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Typische Fehler bei der Umstellung auf E-Rechnungen
10. Mai 2026 · 7 Min Lesezeit
Die E-Rechnungspflicht ist da – und viele Selbstständige und Kleinunternehmer machen bei der Umstellung dieselben Fehler. Manche merken es erst wenn eine Rechnung abgelehnt wird oder das Finanzamt nachfragt. Dieser Artikel zeigt die häufigsten Stolperfallen und wie du sie von Anfang an vermeidest.
Inhalt
Fehler 1: PDF weiter als E-Rechnung verschicken
Das ist der mit Abstand häufigste Fehler: Ein normales PDF per E-Mail verschicken und es als E-Rechnung bezeichnen. Das klingt nach E-Rechnung – ist es aber nicht.
Eine echte E-Rechnung muss strukturierte, maschinenlesbare Daten im XML-Format enthalten. Ein normales PDF erfüllt diese Anforderung nicht – egal wie professionell es aussieht oder wie es verschickt wird.
❌ Was viele tun: PDF aus Word oder Excel exportieren und per E-Mail senden
✓ Was du tun solltest: Eine Software nutzen die automatisch ZUGFeRD oder XRechnung erzeugt – dann ist die Rechnung sowohl als PDF lesbar als auch maschinenlesbar.
Fehler 2: Falsches Format für den Empfänger wählen
Nicht jedes E-Rechnungsformat passt für jeden Empfänger. Es gibt zwei anerkannte Formate in Deutschland – und welches du nutzen solltest hängt davon ab an wen du rechnest.
- ZUGFeRD – das hybride Format aus PDF und XML, ideal für B2B-Rechnungen an private Unternehmen
- XRechnung – reines XML-Format, Pflicht für Rechnungen an Behörden, Kommunen und öffentliche Auftraggeber
Wer eine XRechnung an einen privaten Geschäftskunden schickt dessen System das Format nicht verarbeiten kann, oder umgekehrt eine ZUGFeRD-Rechnung an eine Behörde – in beiden Fällen kann die Rechnung abgelehnt werden.
Tipp: Frag deinen Auftraggeber vor der ersten Rechnung welches Format sein System verarbeiten kann. Das spart Nachfragen und Verzögerungen bei der Zahlung.
Fehler 3: Pflichtfelder unvollständig ausfüllen
Eine E-Rechnung muss alle gesetzlich vorgeschriebenen Pflichtangaben enthalten – fehlende Felder führen dazu dass die Rechnung abgelehnt oder als ungültig eingestuft wird.
Diese Angaben sind Pflicht:
- Name und Anschrift von Rechnungssteller und Empfänger
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID
- Fortlaufende Rechnungsnummer
- Rechnungsdatum und Leistungsdatum
- Genaue Leistungsbeschreibung
- Nettobetrag, Steuersatz, Steuerbetrag und Gesamtbetrag
- IBAN und Zahlungsziel
Achtung: Besonders das Leistungsdatum wird häufig vergessen. Es ist nicht dasselbe wie das Rechnungsdatum – das Leistungsdatum gibt an wann die Leistung erbracht wurde, nicht wann die Rechnung geschrieben wurde.
Fehler 4: Leitweg-ID vergessen bei Behörden
Wer Rechnungen an öffentliche Auftraggeber stellt braucht zwingend die Leitweg-ID des Empfängers. Diese Kennnummer sorgt dafür dass die Rechnung intern beim richtigen Empfänger ankommt.
Ohne Leitweg-ID landet die XRechnung im Nirgendwo – sie wird nicht zugestellt, nicht verarbeitet und nicht bezahlt. Das passiert erstaunlich oft weil Freelancer die Leitweg-ID schlicht nicht kennen oder vergessen nachzufragen.
❌ Was viele tun: XRechnung ohne Leitweg-ID an die allgemeine E-Mail-Adresse der Behörde schicken
✓ Was du tun solltest: Vor dem ersten Auftrag die Leitweg-ID beim Auftraggeber erfragen und in deiner Software hinterlegen.
Welche Software vermeidet diese Fehler automatisch?
Wir haben die wichtigsten Anbieter neutral verglichen.
Fehler 5: E-Rechnungen falsch archivieren
Die GoBD schreibt vor dass Rechnungen mindestens zehn Jahre lang unveränderbar und jederzeit zugänglich aufbewahrt werden müssen. Das klingt selbstverständlich – wird in der Praxis aber häufig falsch umgesetzt.
