Ratgeber
E-Rechnungspflicht 2028: Der Umstellungsfahrplan für Freelancer und kleine Unternehmen
20. Juli 2026 · 9 Min Lesezeit
Am 1. Januar 2028 endet die letzte Übergangsfrist: Ab dann müssen auch Freelancer, Freiberufler und kleine Unternehmen E-Rechnungen ausstellen. Das klingt weit weg – es ist aber gut ein Jahr, und die Klärung drumherum braucht mehr Zeit als die Umstellung selbst. Dieser Artikel zeigt dir keinen weiteren Rechtsüberblick, sondern einen konkreten Fahrplan: was du wann erledigen solltest, was du wirklich brauchst und was du dir sparen kannst.
Inhalt
Die E-Rechnungspflicht kommt in Stufen. Empfangen musst du E-Rechnungen schon seit dem 1. Januar 2025. Beim Ausstellen gab es Übergangsfristen: Wer 2026 mehr als 800.000 € Gesamtumsatz hatte, muss ab 2027 E-Rechnungen versenden – wie diese Grenze berechnet wird, steht unter E-Rechnungspflicht ab 800.000 Euro. Für alle darunter – also für den Großteil aller Selbstständigen – läuft die verlängerte Frist nach § 27 Abs. 38 UStG bis Ende 2027. Welche Stufe für dich gilt, klärt unser Überblick E-Rechnungspflicht 2027: Fristen, Ausnahmen und die richtige Software.
Dieser Artikel richtet sich an alle, für die der 1. Januar 2028 der Stichtag ist – also an den Großteil der Selbstständigen. Was dabei speziell für Freiberufler gilt, haben wir gesondert aufbereitet. Und er geht davon aus, dass du wenig Lust hast, dich monatelang mit dem Thema zu beschäftigen. Genau deshalb ist er als Fahrplan aufgebaut.
Was sich am 1. Januar 2028 ändert
Zum Jahreswechsel 2027/2028 fällt die Umsatzgrenze weg. Ab diesem Zeitpunkt gilt: Wenn du eine Rechnung an ein anderes inländisches Unternehmen stellst, muss sie eine E-Rechnung sein – ein strukturierter Datensatz nach der Norm EN 16931, also XRechnung oder ZUGFeRD. Eine PDF-Rechnung per E-Mail erfüllt diese Anforderung nicht, auch wenn sie sich digital anfühlt – worin sich Papier-, PDF- und E-Rechnung genau unterscheiden, erklären wir separat.
Wichtig ist der Zeitpunkt des Umsatzes, nicht der des Rechnungsversands. Eine Leistung, die du im Dezember 2027 erbringst, darfst du auch im Januar 2028 noch als sonstige Rechnung abrechnen. Umgekehrt braucht eine Leistung vom 2. Januar 2028 eine E-Rechnung, selbst wenn du sie erst Wochen später in Rechnung stellst.
Kurz gesagt: Ab dem 1. Januar 2028 sind Papier- und PDF-Rechnungen im inländischen B2B-Geschäft nicht mehr zulässig – mit einigen Ausnahmen, die unten stehen. Für Rechnungen an Privatkunden ändert sich nichts.
Wer auch 2028 ausgenommen bleibt
Die Pflicht trifft längst nicht jede Rechnung. Diese Fälle bleiben auch nach 2028 von der Ausstellungspflicht ausgenommen:
- Rechnungen an Privatkunden (B2C) – hier bleiben Papier und PDF dauerhaft zulässig.
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto (§ 33 UStDV) und Fahrausweise (§ 34 UStDV). Maßgeblich ist dabei der Gesamtbetrag der Rechnung: Liegt er darüber, brauchst du eine E-Rechnung, auch wenn der pflichtige Anteil darunter bleibt.
- Steuerfreie Umsätze nach § 4 Nummer 8 bis 29 UStG – etwa Heilbehandlungen, die Vermietung von Wohnraum oder steuerfreie Bildungsleistungen; was das für Coaches und Trainer bedeutet, haben wir gesondert aufbereitet.
