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E-Rechnung Software kostenlos: Die besten kostenlosen Tools 2026
21. Juli 2026 · 8 Min Lesezeit
Muss ich wirklich ein Abo abschließen um E-Rechnungen zu erstellen? Nein. Es gibt 2026 mehrere kostenlose Optionen – von dauerhaft kostenlosen Tools bis zu Freemium-Tarifen bekannter Anbieter. Dieser Artikel zeigt dir was wirklich kostenlos ist, was die Einschränkungen sind und für wen welche Option passt.
Inhalt
Was bedeutet „kostenlos“ wirklich?
Kostenlose E-Rechnungssoftware gibt es in zwei Varianten – und der Unterschied ist wichtig:
- Dauerhaft kostenlos: Das Tool ist ohne Zeitlimit und ohne Kreditkarte nutzbar – oft mit Einschränkungen bei der Anzahl der Rechnungen, Kunden oder unterstützten Formaten
- Kostenlose Testphase: Das Tool ist 14 oder 30 Tage kostenlos – danach wird ein Abo fällig. Das ist keine dauerhaft kostenlose Lösung.
In diesem Artikel konzentrieren wir uns auf dauerhaft kostenlose Optionen – also Tools die du auch nach dem ersten Monat noch ohne Zahlung nutzen kannst.
Definition: Eine kostenlose E-Rechnungssoftware ist ein Tool mit dem du elektronische Rechnungen erstellen, versenden und empfangen kannst – ohne monatliche Kosten. Für die vollständige Erfüllung der E-Rechnungspflicht müssen XRechnung oder ZUGFeRD unterstützt werden – prüfe das bei jedem Tool genau.
Dauerhaft kostenlose Tools
Diese Tools sind ohne Zeitlimit kostenlos nutzbar – ideal für Freiberufler und Kleinunternehmer mit geringem Rechnungsvolumen:
Invoice Ninja – Open Source, kostenlos selbst gehostet
Kostenlos (Self-hosted)
Invoice Ninja ist eine Open-Source-Lösung die du kostenlos auf deinem eigenen Server hosten kannst. Der volle Funktionsumfang steht damit dauerhaft und ohne Kosten zur Verfügung – inklusive E-Rechnungen, Angeboten, Zeiterfassung und Zahlungsintegration. Für technikaffine Freelancer die volle Datenkontrolle wollen ist das die mächtigste kostenlose Option.
✓ Vollständig kostenlos ✓ Voller Funktionsumfang ✓ Volle Datenkontrolle ✓ Keine Einschränkungen
✗ Technisches Know-how nötig ✗ Kein Support ✗ Eigener Server erforderlich
Fakturama – Kostenlose Open-Source Desktop-Software
Kostenlos (Open Source)
Fakturama ist eine kostenlose Open-Source Desktop-Software für Windows, Mac und Linux. Sie läuft vollständig lokal ohne Cloud-Abhängigkeit und unterstützt ZUGFeRD für die Erstellung von E-Rechnungen. Alle Dokumente werden im PDF/A-Format abgelegt. Besonders praktisch: eine Webshop-Schnittstelle für gängige Shop-Systeme ist ebenfalls enthalten. Wichtig zu wissen: XRechnung wird von Fakturama nicht unterstützt – wer Rechnungen an Behörden stellt braucht dafür ein anderes Tool.
✓ Dauerhaft kostenlos ✓ ZUGFeRD inklusive ✓ Windows, Mac & Linux ✓ Keine Cloud-Abhängigkeit ✓ Webshop-Schnittstelle
✗ Kein XRechnung ✗ Kein Cloud-Zugriff ✗ Keine mobile App ✗ Eingeschränkte Weiterentwicklung
xrechnungs.de – Kostenloser Online-Generator
Kostenlos bis 50 Rechnungen pro Monat
xrechnungs.de ist ein schlankes Online-Tool das bis zu 50 Rechnungen pro Monat kostenlos erstellt – ohne Anmeldung, ohne Kreditkarte, ohne Zeitlimit. XRechnung und ZUGFeRD werden unterstützt. Ideal für Freelancer die selten Rechnungen schreiben und keine vollständige Buchhaltungssoftware brauchen.