Diese Archivierungsfehler passieren besonders häufig:
- Ausdrucken und im Ordner abheften: Das Originalformat muss erhalten bleiben – ein Ausdruck reicht nicht
- Als Screenshot speichern: Screenshots sind veränderbar und gelten nicht als GoBD-konforme Archivierung
- In einem normalen Ordner ablegen: Dateien in normalen Ordnern können verändert oder gelöscht werden – das ist nicht GoBD-konform
- Nur in der Software des Anbieters lassen: Wenn du den Anbieter wechselst oder die Software eingestellt wird, musst du Zugriff auf deine Daten haben
Lösung: Moderne E-Rechnungssoftware archiviert automatisch GoBD-konform. Wer das manuell macht sollte ein unveränderliches Archivierungssystem nutzen – zum Beispiel ein DMS oder einen speziellen Archivierungsdienst.
Fehler 6: Zu lange mit der Umstellung warten
Viele Selbstständige denken: „Ich muss erst 2027 oder 2028 E-Rechnungen ausstellen – ich habe noch Zeit.“ Das stimmt zwar für die Ausstellungspflicht, aber nicht für den Empfang.
Seit Januar 2025 müssen alle Unternehmen im B2B-Bereich in der Lage sein E-Rechnungen zu empfangen. Wer das nicht kann riskiert Probleme beim Vorsteuerabzug und Konflikte mit Lieferanten.
Außerdem: Wer früh umstellt hat Zeit sich in Ruhe einzuarbeiten, die passende Software zu finden und Prozesse zu testen – ohne den Zeitdruck kurz vor der Deadline.
Fehler 7: Software nutzen die keine E-Rechnungen unterstützt
Viele Selbstständige nutzen noch Word, Excel oder ältere Rechnungsprogramme um ihre Rechnungen zu schreiben. Diese Tools erzeugen keine gültigen E-Rechnungen – egal wie gut die Rechnung optisch aussieht.
Auch manche neueren Tools unterstützen E-Rechnungen nur eingeschränkt – zum Beispiel nur ZUGFeRD aber nicht XRechnung, oder nur den Versand aber nicht den Empfang. Prüfe vor dem Einsatz einer Software immer explizit ob beide Formate vollständig unterstützt werden.
❌ Was viele tun: Rechnungen weiter in Word oder Excel schreiben und als PDF exportieren
✓ Was du tun solltest: Eine Software einsetzen die explizit XRechnung und ZUGFeRD unterstützt und die E-Rechnungspflicht vollständig erfüllt.
Häufige Fragen
Was passiert wenn ich eine fehlerhafte E-Rechnung schicke?
Der Empfänger kann die Rechnung ablehnen oder zurückweisen. Das verzögert die Zahlung und kann im schlimmsten Fall dazu führen dass der Vorsteuerabzug beim Empfänger versagt wird. Eine korrigierte Rechnung muss dann neu ausgestellt werden.
Wie erkenne ich ob meine E-Rechnung gültig ist?
Du kannst E-Rechnungen mit dem kostenlosen KoSIT-Validator online prüfen. Gute E-Rechnungssoftware validiert die Rechnung automatisch vor dem Versand und weist auf Fehler hin.
Muss ich alle alten PDF-Rechnungen auf E-Rechnungen umstellen?
Nein – die Pflicht gilt für neue Rechnungen ab dem jeweiligen Stichtag. Alte PDF-Rechnungen die du bereits ausgestellt hast müssen nicht nachträglich konvertiert werden.
Kann mein Steuerberater bei der Umstellung helfen?
Ja – viele Steuerberater haben bereits Erfahrung mit E-Rechnungen und können bei der GoBD-konformen Archivierung und der Wahl der richtigen Software beraten. Tools mit DATEV-Export erleichtern die Zusammenarbeit erheblich.
Fazit: Die meisten Fehler sind vermeidbar
Die gute Nachricht: Fast alle typischen Fehler bei der Umstellung auf E-Rechnungen sind vermeidbar – wenn man weiß worauf man achten muss. Der größte Hebel ist die Wahl der richtigen Software. Wer ein Tool nutzt das XRechnung und ZUGFeRD vollständig unterstützt und automatisch alle Pflichtfelder prüft, vermeidet die meisten Fehler von selbst.
Der Rest ist eine Frage der Vorbereitung: Das richtige Format kennen, die Leitweg-ID rechtzeitig erfragen, GoBD-konform archivieren und nicht bis zur letzten Minute warten.
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