- Leistungen an juristische Personen, die keine Unternehmer sind – zum Beispiel viele Vereine oder staatliche Einrichtungen.
- Rechnungen von Kleinunternehmern (§ 34a UStDV) – dazu gleich mehr.
Nicht jede Steuerbefreiung befreit: Ausgenommen sind nur die Befreiungen nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG. Für steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 1 bis 7 UStG – etwa innergemeinschaftliche Lieferungen oder Ausfuhrlieferungen – ist unter den übrigen Voraussetzungen sehr wohl eine E-Rechnung auszustellen.
Sonderfall Kleinunternehmer: Wer die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG nutzt, ist vom Ausstellen von E-Rechnungen befreit – auch über 2028 hinaus. Diese Befreiung hängt aber an der Kleinunternehmereigenschaft: Wechselst du zur Regelbesteuerung, weil du die Umsatzgrenze überschreitest oder freiwillig optierst, gilt ab diesem Zeitpunkt auch für dich die Ausstellungspflicht. Wer nahe an der Grenze wirtschaftet, sollte die Umstellung deshalb nicht endlos aufschieben.
Empfangen und Ausstellen sind zwei Paar Schuhe
Das ist der häufigste Denkfehler beim Stichtag 2028 – und er betrifft ausgerechnet die Gruppe, die sich am sichersten fühlt. Die Übergangsfrist bis 2028 gilt nur für das Ausstellen. Die Pflicht, E-Rechnungen empfangen und aufbewahren zu können, besteht bereits seit dem 1. Januar 2025 – für alle inländischen Unternehmen im B2B-Bereich, auch für Kleinunternehmer, die selbst vom Ausstellen befreit sind.
Praktisch heißt das: Wenn dir heute ein Lieferant eine XRechnung schickt, musst du sie annehmen, lesen und acht Jahre aufbewahren können. Du darfst sie nicht zurückweisen mit dem Hinweis, für dich gelte die Pflicht erst 2028. Und selbst wenn du die Annahme verweigerst, hast du keinen Anspruch darauf, stattdessen eine Papier- oder PDF-Rechnung zu bekommen: Die Pflichten des Ausstellers gelten bereits als erfüllt, wenn er die E-Rechnung ausgestellt und sich nachweislich um die Übermittlung bemüht hat.
Was viele unterschätzen: Auch wenn du selbst erst 2028 dran bist – deine Geschäftspartner sind es womöglich schon 2027. Größere Kunden und Lieferanten stellen zum Jahreswechsel 2026/2027 um. Ab dann landen E-Rechnungen in deinem Postfach, ob du willst oder nicht.
Die Zustimmungsregel – oft genau falsch herum erklärt: Eine E-Rechnung an ein anderes inländisches Unternehmen darfst du unter den übrigen Voraussetzungen immer ohne Zustimmung des Empfängers ausstellen und übermitteln – auch freiwillig, lange vor deinem eigenen Stichtag. Zustimmung braucht in der Übergangszeit die sonstige elektronische Rechnung, also das einfache PDF. Und eine Papierrechnung ist ohnehin ohne Zustimmung zulässig. Merksatz: Je strukturierter das Format, desto weniger musst du fragen.
Der Umstellungsfahrplan
Die Umstellung selbst dauert bei einem typischen Solo-Betrieb wenige Stunden. Der Grund, trotzdem früh anzufangen, ist ein anderer: Fehler fallen erst im echten Betrieb auf, und im Dezember willst du keine Formatprobleme mit einem wichtigen Kunden klären. Dieser Fahrplan verteilt die Arbeit auf überschaubare Etappen.
