auch kostenlos ✓ Modernste Oberfläche ✓ Starke mobile App ✓ §19 UStG automatisch
✗ Nur 3 Rechnungen pro Monat kostenlos ✗ Teurer als Papierkram ab mehr Volumen
Accountable *
Kostenlos / ab 9,90 € pro Monat
Accountable ist die beste Wahl für Kleinunternehmer die Rechnung und Steuererklärung in einer App erledigen wollen. Die Software berechnet automatisch was du ans Finanzamt zahlen musst und bereitet die Steuererklärung vor – das spart Zeit und Steuerberaterkosten. E-Rechnung ist inklusive, die Oberfläche ist besonders auf einfache Bedienung ausgelegt. Die kostenlose Basisversion ist dauerhaft nutzbar.
✓ Steuerberechnung automatisch ✓ App-first ideal für mobiles Arbeiten ✓ E-Rechnung inklusive ✓ Dauerhaft kostenlose Basisversion
✗ Weniger Buchhaltungsfunktionen als Lexware ✗ Erweiterte Features nur kostenpflichtig
Unsere Empfehlung: Warum Papierkram für die meisten Kleinunternehmer passt
Nach eingehender Betrachtung aller Tools empfehlen wir Papierkram als erste Wahl für die meisten Kleinunternehmer. Hier ist warum:
Günstiger Einstieg mit klarem Upgrade-Pfad
Die kostenlose Basisversion von Papierkram ist dauerhaft nutzbar – kein Zeitlimit, keine versteckten Kosten. Wer als Kleinunternehmer gerade erst startet kann sofort loslegen ohne einen Euro zu zahlen. Sobald die E-Rechnungspflicht 2028 näher rückt oder man früher umstellen will reicht ein Upgrade auf Tarif S für 9,90 € pro Monat – der günstigste Vollzugang mit XRechnung und ZUGFeRD im Vergleich.
Kleinunternehmerregelung so einfach wie möglich
Bei Papierkram hinterlegst du einmal deinen Kleinunternehmerstatus – und die Software kümmert sich um alles andere. Kein manuelles Entfernen der Umsatzsteuer, kein Vergessen des Pflichthinweises. Gerade für Einsteiger ohne Buchhalter-Kenntnisse ist das ein erheblicher Vorteil gegenüber Tools wo man das manuell konfigurieren muss.
Zeiterfassung inklusive – ein echter Mehrwert für Freiberufler
Viele Kleinunternehmer sind Freiberufler die nach Stunden abrechnen. Papierkram hat eine integrierte Zeiterfassung die direkt mit der Rechnungsstellung verknüpft ist – du erfasst deine Stunden und überführst sie mit einem Klick in eine Rechnung. Das ist ein Alleinstellungsmerkmal das sevdesk und Accountable in der kostenlosen Version nicht bieten.
Einfachste Bedienung im Test
Die Oberfläche von Papierkram ist bewusst schlank gehalten – keine überladenen Menüs, keine Buchhaltungs-Fachbegriffe die Einsteiger verwirren. Eine Rechnung ist in drei bis vier Klicks fertig. Das ist genau das was Kleinunternehmer brauchen die ihre Zeit lieber in ihr eigentliches Geschäft stecken wollen.
Wann sevdesk oder Accountable besser passt
Papierkram ist nicht für jeden die perfekte Wahl. sevdesk ist besser wenn du sehr viel mobil arbeitest und die stärkste App-Erfahrung willst – und wenn du maximal 3 Rechnungen pro Monat schreibst sogar kostenlos mit XRechnung und ZUGFeRD. Accountable ist besser wenn du deine Steuererklärung selbst machen willst und beides in einer App haben möchtest – der automatische Steuerrechner ist ein echter Mehrwert für Kleinunternehmer die keinen Steuerberater haben.
Kurz zusammengefasst:
Wenig Rechnungen, kleines Budget, nach Stunden abrechnen → Papierkram
Viel mobil, maximal 3 Rechnungen pro Monat → sevdesk Free
Steuer selbst machen, alles in einer App → Accountable
Noch unsicher welches Tool passt?
Im vollständigen Vergleich findest du alle Anbieter mit Preisen und Funktionen auf einen Blick.
Häufige Fragen
Müssen Kleinunternehmer E-Rechnungen ausstellen?
Noch nicht verpflichtend – die Ausstellungspflicht für Kleinunternehmer gilt erst ab dem 1. Januar 2028. Seit Januar 2025 müssen aber alle Unternehmen inklusive Kleinunternehmer E-Rechnungen empfangen können. Wer jetzt schon umsteigt ist gut vorbereitet und spart sich den Stress kurz vor der Deadline.
Was passiert wenn ich als Kleinunternehmer versehentlich Umsatzsteuer ausweise?
Das kann teuer werden – du schuldest dem Finanzamt die ausgewiesene Steuer auch wenn du sie vom Kunden gar nicht eingenommen hast. Eine Software die die Kleinunternehmerregelung automatisch umsetzt verhindert genau diesen Fehler. Das ist der wichtigste Grund warum man als Kleinunternehmer keine normalen Rechnungsvorlagen in Word oder Excel nutzen sollte.
Welche Software ist für Kleinunternehmer am günstigsten?
Papierkram bietet die günstigste vollwertige Lösung ab 9,90 € pro Monat inklusive korrekter Kleinunternehmerregelung und E-Rechnungsunterstützung. Kostenlos starten ist ebenfalls möglich – XRechnung und ZUGFeRD sind dann noch nicht enthalten. sevdesk Free erlaubt bis zu 3 Rechnungen pro Monat kostenlos inklusive XRechnung und ZUGFeRD.
Brauche ich als Kleinunternehmer eine DATEV-Schnittstelle?
Nur wenn du mit einem Steuerberater zusammenarbeitest der DATEV nutzt. Für die meisten Kleinunternehmer die ihre Steuern selbst machen oder einen günstigen Online-Steuerberater nutzen ist eine DATEV-Schnittstelle nicht nötig und rechtfertigt keinen höheren Preis.
Kann ich als Kleinunternehmer eine kostenlose Software dauerhaft nutzen?
Ja – Papierkram Free und Accountable Free sind dauerhaft kostenlos nutzbar. sevdesk Free erlaubt dauerhaft bis zu 3 Rechnungen pro Monat kostenlos. Achte darauf ob die kostenlose Version auch XRechnung und ZUGFeRD unterstützt – das ist nicht bei allen kostenlosen Tarifen der Fall.
Fazit: Einfach, günstig und von Anfang an gesetzeskonform
Als Kleinunternehmer brauchst du keine komplexe Buchhaltungssoftware – aber eine die die Kleinunternehmerregelung automatisch korrekt umsetzt, E-Rechnungen unterstützt und intuitiv zu bedienen ist. Papierkram trifft diesen Punkt am besten: günstigster Einstieg, einfachste Bedienung, integrierte Zeiterfassung und ein klarer Upgrade-Pfad wenn die E-Rechnungspflicht 2028 kommt.
Wer sehr viel mobil arbeitet und maximal 3 Rechnungen pro Monat schreibt ist mit sevdesk Free sogar kostenlos und inklusive XRechnung gut bedient. Und wer Steuer und Rechnung in einer App haben will findet in Accountable die passende Lösung.
Alle E-Rechnungs-Tools im Vergleich
Wir haben alle wichtigen Anbieter für Kleinunternehmer und Freelancer neutral verglichen – mit Preisen, Funktionen und ehrlichen Einschätzungen.
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Alle Angaben ohne Gewähr – Preise und Funktionen können sich ändern. Stand: Mai 2026.