✓ Keine Anmeldung nötig ✓ 50 Rechnungen kostenlos ✓ XRechnung & ZUGFeRD ✓ Schnell und einfach
✗ Keine Archivierung ✗ Keine Kundenverwaltung ✗ Kein Buchhaltungsmodul
Kostenlose Einstiegstarife bekannter Anbieter
Mehrere etablierte Anbieter aus unserem Vergleich bieten kostenlose Einstiegstarife an – allerdings mit teils wichtigen Einschränkungen die du kennen solltest:
Papierkram – Eingeschränkte kostenlose Version
Kostenlos / ab 9,90 € pro Monat
Papierkram bietet eine dauerhaft kostenlose Free-Version, bei der es auf die Richtung ankommt: Empfangen lassen sich XRechnungen und ZUGFeRD-Rechnungen bereits im Free-Tarif – wer also nur eingehende E-Rechnungen verarbeiten und ablegen muss, kommt hier kostenlos aus. Beim Erstellen ist dagegen ab Tarif S (9,90 € pro Monat) Schluss mit gratis: Der Free-Tarif erzeugt E-Rechnungen nur im einfachen XML-Format, XRechnung und ZUGFeRD sind kostenpflichtig. Wer ab 2028 selbst E-Rechnungen ausstellen muss, kommt also um ein Upgrade herum. Wie sich der kostenpflichtige Tarif insgesamt schlägt, liest du in unserem ausführlichen Papierkram-Test.
✓ Dauerhaft kostenlos nutzbar ✓ Empfang von XRechnung & ZUGFeRD gratis ✓ Zeiterfassung inklusive ✓ Belegverwaltung und Kassenbuch im Free-Tarif
✗ XRechnung & ZUGFeRD erstellen erst ab 9,90 € / Monat ✗ Logo auf Rechnungen ✗ Kein Bankabgleich kostenlos
sevdesk – Tarif „Kostenlos“
Kostenlos (3 Rechnungen pro Monat) / ab 12,90 € pro Monat
sevdesk hat einen dauerhaft kostenlosen Tarif ohne Kreditkarte, in dem du bis zu drei Rechnungen pro Monat schreiben kannst – und zwar direkt als E-Rechnung in ZUGFeRD und XRechnung. Kontakte und Produkte sind dabei unbegrenzt. Für Freelancer mit wenigen Stammkunden reicht das aus. Wichtig für die E-Rechnungspflicht: Das gilt nur fürs Erstellen. Eingehende E-Rechnungen erfassen und verarbeiten kannst du erst ab dem Tarif „Buchhaltung“ (25,90 € pro Monat) – im Gratis-Tarif und auch im Einstiegstarif „Rechnung“ ist der Empfang nicht enthalten. Mehr Details findest du in unserem sevdesk-Test.
✓ Dauerhaft kostenlos, keine Kreditkarte ✓ ZUGFeRD und XRechnung erstellen ✓ Unbegrenzt Kontakte und Produkte ✓ Moderne Oberfläche und Mobile App
✗ Nur 3 Rechnungen pro Monat ✗ Empfang von E-Rechnungen erst ab 25,90 € ✗ Kein Bankabgleich kostenlos
Accountable – Kostenloser Tarif „Rechnungen Free“
Kostenlos / ab 9,90 € pro Monat
Accountable geht im Gratis-Tarif beim Thema E-Rechnung ungewöhnlich weit: Du kannst unbegrenzt E-Rechnungen versenden und eingehende E-Rechnungen in ZUGFeRD, XRechnung und PEPPOL empfangen – beides ohne Kosten. Damit deckt der Free-Tarif den vollständigen Zyklus ab, was unter den kostenlosen Angeboten selten ist. Die Einschränkungen liegen anderswo: Der Gratis-Tarif läuft ausschließlich über die Smartphone-App, der Zugang zur Web-App am Laptop kommt erst mit dem nächsthöheren Tarif, und das Scannen von Belegen ist auf fünf pro Monat begrenzt. Mehr dazu in unserem Accountable-Test.
✓ Unbegrenzt E-Rechnungen versenden ✓ Empfang in ZUGFeRD, XRechnung und PEPPOL ✓ Kostenloses Geschäftskonto mit deutscher IBAN ✓ Automatische Steuerberechnung
✗ Gratis-Tarif nur per Smartphone-App ✗ Kein Laptop-/Web-Zugang ✗ Belege scannen auf 5 pro Monat begrenzt ✗ Keine wiederkehrenden Rechnungen und Abschreibungen
easybill – Kostenlos bis 3 Kunden
Kostenlos bis 3 Kunden / dann nach Volumen
easybill bietet in der kostenlosen Version alle Funktionen – aber begrenzt auf 3 Kunden. Das ist ein fairer Ansatz für Gründer und Freelancer die noch am Anfang stehen. Wer wächst zahlt nach Rechnungsvolumen statt nach einem fixen Monatspreis.