Rund 12 Monate vorher – Anfang 2027
Bestandsaufnahme. Schreibst du deine Rechnungen mit Word, Excel oder einem PDF-Generator? Dann brauchst du eine neue Lösung. Prüfe außerdem, ob dein bestehendes Tool E-Rechnungen nach EN 16931 erzeugen kann – viele ältere oder sehr einfache Programme können das bis heute nicht. Kläre parallel, ob du überhaupt betroffen bist: Stellst du ausschließlich Rechnungen an Privatkunden, ändert sich für dich nichts.
Rund 6 Monate vorher – Mitte 2027
Software auswählen und einrichten. Fast alle Anbieter haben kostenlose Testphasen oder dauerhaft kostenlose Einstiegstarife. Richte deine Stammdaten sauber ein: vollständige Firmierung, Steuernummer oder USt-IdNr., korrekte Kundenadressen. E-Rechnungen sind strukturierte Datensätze – was bei einer PDF-Rechnung noch als Fließtext durchgeht, gehört hier in definierte Felder.
Rund 3 Monate vorher – Herbst 2027
Im Echtbetrieb testen. Stelle die ersten Rechnungen freiwillig als E-Rechnung aus – das ist jederzeit erlaubt und braucht keine Zustimmung des Empfängers. Frage einen wohlgesonnenen Kunden, ob die Rechnung sauber in seinem System ankommt. Kläre in dieser Phase auch die Übergabe an deinen Steuerberater und wie du eingehende E-Rechnungen ablegst.
Zum Jahreswechsel 2027/2028
Vollständig umstellen. Ab dem 1. Januar 2028 gehen alle inländischen B2B-Rechnungen als E-Rechnung raus. Denke an die Ausnahmen: Kleinbeträge bis 250 € und Rechnungen an Privatkunden dürfen weiterhin als PDF oder auf Papier laufen – einheitlich zu arbeiten ist aber meist einfacher, als zwei Wege parallel zu pflegen.
Unsicher, ab wann die Pflicht für dich gilt?
Fünf Fragen, zwei Minuten – kostenlos und ohne Anmeldung.
Was du wirklich brauchst – und was nicht
Hier lohnt es sich, genau zu unterscheiden – denn die beiden Pflichten stellen sehr unterschiedliche Anforderungen.
Für den Empfang: weniger, als du denkst
Um E-Rechnungen empfangen zu können, genügt rechtlich ein E-Mail-Postfach. Das stellt das Bundesfinanzministerium ausdrücklich klar; ein gesondertes Postfach nur für Rechnungen ist nicht erforderlich. Du musst dafür nichts kaufen. Um eine XRechnung auch lesen zu können, brauchst du einen Viewer – die Finanzverwaltung stellt selbst einen kostenlos unter e-rechnung.elster.de bereit. Und aufbewahren musst du die Originaldatei acht Jahre lang unverändert; ein GoBD-konformes Archivsystem ist dafür nicht vorgeschrieben. Wie der Empfang praktisch abläuft, zeigen wir Schritt für Schritt unter E-Rechnung empfangen.
Für das Ausstellen: hier führt kaum ein Weg an Software vorbei
Beim Ausstellen sieht es anders aus. Eine gültige E-Rechnung ist ein strukturierter XML-Datensatz, der einer festen Norm folgt und alle umsatzsteuerlichen Pflichtangaben maschinenlesbar enthält. Das lässt sich theoretisch von Hand erzeugen – praktisch macht das niemand, der seine Zeit sinnvoller einsetzen kann. Hinzu kommt: Das Bundesfinanzministerium hat mit dem Schreiben vom Oktober 2025 klargestellt, dass sämtliche Pflichtangaben im strukturierten Teil stehen müssen. Ein Verweis auf ein hübsch gestaltetes PDF reicht nicht, ein Link auf ein externes Ziel erst recht nicht. Eine geeignete Software kann solche Fehler deutlich reduzieren, indem sie Pflichtfelder strukturiert abfragt und die erzeugte Datei technisch prüft.
Der eigentliche Gewinn ist damit nicht Bequemlichkeit, sondern Rechtssicherheit: Eine formal fehlerhafte Rechnung kann den Vorsteuerabzug deines Kunden gefährden – und der wird sich dann bei dir melden. Ein Tool, das ein zulässiges Format erzeugt, nimmt dir dieses Risiko ab.
