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Warum gibt es zwei Formate?

Seit die E-Rechnungspflicht in Deutschland schrittweise greift, tauchen immer wieder zwei Begriffe auf: XRechnung und ZUGFeRD. Beide sind anerkannte E-Rechnungsformate nach der europäischen Norm EN 16931 – aber sie funktionieren unterschiedlich und werden in verschiedenen Kontexten eingesetzt.

Das sorgt verständlicherweise für Verwirrung. Die gute Nachricht: Du musst die technischen Details nicht verstehen. Moderne Buchhaltungssoftware erstellt beide Formate automatisch – du wählst nur, welches du gerade brauchst. Was eine E-Rechnung grundsätzlich von einer PDF unterscheidet, erklären wir im Artikel Unterschied Papier-, PDF- und E-Rechnung.

Was ist die XRechnung?

Die XRechnung ist ein reines XML-Format, das von der Koordinierungsstelle für IT-Standards im Auftrag des IT-Planungsrats entwickelt wurde. Sie enthält ausschließlich maschinenlesbare Daten – kein lesbares PDF, keine visuelle Darstellung.

Das bedeutet: Eine XRechnung sieht für einen Menschen ohne Hilfsmittel aus wie unlesbarer Code. Sie ist für die automatische Verarbeitung durch Buchhaltungssysteme gedacht. Lesbar machen lässt sie sich trotzdem jederzeit – kostenlos etwa über den Viewer der Finanzverwaltung unter e-rechnung.elster.de.

XRechnung ist der Standard für Rechnungen an Behörden und öffentliche Auftraggeber (B2G). Wenn du als Freelancer für eine Bundesbehörde, ein Ministerium oder eine öffentliche Institution arbeitest, wirst du in der Regel XRechnung verwenden müssen.

Vorteile: vollständig maschinenlesbar, etablierter Standard für öffentliche Auftraggeber, schnelle Verarbeitung bei Behörden. Nachteile: ohne Hilfsmittel nicht lesbar, für Empfänger ohne passendes Programm unpraktisch, weniger verbreitet im privaten B2B.

Was ist ZUGFeRD?

ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“ – der Name ist sperrig, das Format ist es nicht.

ZUGFeRD ist ein hybrides Format, das zwei Dinge in einer Datei kombiniert: ein normales lesbares PDF und einen eingebetteten XML-Datensatz. Der Empfänger kann die Rechnung wie gewohnt als PDF öffnen und lesen – und gleichzeitig kann seine Buchhaltungssoftware die eingebetteten Daten automatisch verarbeiten.

Das macht ZUGFeRD besonders praktisch für den privaten B2B-Bereich: Empfänger ohne spezielle Software sehen ein normales PDF, Empfänger mit moderner Buchhaltungssoftware profitieren von der automatischen Verarbeitung.

Vorteile: für Menschen und Maschinen lesbar, praktisch für alle Empfänger, weit verbreitet im privaten B2B, von allen modernen Programmen unterstützt. Nachteile: für rein öffentliche Auftraggeber teils nicht akzeptiert, etwas größere Dateien als reines XML.

Bei ZUGFeRD führt das XML, nicht das PDF

Das ist der Punkt, der in der Praxis am häufigsten übersehen wird – und er hat sich mit der E-Rechnungspflicht umgekehrt. Früher galt bei hybriden Formaten im Zweifel das, was man sah. Heute ist es andersherum: Bei einem hybriden Format bilden die Daten im strukturierten Teil den führenden Teil. Weichen strukturierter Teil und Bildteil voneinander ab, gehen die Daten des XML denen der PDF-Ansicht vor.

Praktisch heißt das zweierlei. Wenn du eingehende Rechnungen nur mit dem Auge prüfst, prüfst du nicht den rechtlich maßgeblichen Teil. Und wenn der sichtbare Teil abweichende Rechnungsangaben enthält – etwa eine andere Leistungsbeschreibung oder einen anderen Steuerbetrag –, ist ein Vorsteuerabzug ausschließlich aus dem strukturierten Teil möglich; der abweichende Bildteil kann sogar als weitere Rechnung gewertet werden.

XRechnung vs. ZUGFeRD im direkten Vergleich

Welches Format brauchst du als Freelancer?

Die Antwort hängt davon ab, für wen du Rechnungen schreibst:

• Nur private Unternehmen und Selbstständige: ZUGFeRD ist die richtige Wahl – praktischer, universeller und von allen Empfängern problemlos akzeptiert.
• Auch Behörden, Ministerien oder öffentliche Institutionen: Hier brauchst du XRechnung. Für Rechnungen an Bundesbehörden ist sie seit Ende November 2020 verpflichtend; bei Ländern und Kommunen unterscheiden sich die Regelungen, deshalb lohnt eine kurze Nachfrage beim Auftraggeber.
• Beide Zielgruppen: Du brauchst eine Software, die beide Formate beherrscht – was bei allen modernen Tools Standard ist.

Muss ich mich zwischen beiden entscheiden?

Nein – und das ist die gute Nachricht. Moderne Buchhaltungssoftware wie Lexware Office, sevdesk oder FastBill unterstützt beide Formate und wählt automatisch das richtige aus, je nachdem ob du an eine Behörde oder ein privates Unternehmen rechnest. Du erstellst die Rechnung wie gewohnt, gibst den Empfänger an, und das Tool erledigt den Rest. Einen neutralen Überblick über die Anbieter und ihre Preise findest du in unserem E-Rechnungssoftware-Vergleich.

Und wenn du eine E-Rechnung bekommst?

Beim Empfang spielt das Format eine kleinere Rolle, als viele denken. Rechtlich genügt ein E-Mail-Postfach; ein gesondertes Postfach nur für Rechnungen ist ausdrücklich nicht erforderlich. Eine ZUGFeRD-Rechnung öffnest du mit jedem PDF-Reader, eine XRechnung machst du über einen kostenlosen Viewer lesbar.

Wichtiger als das Format ist, was du danach damit machst: Die Originaldatei muss unverändert erhalten bleiben – bei einer XRechnung also die XML-Datei, nicht ein Ausdruck oder Screenshot. Wie du den Empfang praktisch einrichtest, beschreibt der Artikel E-Rechnung empfangen. Und welche Fehler beim Prüfen wirklich zählen – und welche technischen Meldungen umsatzsteuerlich unbeachtlich sind –, steht bei den typischen Fehlern bei der Umstellung.

Welche ZUGFeRD-Version ist aktuell?

Aktuell ist ZUGFeRD 2.4 der gültige Standard. Die Version wurde Anfang Dezember 2025 veröffentlicht, ist seit dem 15. Januar 2026 in Kraft und löst die vorherige Version 2.3 ab. Sie ist mit der europäischen Norm EN 16931 kompatibel und mit dem französischen Pendant Factur-X identisch.

Für die meisten Freelancer und kleinen Betriebe ändert sich im Alltag dadurch nichts: Die Neuerungen betreffen vor allem technische Details und Spezialfälle wie Unterpositionen in umfangreichen Rechnungen. Alle modernen Buchhaltungsprogramme verwenden automatisch die aktuelle Version – darum musst du dich nicht selbst kümmern.

Relevanter als die neueste Version ist die untere Grenze: Alles vor 2.0.1 zählt nicht als E-Rechnung, ebenso wenig die Profile MINIMUM und BASIC-WL. Das kann dir begegnen, wenn ein Geschäftspartner mit einer älteren Software arbeitet – dann bekommst du zwar eine ZUGFeRD-Datei, aber keine E-Rechnung im rechtlichen Sinne.

Häufige Fragen

Fazit