✓ Alle Funktionen kostenlos ✓ Keine Kreditkarte ✓ Volumenbasiertes Pricing ✓ Starke E-Commerce-Integration
✗ Nur 3 Kunden kostenlos ✗ Schnell kostenpflichtig bei mehr Kunden
Qonto – Geschäftskonto mit kostenlosem Rechnungstool
Kostenlos (Starter-Tarif) / ab 9,00 € pro Monat
Qonto ist ein Sonderfall in dieser Liste: kein reines Rechnungsprogramm, sondern ein Geschäftskonto mit integriertem Rechnungsteil. Der dauerhaft kostenlose Starter-Tarif kann dafür ungewöhnlich viel – E-Rechnungen lassen sich in XRechnung und ZUGFeRD erstellen, versenden und empfangen, inklusive GoBD-konformer Ablage. Auch die Anbindung an Lexware Office, sevdesk und DATEV ist enthalten. Der Haken: Du brauchst dafür ein Qonto-Geschäftskonto, und das kostenlose Banking ist auf fünf Transaktionen im Monat begrenzt. Wer nur ein Rechnungstool sucht, ist hier falsch – wer ohnehin ein Geschäftskonto eröffnen will, bekommt die E-Rechnung gratis dazu.
✓ Dauerhaft kostenloser Tarif ✓ XRechnung & ZUGFeRD erstellen und empfangen ✓ GoBD-konforme Ablage ✓ DATEV-, Lexware- und sevdesk-Anbindung
✗ Nur zusammen mit Qonto-Geschäftskonto ✗ Kontoeröffnung mit Legitimation nötig ✗ Kostenloses Banking auf 5 Transaktionen pro Monat begrenzt ✗ Keine vollständige Buchhaltung (EÜR/UStVA)
Häufig gesucht, aber nicht kostenlos: WISO MeinBüro wird oft als kostenlose Lösung gehandelt – tatsächlich gibt es dort nur eine zeitlich begrenzte Testphase. Der günstigste Tarif „Rechnungen & Angebote“ kostet 10,90 € pro Monat, und der Empfang von E-Rechnungen ist sogar erst ab dem Tarif „Buchhaltung“ (19,90 €) enthalten. Dasselbe Muster gilt für Lexware Office, orgaMAX, FastBill und Billomat: kostenlose Testphase ja, dauerhaft kostenloser Tarif nein.
Der wichtigste Unterschied bei kostenlosen Tarifen: Erstellen ist nicht Empfangen. Fast alle Gratis-Angebote können E-Rechnungen erzeugen – beim Empfang wird die Luft dünn, obwohl genau das seit 2025 Pflicht ist. Kostenlos erstellen in XRechnung oder ZUGFeRD können sevdesk (3 pro Monat), Accountable, Qonto, Invoice Ninja und xrechnungs.de; Fakturama nur ZUGFeRD. Kostenlos empfangen können dagegen nur Accountable, Papierkram und Qonto. Bei sevdesk kostet der Empfang 25,90 € im Monat, bei Papierkram ist es umgekehrt: empfangen gratis, erstellen ab 9,90 €. Und zur Beruhigung: Rein rechtlich genügt für den Empfang ohnehin ein E-Mail-Postfach – eine Software macht die Verarbeitung nur bequemer. Die Details dazu stehen in unserer Anleitung E-Rechnung empfangen.
Alle Anbieter im vollständigen Vergleich
Kostenlos und kostenpflichtig – neutral bewertet mit Preisen und Funktionen.
Was kostenlose Tools meist nicht können
Kostenlose E-Rechnungssoftware hat gegenüber kostenpflichtigen Tools typische Einschränkungen:
- Eingeschränkte Formatunterstützung: Manche Free-Tarife unterstützen kein XRechnung oder ZUGFeRD – prüfe das immer vor der Nutzung
- Kein automatischer Bankabgleich: Zahlungseingänge müssen manuell abgehakt werden
- Keine automatischen Mahnungen: Überfällige Rechnungen werden nicht automatisch erkannt und angemahnt
- Begrenzte Rechnungsanzahl: Viele Free-Tarife erlauben nur eine bestimmte Anzahl Rechnungen pro Monat
- Kein DATEV-Export: Die Übergabe an den Steuerberater läuft nicht automatisch
- Eingeschränkte Archivierung: GoBD-konforme Archivierung ist nicht immer inklusive
Wichtig: E-Rechnungen müssen seit 2025 acht Jahre unverändert aufbewahrt werden. Ein zertifiziertes Archivsystem schreibt das Gesetz dafür nicht vor – laut BMF liegt allein durch die Speicherung außerhalb eines GoBD-konformen Systems noch kein Verstoß vor. Entscheidend ist, dass die Originaldatei über acht Jahre unverändert und auffindbar bleibt. Bei Tools ohne eigene Archivierung musst du dich also selbst darum kümmern.
Für wen lohnt sich ein kostenloses Tool?