Kleiner Formathinweis mit großer Wirkung: Als E-Rechnung anerkannt ist ZUGFeRD erst ab Version 2.0.1 – und die Profile MINIMUM und BASIC-WL zählen ausdrücklich nicht dazu. Wenn ein Tool damit wirbt, „ZUGFeRD zu können“, lohnt der Blick ins Kleingedruckte. Details dazu in unserem Vergleich XRechnung und ZUGFeRD.
Drei Einstiege ohne laufende Kosten
Für die typische Konstellation bei Stichtag 2028 – wenige Rechnungen im Monat, keine Warenwirtschaft, kein Team – reichen kostenlose Tarife in aller Regel aus:
- Accountable – deckt als einer von wenigen Anbietern beide Richtungen im Gratis-Tarif ab: E-Rechnungen erstellen und empfangen, inklusive PEPPOL. Einschränkungen: läuft kostenlos nur über die Smartphone-App, Web-Zugang erst ab dem Tarif Plus, und der Gratis-Tarif ist auf fünf Belege im Monat begrenzt. Note 4,2 in unserem Test.
- Papierkram – solider Einstieg für Solo-Selbstständige, mit Buchhaltung und EÜR-Vorbereitung. Wichtig für den Stichtag 2028: Im Gratis-Tarif kannst du E-Rechnungen nur empfangen; zum Erstellen brauchst du den Tarif S für 9,90 €. Note 4,3.
- Qonto – Sonderfall: ein Geschäftskonto, dessen kostenloser Starter-Tarif E-Rechnungen erstellen, versenden und empfangen kann. Interessant, wenn du ohnehin ein Geschäftskonto brauchst. Note 3,5.
Ein Hinweis, der für die Pflicht ab 2028 entscheidend ist: Prüfe vor der Wahl, ob der kostenlose Tarif tatsächlich XRechnung oder ZUGFeRD nach EN 16931 erzeugen kann – nicht nur empfangen. Genau daran scheitern viele Gratis-Angebote, und für den Stichtag 2028 kommt es auf das Erstellen an. Einen vollständigen Überblick mit 15 Anbietern findest du in unserem Rechnungssoftware-Vergleich, speziell zu Gratis-Lösungen im Artikel kostenlose E-Rechnungssoftware.
Was du mit Kunden und Steuerberater klärst
Zwei Gespräche ersparen dir später Reibung. Mit deinem Steuerberater solltest du klären, in welcher Form er die Rechnungen künftig bekommt – die meisten Kanzleien arbeiten mit DATEV, und die gängigen Programme haben dafür Schnittstellen. Frag konkret nach, welches Format und welcher Übergabeweg gewünscht ist, bevor du dich für ein Tool entscheidest.
Bei Kunden geht es vor allem um den Empfangsweg: An welche Adresse sollen E-Rechnungen gehen, und braucht dein Kunde besondere Angaben in der Rechnung? Öffentliche Auftraggeber verlangen häufig eine Leitweg-ID; im normalen B2B-Geschäft reicht in der Regel eine saubere E-Mail-Adresse. Ein kurzer Hinweis in der nächsten Rechnung – „ab Januar 2028 erhalten Sie unsere Rechnungen als E-Rechnung“ – kostet nichts und verhindert Rückfragen.
Typische Fehler bei später Umstellung
- Die Empfangspflicht übersehen. Sie gilt seit 2025, unabhängig vom eigenen Stichtag – und wird beim Blick auf 2028 gern vergessen.
- PDF für eine E-Rechnung halten. Ein PDF ist auch dann keine E-Rechnung, wenn es per E-Mail kommt und professionell aussieht. Entscheidend ist der strukturierte Datensatz.
- Unvollständige Stammdaten. Fehlende Steuernummer, unsaubere Adressen oder Leistungsbeschreibungen als reiner Fließtext führen zu Formatfehlern, die erst beim Empfänger auffallen.