Ein kostenloses Tool ist die richtige Wahl wenn du:
- Wenige Rechnungen pro Monat schreibst – zum Beispiel 1 bis 10
- Nur wenige Stammkunden hast
- Keinen Steuerberater mit DATEV-Anbindung nutzt
- Keinen automatischen Bankabgleich brauchst
- Gerade erst startest und die Kosten niedrig halten willst
Sobald du regelmäßig mehr als 10-15 Rechnungen im Monat schreibst, mit einem Steuerberater zusammenarbeitest oder Zeit durch Automatisierung sparen willst, lohnt sich ein kostenpflichtiger Tarif ab etwa 8-10 € pro Monat. Wer einen kostenlosen Einstieg zum Erstellen sucht, fährt mit sevdesk gut – XRechnung und ZUGFeRD sind bereits im Gratis-Tarif enthalten, allerdings begrenzt auf drei Rechnungen im Monat. Wer zusätzlich eingehende E-Rechnungen verarbeiten will, ist mit Accountable besser bedient. Die Zeitersparnis allein rechtfertigt den Preis in der Regel schon im ersten Monat.
Häufige Fragen
Gibt es wirklich dauerhaft kostenlose E-Rechnungssoftware mit XRechnung und ZUGFeRD?
Ja – Invoice Ninja (Self-hosted), xrechnungs.de, Accountable, Qonto und der sevdesk-Gratis-Tarif (drei Rechnungen pro Monat) erzeugen beide Formate kostenlos. Beim Empfang sieht es dünner aus: Den decken gratis nur Accountable, Papierkram und Qonto ab. Fakturama unterstützt ZUGFeRD kostenlos, aber kein XRechnung. Bei Papierkram ist es genau umgekehrt wie bei sevdesk: empfangen gratis, erstellen erst ab Tarif S.
Kann ich mit der kostenlosen Papierkram-Version XRechnungen erstellen?
Erstellen nein, empfangen ja. Im Free-Tarif kannst du XRechnungen und ZUGFeRD-Rechnungen entgegennehmen und verarbeiten – erzeugen lassen sie sich aber erst ab Tarif S (9,90 € pro Monat). Der Free-Tarif erstellt E-Rechnungen nur im einfachen XML-Format.
Unterstützt Fakturama XRechnung?
Nein – Fakturama unterstützt ZUGFeRD, aber kein XRechnung. Wer Rechnungen an Behörden oder öffentliche Auftraggeber stellt braucht dafür ein anderes Tool da XRechnung dort Pflicht ist.
Erfüllen kostenlose Tools die E-Rechnungspflicht?
Nur wenn sie explizit XRechnung oder ZUGFeRD unterstützen. Prüfe das vor der Nutzung genau – nicht jeder kostenlose Free-Tarif unterstützt beide Formate vollständig.
Wann lohnt sich der Wechsel auf einen kostenpflichtigen Tarif?
Sobald du regelmäßig mehr als 10-15 Rechnungen im Monat schreibst, einen Steuerberater mit DATEV-Anbindung nutzt oder durch Automatisierung Zeit sparen willst. Ab etwa 8-10 € pro Monat bekommst du deutlich mehr Komfort und Zeitersparnis.
Fazit: Kostenlos ist möglich – aber genau hinschauen
Kostenlose E-Rechnungssoftware gibt es wirklich – aber nicht jeder kostenlose Tarif unterstützt XRechnung und ZUGFeRD vollständig. Wer beide Formate kostenlos braucht, ist mit xrechnungs.de oder Invoice Ninja am besten bedient. Fakturama ist eine solide kostenlose Desktop-Option, wenn ZUGFeRD ausreicht und kein XRechnung gebraucht wird. Den vollständigen Zyklus – erstellen, versenden und empfangen – decken im Gratis-Tarif nur Accountable und Qonto ab; bei Accountable allerdings nur per Smartphone-App, bei Qonto nur zusammen mit einem Geschäftskonto.
Wer regelmäßig viele Rechnungen schreibt, einen Steuerberater einbindet oder durch Automatisierung Zeit sparen will, stößt mit kostenlosen Tools schnell an Grenzen. Ein kostenpflichtiger Tarif ab etwa 8-10 € pro Monat amortisiert sich in der Regel bereits nach wenigen Stunden eingesparter Verwaltungszeit.
Alle E-Rechnungs-Tools im Vergleich
Kostenlos und kostenpflichtig – wir haben alle wichtigen Anbieter für Freelancer und Selbstständige neutral verglichen, inklusive Preise und Funktionen.
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Alle Angaben ohne Gewähr – Preise und Funktionen können sich ändern. Stand: Juli 2026.
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