- Erst im Dezember anfangen. Die Umstellung ist schnell erledigt – die Klärung mit Steuerberater und Kunden ist es nicht.
- Archivierung vergessen. Ausgehende E-Rechnungen musst du genauso acht Jahre aufbewahren wie eingehende. Mehr dazu unter E-Rechnungen richtig aufbewahren.
Häufige Fragen
Müssen Freelancer ab 2028 wirklich E-Rechnungen schreiben?
Ja, sofern sie Rechnungen an andere inländische Unternehmen stellen und nicht die Kleinunternehmerregelung nutzen. Für Rechnungen an Privatkunden und für Kleinbeträge bis 250 € brutto bleibt alles beim Alten.
Sind Kleinunternehmer 2028 wirklich ausgenommen?
Ja – vom Ausstellen, solange sie die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG nutzen (§ 34a UStDV). Beim Wechsel zur Regelbesteuerung endet die Befreiung. Empfangen und aufbewahren müssen Kleinunternehmer E-Rechnungen ohnehin schon seit 2025.
Brauche ich zwingend eine kostenpflichtige Software?
Nein. Für den Empfang genügt ein E-Mail-Postfach und ein kostenloser Viewer. Für das Ausstellen brauchst du ein Programm, das EN-16931-konforme Formate erzeugt – mehrere Anbieter bieten das dauerhaft kostenlos an.
Kann ich schon vor 2028 freiwillig umstellen?
Ja, jederzeit – und du brauchst dafür keine Zustimmung deiner Kunden. Bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern ist die Ausstellung einer E-Rechnung immer ohne Zustimmung des Empfängers möglich, und empfangen können muss er sie seit 2025 ohnehin. Eine frühe Umstellung ist die entspannteste Variante.
Was passiert mit Rechnungen aus 2027, die ich erst 2028 stelle?
Maßgeblich ist der Zeitpunkt des Umsatzes, nicht der Rechnungsstellung. Für eine Leistung aus dem Jahr 2027 darfst du auch später noch eine sonstige Rechnung ausstellen.
Muss ich Auslandskunden E-Rechnungen schicken?
Nein. Die Pflicht greift nur, wenn beide Beteiligten im Inland ansässig sind – sitzt dein Kunde im Ausland, fällt der Umsatz gar nicht erst in den Anwendungsbereich. Achte aber auf einen Sonderfall: Eine innergemeinschaftliche Lieferung an die Betriebsstätte eines anderen inländischen Unternehmers ist sehr wohl erfasst. Und prüfe, ob das Zielland eigene E-Rechnungsvorschriften hat – mehrere EU-Staaten führen sie derzeit ein.
Fazit
Ein gutes Jahr klingt viel – die Klärung drumherum braucht es auch
Die eigentliche Umstellung auf E-Rechnungen ist bei einem Solo-Betrieb eine Sache von Stunden, nicht von Wochen. Der Grund, trotzdem früh anzufangen, liegt woanders: Absprachen mit Steuerberater und Kunden, saubere Stammdaten und ein Testlauf im Echtbetrieb lassen sich nicht in die letzte Dezemberwoche schieben.
Für den Empfang genügt rechtlich weiterhin ein E-Mail-Postfach. Beim Ausstellen ab 2028 ist eine passende Software dagegen der Weg, der dir Formatfehler und damit Ärger beim Vorsteuerabzug deiner Kunden erspart – und für die typische Freelancer-Situation gibt es sie dauerhaft kostenlos.
Rechtsgrundlage: §§ 14, 14b, 27 Abs. 38 UStG, §§ 33, 34, 34a UStDV, die FAQ des Bundesministeriums der Finanzen zur obligatorischen E-Rechnung (Stand: März 2026) sowie das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 zur Anpassung des Umsatzsteuer-Anwendungserlasses. Dieser Artikel ersetzt keine steuerliche Beratung.
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